Udostępnienie finalnej dokumentacji API oraz ostatecznej struktury logicznej FA(3) to najważniejszy sygnał dla przedsiębiorców od czasu ogłoszenia nowych terminów wdrożenia KSeF, że nie ma już co liczyć na przełożenie wdrożenia obowiązku korzystania z systemu. Jednocześnie dzięki dokumentacji zarówno przedsiębiorcy, jak i dostawcy oprogramowania mają wreszcie fundament techniczny, na którym mogą budować i testować swoje systemy. Jak podkreśla wiceminister finansów Marcin Łoboda, nie należy odkładać niezbędnych przygotowań, gdyż termin 1 lutego 2026 r. (1 kwietnia dla części firm) jest ostateczny.

W opublikowanym pakiecie firmy znajdą interaktywny portal techniczny ze szczegółowymi opisami metod, przykładami i strukturami danych. Dla programistów przygotowano z kolei specyfikacje umożliwiające automatyzację integracji oraz biblioteki z gotowymi narzędziami. To wszystko ma ułatwić dostosowanie systemów finansowo-księgowych do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Wdrożenie KSeF w naturalny sposób pociąga za sobą konieczność modyfikacji innych struktur raportowych. Ministerstwo Finansów przedstawiło propozycje nowych schematów JPK_VAT z deklaracją (JPK_V7M i JPK_V7K), które mają zapewnić spójność danych między systemem fakturowym a ewidencją VAT.

Jakie są kluczowe zmiany? W strukturze JPK pojawią się nowe, dedykowane pola, m.in. na numer identyfikujący fakturę w KSeF oraz specjalne oznaczenie dla faktur, które - zgodnie z przepisami przejściowymi lub specyfiką transakcji - nie zostały wysłane do centralnego systemu. Co ciekawe, nowelizacja JPK uwzględnia również inny, nowy obowiązek podatkowy; w pliku znajdzie się pole do raportowania podatku od niezwróconych kaucji za opakowania w ramach systemu kaucyjnego. Dla administracji skarbowej oznacza to możliwość automatycznego, krzyżowego weryfikowania danych z KSeF, JPK i systemu kaucyjnego, co ma dodatkowo uszczelnić system podatkowy.

Harmonogram wdrożenia KSeF jest ambitny, ale, jak zapewnia Ministerstwo Finansów, ostateczny. Już 30 września 2025 r. udostępniony zostanie interfejs do otwartych testów dla wszystkich przedsiębiorstw. Na listopad planowane jest z kolei udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika.

Resort podkreśla, że przygotował szeroko zakrojone działania wspierające. Już teraz działa dedykowana infolinia podatkowa; w każdym urzędzie skarbowym w Polsce przeszkolono też specjalistów, którzy po opublikowaniu finalnej wersji przepisów i aplikacji będą prowadzić lokalne szkolenia. Jak podkreśla wiceminister Łoboda, ich zadaniem będzie pomoc przede wszystkim indywidualnym przedsiębiorcom w adaptacji do nowych wymogów.

W teorii przedsiębiorcy mają oczywiście jeszcze dużo czasu, by przygotować się na nowy obowiązek. W praktyce jednak można spodziewać się licznych problemów, zwłaszcza technicznych. Pewnym pocieszeniem może być natomiast fakt, że do końca przyszłego roku przedsiębiorcy nie będą ponosili konsekwencji w razie braku korzystania z KSeF - co jest dobrym rozwiązaniem, biorąc pod uwagę fakt, że dla większości firm obowiązkowy KSeF oznacza ogromną rewolucję, której wdrożenie raczej nie obędzie się bez wpadek i błędów.