Działania policji często fascynują i budzą kontrowersje. Często chcemy poznać kulisy pracy policji, a informacje o niektórych działaniach, podjętych interwencjach, bądź też zdarzeniach, mają kluczowe znaczenie na przykład przy dopełnianiu niektórych formalności (m.in. w przypadku kontaktów z ubezpieczycielem). Jak jednak uzyskać informacje, zwłaszcza jeżeli nie jesteśmy stroną w określonej sprawie? Okazuje się, że notatka policyjna również jest informacją publiczną, możemy więc żądać jej udostępnienia.
Czym jest notatka policyjna?
Notatka policyjna to informacja o danym zdarzeniu, spisana przez policjanta, będąca swojego rodzaju opisem danej sytuacji i wykazem podjętych przez niego działań służbowych. Co do zasady, taka notatka jest dokumentem urzędowym, zawierającym kluczowe informacje o zdarzeniu, jego uczestnikach, okolicznościach i innych istotnych aspektach danej sprawy.
Dokument, jakim jest notatka policyjna, jest wstępem do dalszych działań policji – są w niej spisane najważniejsze informacje na temat zdarzenia, to coś w rodzaju akt sprawy z opisem danej sytuacji, najczęściej wykonanym „na gorąco”, ponieważ część informacji może zostać pozyskana dopiero na późniejszych etapach działań mundurowych.
Przeciętny Polak ma z notatką policyjną styczność najczęściej, gdy dochodzi do kolizji drogowej – taka notatka bowiem jest sporządzana po stłuczce (jeżeli na miejsce została wezwana policja) i może być wymagana przez ubezpieczyciela, w procesie likwidacji szkody. W takich sytuacjach o wydanie notatki policyjnej mogą wnioskować ubezpieczyciele, czy też uczestnicy kolizji. Okazuje się jednak, że inne osoby również mają prawo ją poznać, oczywiście po zanonimizowaniu.
Notatka policyjna zdaniem sądów powinna być udostępniana
Policja niechętnie dzieli się swoimi dokumentami. I nikogo nie powinno to dziwić, ponieważ część działań mundurowych musi być trzymana w tajemnicy ze względu na tzw. dobro śledztwa. Policja operuje również danymi wrażliwymi, których udostępnienie mogłoby mieć katastrofalne skutki. Czasem jednak mundurowi muszą podzielić się informacjami o danym zdarzeniu.
Taką sytuacją jest wystąpienie o dostęp do informacji publicznej. Zgodnie z prawem, od osoby wykonującej prawo dostępu do informacji publicznej nie można żądać wykazania interesy prawnego ani faktycznego. Oczywiście istnieją od tej informacji wyjątki, takie jak ochrona danych osobowych (udostępniane dane muszą być zanonimizowane), czy prywatność osoby fizycznej lub przedsiębiorcy. Jeżeli dane zdarzenie nie narusza jednak niczyjej prywatności, śmiało można żądać udostępnienia (zanonimizowanej) notatki.
Fakt, że policyjna notatka jest informacją publiczną, został wielokrotnie podkreślony przez sądy administracyjne. Jako przykład można podać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2023 roku (III OSK 425/22), w którym skład orzekający stwierdził, że:
Notatki urzędowe (służbowe) funkcjonariuszy Policji niezależnie od tego, czy zostały sporządzone odręcznie, czy też w formie wydruku elektronicznego, czy maszynopisu, oraz wszelkie pisma urzędowe wychodzące z organu Policji posiadają walor informacji publicznej, dotyczą bowiem sfery faktów, zostały wytworzone w ramach sfery działalności organu administracji publicznej, zawierają informację o sposobie prowadzenia sprawy, etc., stanowią więc, zgodnie z art. 1 ust. 1 u.d.i.p. informację o sprawach publicznych. Często notatka służbowa jest jedynym przejawem (śladem) dokonanej przez funkcjonariusza Policji czynności.
Jeżeli policja nie udostępnia notatki, można złożyć skargę na bezczynność organu
Oczywiście policja nie zawsze ochoczo podzieli się posiadanymi dokumentami. Jednak w sytuacji, gdy nie zachodzą przesłanki do ograniczenia prawa do informacji publicznej, a policja nie wydaje notatki, osobie zainteresowanej przysługuje skarga na bezczynność organu. Taką skargę należy wnieść do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, na którego działania się skarżymy.
Wojewódzkie Sady Administracyjne cyklicznie stykają się z takimi sprawami i są nieugięte – stoją na stanowisku, że policja również musi hołdować przepisom o dostępie do informacji publicznej i dyscyplinują niesubordynowane organy administracji.
