Przejście na KSeF ujmie przedsiębiorcom jeden kłopotliwy obowiązek

Obowiązek weryfikacji faktury w KSeF okrojony o trzy kluczowe parametry

Na krótko przed pierwszym etapem wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF zwracałem uwagę na łamach Bezprawnika, że fałszywe faktury w KSeF nie znikną jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Oznacza to tyle, że podatnicy cały czas będą musieli uważać, czy przypadkiem nie zostaną wplątani w jakiś przestępczy proceder. Okazuje się, że w rzeczywistości mamy dużo mniej powodów do niepokoju, niż się pierwotnie wydawało.

W ustawie o podatku od towarów i usług znajdziemy przepis określający zasady weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz czytelności. Mam na myśli art. 106m przywołanego aktu prawnego.

Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej. 1a. W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, o której mowa w ust. 1a, można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Pobieżne zwrócenie uwagi na ustęp pierwszy podpowiada nam, że KSeF zapewnia nam to wszystko sam z siebie. Pozostałe ustępy nie tylko definiują interesujące nas kluczowe pojęcia, ale także wskazują na obowiązki podatnika, który z jakichś powodów omija system szerokim łukiem.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Faktura ustrukturyzowana zwalnia z obowiązku weryfikacji tożsamości kontrahenta

Jak to ma działać w praktyce? Zacytowany wyżej przepis ma duże znaczenie zarówno z punktu widzenia przedsiębiorcy odbierającego fakturę, jak i tego, który ją wystawia.

Gdy otrzymamy fakturę ustrukturyzowaną, nie musimy zaprzątać sobie głowy sprawdzaniem, czy jej wystawca na pewno jest tym, za kogo się podaje. Odpada nam drobiazgowe sprawdzanie, czy przypadkiem ktoś nie próbował manipulować treścią dokumentu. Gwarantuje nam to KSeF. Siłą rzeczy faktura ustrukturyzowana będzie czytelna z samej swej natury.

Jeżeli wystawiamy fakturę za pomocą KSeF, omija nas obowiązek zapewnienia na własną rękę tych wszystkich trzech kluczowych parametrów. Ponownie: system robi to za nas z mocy prawa. Jeżeli coś nie zadziała tak, jak powinno, cała odpowiedzialność spoczywa na Krajowej Administracji Skarbowej.

Nie da się ukryć, że pod tym względem wdrożenie KSeF może — jeśli nie zwiększyć faktycznego bezpieczeństwa w całym obrocie gospodarczym — to przynajmniej zmniejszyć ryzyko prawne polskich firm związane z podatkiem VAT.

Przedsiębiorcy fakturujący poza KSeF muszą sami zadbać o weryfikację faktur

Odmiennie sprawy mają się wtedy, gdy nasza firma z jakichś powodów decyduje się na wystawianie faktur poza KSeF. Najprawdopodobniej chodzi o przypadki wciąż obowiązujących do 1 stycznia 2027 r. zwolnień dla „wykluczonych cyfrowo" najmniejszych przedsiębiorców oraz o sporadycznie wystawiane faktury dla konsumentów. Warto pamiętać, że kary za niestosowanie KSeF zaczną obowiązywać dopiero od przyszłego roku, co nie zmienia faktu, że obowiązki weryfikacyjne ciążą na podatniku już teraz.

Wówczas obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury nieustrukturyzowanej spada na nas. Jak mamy to zrobić? Ustawodawca nie wymusza na nas konkretnego rozwiązania, ale podpowiada dwa niebudzące wątpliwości narzędzia.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jako sposób weryfikacji faktury

Pierwszym z nich jest nieoceniony kwalifikowany podpis elektroniczny. Jego użycie jest równoznaczne ze złożeniem osobistego podpisu na papierowym dokumencie. Różnica jest taka, że podpisy elektroniczne są dodatkowo czytelniejsze i przy okazji precyzyjnie określają datę swojego złożenia.

Elektroniczna wymiana danych (EDI) jako alternatywa

Alternatywę stanowi któryś ze standardów tzw. elektronicznej wymiany danych, w skrócie EDI. Przy czym musimy zawrzeć z kontrahentem umowę o jej stosowanie, która uwzględnia procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Powinna być ona także zgodna z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Dla przedsiębiorców, którzy mimo wszystko funkcjonują poza systemem, odbiór faktury poza KSeF nie wiąże się co prawda z negatywnymi skutkami podatkowymi, ale oznacza konieczność samodzielnego zadbania o opisane wyżej wymogi.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj