Nowe pułapki w KSeF. Przedsiębiorcy muszą uważać na techniczne ograniczenia

To już kolejny problem z KSeF. Tym razem chodzi o… wagę dokumentu

Jak podaje Bankier.pl, problem leży w szczegółach technicznych, o których rzadko mówi się na konferencjach. Ministerstwo Finansów ustawiło sztywne limity wielkości plików. Pojedynczy dokument XML z fakturą nie może "ważyć" więcej niż 1 megabajt.

W przypadku małego warsztatu samochodowego czy fryzjera, wystawiającego proste rachunki, nie ma to większego znaczenia. Sytuacja zmienia się jednak w przypadku branż, gdzie standardem są faktury zbiorcze, obejmujące setki, a czasem tysiące pozycji towarowych.

Tysiące pozycji na fakturze? System powie "stop"

Michał Sosnowski z firmy Exorigo-Upos zwraca uwagę, że firmy z sektora retail, energetyki czy logistyki muszą pilnie zweryfikować swoje procesy. Jeśli system wygeneruje dokument przekraczający wagę 1 MB, KSeF go nie przyjmie.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Co gorsza, nowy system kończy erę "podpinania" pod fakturę skanów, protokołów odbioru czy specyfikacji w formacie PDF. KSeF przyjmuje tylko ustrukturyzowane dane tekstowe. Wszelkie dodatkowe informacje muszą zostać wpisane w specjalne pola wewnątrz pliku lub – co w praktyce będzie częste – wysłane do klienta tradycyjnym mailem, obok systemu. Ministerstwo Finansów zapowiadało wprawdzie możliwość przesyłania załączników do faktur, ale w praktyce to rozwiązanie ma poważne ograniczenia.

Istnieje co prawda techniczna furtka w postaci «ustrukturyzowanego załącznika», który pozwala zwiększyć limit pliku do 3 MB (po wcześniejszym zgłoszeniu do skarbówki), ale tu pojawia się kolejna przeszkoda. Jest nią limit wierszy. Na jednej fakturze może znaleźć się maksymalnie 10 tysięcy pozycji.

Wbrew pozorom w dużej dystrybucji ten sufit osiąga się szybciej niż limit wagowy pliku. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność sztucznego dzielenia faktur na mniejsze, co komplikuje rozliczenia z kontrahentami.

Jedna faktura blokuje całą wysyłkę. Lista problemów się nie kończy

Duże firmy, które wysyłają faktury masowo w tzw. sesjach wsadowych, mają jeszcze jeden problem. Skompresowana paczka dokumentów (ZIP) nie może być większa niż 100 MB. Paweł Pustelnik, ekspert od wdrożeń KSeF, ostrzega przed możliwymi konsekwencjami. Jeśli bowiem paczka przekroczy ten limit choćby nieznacznie, bramka ministerstwa odrzuci całą sesję. Wszystkie faktury z danego pliku wracają do nadawcy jako niewysłane. W efekcie firma nie dopełnia obowiązku wystawienia dokumentu w terminie, co rodzi ryzyko kar i bałaganu w księgach.

Obecne problemy techniczne to kolejny etap burzliwej historii wdrażania systemu – już w styczniu 2024 r. wykryto krytyczne błędy w kodzie KSeF, co zmusiło ministra finansów do odroczenia obowiązkowego e-fakturowania. Choć system naprawiono i ostatecznie wszedł w życie w lutym 2026 r. dla największych firm, limity techniczne pokazują, że wyzwania wciąż daleko wykraczają poza kwestie legislacyjne.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj