Tam, gdzie występuje obieg dokumentów, pojawia się też konieczność, żeby je niszczyć
Z taką sytuacją nierzadko spotykamy się w domu. Od czasu do czasu, zwłaszcza gdy robimy porządki, pozbywamy się części zbędnych dokumentów, zawierających nasze dane osobowe.
Wśród nich mogą znajdować się np. faktury, korespondencja czy umowy dotyczące usług, z których już nie korzystamy.
Świadomość dotycząca niebezpieczeństw związanych z użyciem naszych danych jest coraz większa. Stąd sporo osób niszczy takie materiały ręcznie, np. tnąc je na drobne kawałki.
Robienie tego wspomnianą metodą w domowych warunkach jest w pełni dopuszczalne. Ale faktem pozostaje, że nawet na prywatne potrzeby warto mieć niszczarkę. Trudno jednak sobie wyobrazić ręczne cięcie na drobne kawałki licznych dokumentów w firmie czy w instytucji.
Robienie tego w ten sposób często jest przecież niedoskonałe. Po pobieżnym podarciu na dokumentach może zostać jeszcze wiele danych, które da się odczytać. Wykonanie tego zadania precyzyjnie bez niszczarki wymaga sporej ilości czasu.
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) wymaga tego, aby dokumenty były przechowywane tylko tyle, ile to konieczne
Zarówno firmy, jak i instytucje publiczne gromadzą ich bardzo dużo. Znajdują się na nich imiona i nazwiska, adresy, dane finansowe, numery PESEL itp. Przychodzi jednak czas, kiedy należy je zniszczyć.
Zawsze musi to zostać wykonane w taki sposób, aby nie można było odczytać znajdujących się na dokumentach danych.
Warto dodać, że w praktyce konieczność niszczenia nie dotyczy tylko materiałów, które trzeba przechowywać wymagany okres. Na bieżąco trzeba wyrzucać np. wydruki zawierające błędy. To bardzo częsta sytuacja, którą zawsze musi poprzedzić uniemożliwienie odczytania z nich danych.
Przepisy wynikające z RODO w przypadku przechowywania informacji w fizycznej postaci obejmują nie tylko dokumenty papierowe, ale także np. płyty CD czy identyfikatory pracownicze oraz wszelkie inne nośniki.
Choć firmy i urzędy nie mają obowiązku korzystania z niszczarek, w praktyce muszą ich używać, chcąc działać zgodnie z prawem
Niestety, wiele z nich zaniedbuje ten wymóg, co nieraz wychodzi w trakcie kontroli, mogących prowadzić do nałożenia dotkliwych kar finansowych.
Brak niszczarek wzbudza także czujność audytorów. Rodzi bowiem pytanie, jak określone przedsiębiorstwo lub instytucja uniemożliwia odczyt danych z wyrzucanych dokumentów.
Małe firmy często w ogóle nie posiadają niszczarek. Instytucje z sektora budżetowego zazwyczaj je mają. Nierzadko jest to jednak sprzęt słabej jakości, prezentujący niską klasę niszczenia papieru.
Wiele z nich tnie dokumenty na paski, w rezultacie czego znajdujące się na nich dane można dalej odczytać. Każda firma i instytucja, która dopuszcza się takich działań, łamie prawo i naraża się na poważne konsekwencje.
Samo posiadanie i używanie niszczarki nie wystarczy. W praktyce niezbędny jest odpowiedniej jakości sprzęt
Zgodnie z normą DIN 66399 urządzenia przedstawionego rodzaju przypisywane są do jednej z siedmiu klas niszczenia dokumentów – od P-1 do P-7. Dobór sprzętu zależy od typu prowadzonej działalności.
Większość przedsiębiorstw i instytucji publicznych musi korzystać z niszczarek prezentujących standard co najmniej P-4.
Na zakup tego rodzaju sprzętu najlepiej zdecydować się w sprawdzonej firmie, mającej w sprzedaży wiele różnych urządzeń. Jedną z nich jest MediaMarkt.
Sieć ta posiada w swojej ofercie blisko 100 modeli niszczarek. Tak szeroki wybór sprawia, że zakupu może w niej dokonać zarówno mała firma potrzebująca sprzętu do okazjonalnego użytku, jak i spore przedsiębiorstwo czy urząd, któremu niezbędne jest profesjonalne wyposażenie.
MediaMarkt sprzedaje niszczarki w swoim sklepie internetowym oraz w licznych oddziałach stacjonarnych, znajdujących się na terenie całej Polski.
Sprzęt dostosowany do wymogów RODO, z klasą min. P-4
Żeby sprawdzić, czy określone urządzenie spełnia wymogi Rozporządzenia o ochronie danych osobowych, należy dobrać jego klasę do profilu działalności.
W większości firm i instytucji wystarczająca jest niszczarka realizująca normę P-4. Zamienia ona dokumenty w drobne ścinki uniemożliwiające odczytanie znajdujących się na nich danych osobowych i innych poufnych informacji.
Obowiązujące standardy szczegółowo określają, że niszczarka z klasą P-4 przekształca papier w małe kawałki o powierzchni maksymalnie 160 mm².
Jeszcze wyższą ochronę danych zapewnia sprzęt z klasą P-5, przekształcający papier w ścinki o wielkości najwyżej 30 mm². W przypadku P-6 i P-7 parametry te wynoszą odpowiednio 10 i 5 mm².
Jak zostało to już wspomniane, w większości firm i instytucji wystarczające jest spełnianie przez sprzęt normy P-4.
Klasy P-5, P-6 i P-7 dotyczą niszczenia dokumentów tam, gdzie dane muszą być chronione w sposób szczególny, a więc np. w bankach, w laboratoriach, w wojsku czy w szpitalach.
Niemniej dobrą praktyką jest korzystanie z urządzenia przykładowo o klasę wyżej względem wymogu dla określonej działalności.
W przypadku sprzętów oferowanych przez MediaMarkt dane dotyczące normy niszczenia dokumentów możemy sprawdzić online w charakterystyce technicznej poszczególnych modeli.
Screenshot
Na co jeszcze zwrócić uwagę przy zakupie niszczarki?
Podstawowa kwestia to wydajność urządzenia. Niszczarka nigdy nie jest sprzętem, który może być włączony bez ograniczeń. Zawsze działa przez ściśle określony czas, np. 2 minuty, po czym do dalszej pracy wymaga np. półgodzinnej przerwy.
Mimo to dobrej jakości urządzenie zniszczy bardzo dużą liczbę dokumentów w ciągu takiego okresu – od kilkudziesięciu do kilkuset sztuk.
Dlatego też poza maksymalnym czasem pracy w parametrach technicznych sprzętu warto sprawdzić, ile jednocześnie można włożyć do niego kartek. W urządzeniach wysokiej klasy zawsze jest to co najmniej kilka dokumentów.
Dodajmy, że większość nowoczesnych niszczarek nie wymaga ściągania z wkładanego do nich papieru zszywek. Zazwyczaj można je też wykorzystywać do cięcia płyt CD/DVD czy kart płatniczych.
Jakie niszczarki kupimy w MediaMarkt?
Sieć oferuje sprzęt kilkunastu różnych firm. Wśród nich znajdują się np. Hama czy Fellowes, specjalizujące się m.in. w produkcji niszczarek.
Ceny urządzeń spełniających wymogi większości firm i instytucji sektora publicznego są stosunkowo niskie, biorąc pod uwagę to, jak ważną odgrywają w nich rolę.
Obecnie najtańszą niszczarkę Hama, spełniającą normę P-4, kupimy w MediaMarkt już za 179,99 zł (model Safe X40-B P4 T4 E3).
Nie warto jednak sugerować się najniższą ceną, bo taki wydatek w firmie czy w instytucji jest zazwyczaj znikomym kosztem. Najlepiej dobrać sprzęt z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb – tego, jak dużo niszczymy dokumentów i specyfiki znajdujących się na nich danych.
Za pozycję bardzo dobrej jakości możemy uznać urządzenie HAMA Prime M50CD-W P5 T2 E2 O1, kosztujące 339,99 zł. Prezentuje ono klasę P-5.
Niszczy aż 6 kartek jednocześnie, a w sposób ciągły pracuje przez 2 minuty (po czym konieczna jest półgodzinna przerwa). Posiada też duży, 13-litrowy pojemnik.
Całkiem nieźle prezentuje się również na tym tle urządzenie FELLOWES 53C za 399,99 zł z poziomem bezpieczeństwa P-4. Niszczy ono jednorazowo aż 10 kartek, które trafiają do kosza o pojemności 23 l.
Korzystanie z niszczarki w firmie lub instytucji publicznej jest koniecznością – nawet jeśli nie wynika wprost z obowiązujących regulacji
Używanie sprzętu z odpowiednią klasą to gwarancja spokoju, że bezpiecznie pozbywamy się dokumentów, nie łamiąc przepisów RODO.
Jeśli dana firma lub instytucja nie posiada jeszcze niszczarek, to kluczową kwestią jest dobór odpowiednich urządzeń. A te najlepiej wybrać w MediaMarkt. To bowiem sieć mającą w sprzedaży nie tylko szeroki wachlarz różnych modeli, ale także zapewniająca fachowe doradztwo.
Artykuł zawierał lokowanie MediaMarkt
