Nocleg w delegacji wlicza się w koszty, ale podatek za nocleg zapłacić ma pracownik

Nocleg w delegacji może stanowić koszt uzyskania przychodu

W ustawie o podatku dochodowym brak ustępu drobiazgowo omawiającego zasad rozliczania wydatków na noclegi pracowników na delegacji. Niezależnie od tego, czy delegacja dotyczy innego miasta w Polsce czy za granicą, prawo rozpoznania kosztu ustala się na zasadach ogólnych. Oznacza to, że aby nocleg na delegacji mógł być wliczony na poczet kosztów uzyskania przychodu, musi spełnić pewne warunki. Chodzi o to, by wykazać, że nocleg na delegacji przełożył się na osiągnięcie przychodów, ich zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła.

Na co zwróci uwagę fiskus

Przy rozliczeniach kosztów noclegowych na delegacjach, fiskus zwróci uwagę na kilka aspektów. Ważne będzie, czy koszt został pokryty z zasobów majątkowych podatnika i czy jest właściwie udokumentowany (FV). Urząd skarbowy będzie także dociekał, czy poniesione koszty pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jeśli tak, czy są ostateczne i nie podlegają zwrotowi w dowolnej formie. Należy pamiętać, że koszt nie powinien figurować w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.

Oddelegowanie pracownika do wykonywania obowiązków służbowych do innego miejsca pracy, a co za tym idzie – zapewnienie mu noclegu – zalicza się na poczet kosztów uzyskania przychodu. Jest to bowiem związane z wykonywaniem powierzonych pracownikowi obowiązków, a zatem i z przychodami pracodawcy.

Interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej

Kwestię tę podjął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w indywidualnej interpretacji nr 0111-KDIB2-1.4010.419.2018.1.AR, z 11 listopada 2018 r.:

Pracownik zapłaci podatek

Nocleg na delegacji zalicza się do kosztów uzyskania przychodu, a fiskus przyjmuje, że jest to dla niego przychód podatkowy, za który powinien być odprowadzony podatek. Ponieważ jednak podróż służbowa odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy, pracownik jest zwolniony z podatku. Inaczej ma się sprawa z pracownikami oddelegowanymi do pracy za granicą. Dlaczego? Fiskus tłumaczy, że pracownik oddelegowany paradoksalnie nie jest w podróży służbowej. W tej sytuacji pracodawca ponosi koszt, którym de facto powinien obciążyć pracowników. W konsekwencji pracownicy otrzymują nieodpłatne świadczenie, za które powinni uiścić podatek.

Absurd podatkowy

Wydaje się, że stwierdzenie fiskusa jest absurdalne. Urząd skarbowy widzi to jednak inaczej, czego dowodem jest interpretacja indywidualna nr 0115-KDIT2-2.4011.431.2018.2.ENB, z 17 stycznia 2019 r.