Co zrobić, gdy KSeF nie działa? Faktury offline i tryb awaryjny

Czym jest tryb awaryjny KSeF?

Tryb awaryjny to rozwiązanie, które pozwala wystawić fakturę bez natychmiastowego przesyłania jej do KSeF wtedy, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię całego systemu w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym. Ile masz na to czasu?

W trybie awaryjnym wystawiasz e-fakturę, a na przesłanie jej do KSeF masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Jeśli awarii będzie więcej i nałożą się na siebie, brana jest pod uwagę data ostatniej i to od niej liczysz 7 dni roboczych. W razie czego ewentualna faktura korygująca pierwotną fakturę wystawioną podczas awarii systemu może być wystawiona po przydzieleniu jej numeru identyfikującego KSeF.

Co ciekawe, na stronie rządowej na rządowej stronie ksef.podatki.gov.pl możemy przeczytać o tzw. awarii całkowitej:

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Jeżeli po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem do KSeF wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) - wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.

O awarii całkowitej mowa w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych jak np. zagrożenie kraju lub infrastruktury. Reguluje ją art. 106ng ustawy o podatku od towarów i usług, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 roku.

Tryb offline KSeF (prace serwisowe)

Naturalnie trzeba co jakiś czas liczyć się z pracami serwisowymi. Podczas prac informatyków system KSeF zostanie tymczasowo zawieszony, o czym powinno wcześniej poinformować Ministerstwo Finansów w BIP MF.

Tryb offline - niedostępność KSeF to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie.

Co wówczas? Jak wtedy wystawić fakturę?

W takiej sytuacji wystawiasz fakturę elektronicznie, ale tym razem masz znacznie mniej czasu na przesłanie jej do KSeF. O ile w przypadku awarii systemu i uruchomionego trybu awaryjnego było to aż 7 dni roboczych, o tyle w trybie offline fakturę musisz przesłać do KSeF w następnym dniu roboczym po zakończeniu prac serwisowych.

Tryb offline24 (problem z internetem)

Nie muszą jednak zdarzyć się niespodziewane awarie, nie muszą być też przeprowadzane zaplanowane z wyprzedzeniem prace serwisowe, aby dostęp do KSeF był uniemożliwiony. W każdej chwili może przecież dojść do czegoś tak prozaicznego, jak do awarii sieci internetowej. W sytuacji, gdy firma jest tymczasowo odcięta od sieci www, przechodzi się na tryb offline24.

Jak możemy przeczytać na ksef.podatki.gov.pl:

Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 określa w art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług, wchodzący w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

W trybie offline24 podatnik wystawiający fakturę w postaci elektronicznej, powinien zastosować wzór struktury logicznej (od 1 lutego 2026 r. FA(3)). Może to zrobić "najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury".

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj