KSeF odrzuca faktury zbyt duże o kilka kilobajtów. Oto, co radzi Ministerstwo Finansów

Problemy z logowaniem do KSeF i awaria infrastruktury Profilu Zaufanego

O ile po 1 stycznia nie mieliśmy do czynienia z żadną katastrofą, o tyle rzeczywiście pojawiły się pewne niedogodności, które udało się rozwiązać.

Mam na myśli problemy z zalogowaniem się do KSeF poprzez Profil Zaufany. Okazało się, że w wyniku zrozumiałego ogromnego zainteresowania ze strony podatników wysiadła infrastruktura, która go wytrzymuje. W rezultacie wprowadzono limity logowań dla pojedynczego użytkownika. Nie możemy już spróbować zalogować się do KSeF częściej niż raz na minutę.

Wiem, co sobie teraz myślicie. Owszem, to bardzo dziwne, że nikt nie pomyślał o tym, by uczynić system odpornym właśnie na takie sytuacje. W końcu mnóstwo podatników, którzy teraz muszą wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane przez KSeF, w praktyce daje rezultat zbliżony do ataku DDoS.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Limit 1 MB — zbyt mało nawet na zdjęcie ze smartfona

Pomijając ten jeden kłopotliwy incydent, nie odnotowaliśmy problemów technicznych, które rzutowałyby na KSeF jako całość. Równocześnie nie da się ukryć, że sami podatnicy narzekają między innymi na niestabilność aplikacji oraz długie oczekiwanie na nadawanie fakturom numeru KSeF. Ministerstwo Finansów odpowiada: nie było żadnej awarii po stronie administracji skarbowej, podatnicy mają możliwość skorzystania z trybu offline. Ten jednak nie pomoże nam, gdy na drodze do wysłania faktury stanie nam limit wielkości pliku — to kolejna z nowych pułapek w KSeF, na które muszą uważać przedsiębiorcy.

Chodzi o dokładnie tę samą niedogodność, z którą spotykamy się, gdy próbujemy załączyć zbyt duży plik ze zdjęciem do maila albo formularza reklamacyjnego. Różnica jest taka, że plik .xml z fakturą musi się zmieścić w granicy 1 MB.

Wielkość ta z pewnością wydaje się nam w dzisiejszych czasach śmiesznie niska. W przypadku faktur ustrukturyzowanych, które w zasadzie są szczególnego rodzaju plikami tekstowymi, to na pierwszy rzut oka wartość w zupełności wystarczająca.

Interpelacja posła Kowalskiego — faktury potrafią być naprawdę obszerne

Poseł Janusz Kowalski z Prawa i Sprawiedliwości w interpelacji poselskiej nr 15482 argumentuje jednak, że wcale tak być nie musi we wszystkich przypadkach występujących w obrocie gospodarczym. To nie pierwsza zresztą interpelacja dotycząca KSeF — przypomnijmy, że wcześniej o kolejne przełożenie KSeF apelował poseł Bartłomiej Pejo z Konfederacji. Jak możemy przeczytać w treści interpelacji Kowalskiego:

W obrocie gospodarczym występują branże, w których rozliczenia obejmują setki lub tysiące świadczeń realizowanych w jednym okresie rozliczeniowym, co skutkuje wystawianiem rozbudowanych faktur zbiorczych. W takich przypadkach limit wielkości pliku może prowadzić do sytuacji, w której prawidłowo sporządzony dokument nie może zostać skutecznie przesłany do systemu wyłącznie z przyczyn technicznych.

Rzeczywiście może się tak przydarzyć. Relacje pomiędzy kontrahentami potrafią być całkiem skomplikowane. Załóżmy więc, że tak się jakoś złożyło, że nasz plik .xml z fakturą ustrukturyzowaną ma ponad 1 MB i za nic nie chce się zmieścić w limicie. Co w takim razie powinniśmy zrobić? Ministerstwo Finansów ma dla nas zadziwiająco prostą odpowiedź.

Ministerstwo Finansów odsyła do art. 106gba ustawy o VAT

Na interpelację posła Kowalskiego odpowiedział Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów i zastępca Szefa KAS. Zwrócił on w swojej odpowiedzi uwagę na istnienie przepisów skonstruowanych specjalnie na taką okazję:

Warto zaznaczyć, że wprowadzona w KSeF 2.0 możliwość wystawiania faktur z załącznikiem także stanowi realizację postulatów zgłaszanych do Ministerstwa Finansów. Funkcjonalność została wdrożona głównie z myślą o potrzebach dostawców mediów (energii, gazu), usług telekomunikacyjnych oraz dostawców paliw wystawiających faktury zbiorcze. Możliwość korzystania z rozwiązania nie została jednak ograniczona do konkretnych branż.

Zgodnie z art. 106gba ustawy o VAT podatnik może wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem w przypadku faktur, które dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto.

Załącznik jest integralną częścią faktury. Zawiera wyłącznie dane wymagane ustawą (art. 106e ust. 1 ustawy) lub dane ściśle powiązane z tymi danymi. Aby wystawiać w KSeF faktury z załącznikiem, należy zgłosić zamiar wystawiania tego typu faktur w e-Urzędzie Skarbowym, za pomocą udostępnionego w tym celu dedykowanego formularza ZGL_ZAL.

Jak się łatwo domyślić, jest w tym wszystkim jakiś haczyk. Prawdę mówiąc, znalazłbym ich kilka. Na szczęście są stosunkowo niewielkie.

Zgoda Skarbówki na fakturę z załącznikiem — warunek konieczny

Rzeczywiście w treści art. 106gba znajdziemy wszystko to, o czym wspomniał Zbigniew Stawicki. Mamy możliwość wysłania do KSeF faktury z załącznikiem. Załącznik jak najbardziej jest integralną częścią faktury. Służy on właśnie uzupełnieniu danych, które nie chciały zmieścić się w limicie wielkości faktury.

Najważniejsze „ale" jest w tym przypadku takie, że nie możemy wysłać załącznika zawsze, kiedy tylko uznamy, że mamy taką potrzebę. Musimy najpierw zgłosić zamiar wystawienia takiej szczególnej faktury Szefowi KAS za pomocą e-Urzędu Skarbowego. Warto wiedzieć, że telefony w sprawie KSeF ze strony Skarbówki to osobna kwestia i nie dotyczą one tej procedury.

Faktura z załącznikiem również ma swój limit wielkości. Tym razem wynosi on 3 MB. Najprawdopodobniej w zupełności wystarczy on, by skutecznie przesłać do KSeF nawet najbardziej obszerną fakturę. Gdyby zaś w trakcie przesyłania pojawił się jakiś problem techniczny, warto pamiętać, że przepisy regulują też, co zrobić, gdy KSeF nie działa — tryb offline24 i tryb awaryjny dają podatnikom dodatkowy czas na dosłanie dokumentów.

Dlaczego akurat 1 MB? Skala danych w KSeF jest ogromna

Czy nie lepiej byłoby po prostu ustawić wyższy limit 3 MB dla wszystkich faktur ustrukturyzowanych? Prawdopodobnie nie. W końcu nawet niewielkie pliki w końcu zsumują się w ogromną górę danych. Na przykład do tej pory podatnicy wysłali ok. 61,5 milionów faktur. To ok. 61,5 terabajtów danych. KSeF nie jest jednorazową akcją. Zgromadzone w systemie dokumenty mają pozostać w systemie na długo.

Rzeczywistej skali problemu nie znamy. W odpowiedzi na interpelację posła Kowalskiego resort finansów przyznał, że nie dysponuje danymi dotyczącymi liczby podatników, którym limit wielkości pliku z fakturą rzeczywiście przeszkadzał. Dane dotyczące średniej wartości przesyłanych do systemu plików zapewne są gromadzone, jednak pozostają objęte ograniczeniami informacyjnymi ze względów bezpieczeństwa.

Wzorce z innych krajów UE i polskie realia

Skąd więc limit wynoszący akurat 1 MB? Ministerstwo przekonuje, że wzorowało się na rozwiązaniach stosowanych w innych państwach europejskich oraz uwzględniło potrzeby polskich przedsiębiorców, a także konieczność zapewnienia odpowiedniej wydajności systemu krajowego. Przedsiębiorcy, dla których te ograniczenia stanowią realny problem, powinni sprawdzić, czy nie przysługuje im zwolnienie z KSeF — choć dotyczy ono wąskiego katalogu przypadków. Z kolei ci, którzy wystawiają faktury korygujące, muszą pamiętać, że korekta w KSeF rządzi się własnymi zasadami i od 2026 roku znikają noty korygujące.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj