Obowiązki ewidencyjne w jednoosobowej działalności gospodarczej

Firma Lokowanie produktu dołącz do dyskusji (106) 01.01.2021
Obowiązki ewidencyjne w jednoosobowej działalności gospodarczej

Marzena Sosnowska

Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko realizacja wizji własnej firmy, lecz także szereg obowiązków. Poczynając od sprzątania, a kończąc na wszelkiego rodzaju ewidencjach, sprawozdaniach, deklaracjach i płatnościach. Liczba obowiązkowych ewidencji zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz wielkości firmy. 

Warto wskazać to na wstępie, że rodzajów ewidencji jest wiele. Część firm musi np. prowadzić ewidencję odpadów, większość jednak nie. Dlatego poniżej skupię się na tych, które są w biznesie najpowszechniejsze. Do nich bez wątpienia zaliczają się rozliczenia z fiskusem. Najczęściej konieczne jest prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów. Ich głównym celem jest określenie wysokości zaliczek podatkowych. Rodzaj prowadzonej ewidencji przede wszystkim zależy od wielkości firmy oraz od rodzaju prowadzonej działalności. Każdy przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę wszelkie aspekty, zanim dokona wyboru korzystniejszej dla niego formy opodatkowania.

Karta podatkowa zwolniona z prowadzenia ewidencji (księgowości)

To świetne rozwiązanie dla tych, którzy mają niskie koszty prowadzenia działalności oraz dla osób, które chcą formalności ograniczyć do minimum. Przedsiębiorca zawsze płaci stałą kwotę na podatek dochodowy. Jej wysokość określa na dany rok naczelnik właściwego urzędu skarbowego. Wysokość podatku uzależniona jest od wielu czynników. Przede wszystkim – rodzaju prowadzonej działalności. Ale znaczenie może też mieć liczba pracowników, a nawet liczba mieszkańców zamieszkujących w danej miejscowości.

Bez wątpienia rozliczenie w formie karty podatkowej to olbrzymia wygoda. Nie trzeba prowadzić księgowości, nie trzeba wysyłać deklaracji. Pamiętać należy jedynie o terminowym odprowadzeniu podatku. Ale na życzenie klienta przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury potwierdzającej sprzedaż towaru lub wykonanie usługi.

Pomimo że jest to bardzo wygodna forma, to ma też pewien mankament. Mianowicie nie można odliczyć kosztów związanych z zakupem towaru czy prowadzeniem działalności (np. wynagrodzeń pracowniczych, wykorzystania samochodu, wyposażenia w narzędzia i przybory, kosztów lokalu). Dla wielu firm w początkach działalności lub przy rozwoju może to być finansowo nieopłacalne. Za wygodę się płaci. Nie można też skorzystać z żadnych ulg.

Przy ryczałcie ewidencjonowanym prowadzić należy wyłącznie ewidencję przychodów

Nie ewidencjonuje się kosztów, jako że podatek odprowadza się wyłącznie od sprzedaży towaru czy usług. Ta forma może być dobrym rozwiązaniem dla firm, które mają niewysokie koszty prowadzenia działalności.

Prowadząc tę najprostszą formę ewidencji, księguje się faktury sprzedaży czy dokumenty celne. W przypadku sprzedaży bez faktur księguje się dokumenty wewnętrzne, które należy sporządzić.

Mimo że w ewidencji nie księguje się kosztów, to należy obowiązkowo przetrzymywać dowody zakupu towaru oraz prowadzić ewidencję środków trwałych (o tym poniżej).

Podatek jest odprowadzany wyłącznie od przychodów wedle odpowiedniej skali podatkowej: 2 proc., 3 proc., 5 proc., 8,5 proc., 12,5 proc., 17 proc. oraz 20 proc. Wysokość stawki podatku uzależniona jest od rodzaju prowadzonej działalności.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to najpopularniejsza forma prowadzenia ewidencji dla małych firm

To uproszczona forma prowadzenia księgowości mająca na celu naliczenie należnego podatku dla państwa na zasadach ogólnych 17 proc. lub 32 proc. Domyślnie urząd skarbowy przyjmuje, że przedsiębiorca będzie rozliczał się na zasadach ogólnych. Dlatego takiej formy opodatkowania nie trzeba zgłaszać do fiskusa.

Można również zdecydować się na podatek liniowy przy tej formie ewidencji w wysokości 19 proc. Jedną z jego wad jest brak możliwości zastosowania ulg. Natomiast niewątpliwą zaletą stała 19 proc. stawka podatku. Przy wysokich dochodach nie „wpada” się w 32 proc. podatku. W przypadku podjęcia decyzji o podatku liniowym należy poinformować o tym fiskusa.

Popularność tej formy ewidencjonowania przychodów i kosztów ma tę zaletę, że wysokość podatku odprowadza się od dochodu, czyli sprzedaż pomniejszona jest o koszty związane z prowadzeniem działalności. Tym samym jeśli w jakimś okresie koszty przekroczą wartość sprzedaży nie odprowadza się wówczas podatku. Niekiedy działalność nawet przynosi stratę. Dzieje się tak wówczas gdy dużo inwestujemy, np. na początku działalności lub w trakcie dokonujemy zakupu większej ilości towarów, materiałów czy urządzeń.

Większe firmy obowiązuje pełna księgowość, czyli księgi handlowe

Nawet jednoosobowa działalność gospodarcza może się rozrosnąć. W przypadku przekroczenia 2 mln euro przychodu od następnego roku zamiast podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy prowadzić pełną księgowość. Nie trzeba faktu przekroczenia przychodu zgłaszać do urzędu skarbowego. Natomiast nawet poniżej tej granicy można zdecydować się na księgi handlowe. Wówczas należy zawiadomić o tym fakcie fiskusa.

Pełna rachunkowość to zdecydowanie więcej obowiązków ciążących na prowadzącym działalność gospodarczą. To nie tylko ewidencja wszelkich transakcji, ale również np. przepływu gotówki oraz transakcji bankowych. To również konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego oraz wielu dodatkowych ewidencji np. magazynowej.

Od października 2020 r. obowiązkiem jest przesyłanie do fiskusa nie tylko deklaracji, ale i ewidencji VAT

Zgłosić się do VAT mogą się przedsiębiorcy w dowolnym momencie, nawet na początku prowadzenia działalności gospodarczej. Ale na zasadzie dobrowolności. Natomiast po przekroczeniu 200 tys. zł przychodu od kolejnego roku przedsiębiorcy stają się płatnikami VAT z obowiązku. Płatnicy VAT mają obowiązek prowadzić ewidencję zakupów i sprzedaży VAT. Rejestry VAT są podstawą deklaracji miesięcznej VAT-7 lub kwartalnej VAT-7K. Od października 2020 r. oprócz deklaracji wszyscy czynni płatnicy VAT muszą przesyłać do fiskusa również ewidencję. Obowiązku przesyłania deklaracji VAT oraz ewidencji VAT w ramach nowego pliku JPK_VAT nie wyłącza brak transakcji w danym miesiącu lub kwartale. W takich przypadkach konieczne jest przesyłanie zerowego pliku JPK_VAT.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest uciążliwa, ale korzystna

Prowadzi się ją zarówno dla celów podatku dochodowego, jak i podatku VAT. Aby odliczyć 100 proc. VAT samochód musi być wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą. W przypadku jeśli auto jest wykorzystywane również do celów prywatnych można odliczyć tylko 50 proc. podatku VAT. Odliczeń dokonuje się na podstawie faktur dotyczących eksploatacji samochodu, np. napraw, kosztów paliwa.

Wydatki związane z utrzymaniem samochodu można również ująć w kosztach firmy dla celów podatku dochodowego. Ma jednak znaczenie czy auto jest zaewidencjonowane jako środek trwały w firmie (o ewidencji środków trwałych niżej). Jeśli pojazd jest środkiem trwałym wówczas prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu można ująć w kosztach 100 proc. wydatków. Natomiast jeśli ewidencji przebiegu pojazdu się nie prowadzi jedynie 75 proc. wydatków. Prowadzący działalność gospodarczą może także wykorzystywać swój prywatny samochód na potrzeby prowadzonej przez siebie firmy. Nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu. Przysługuje mu odliczenie 20 proc. kosztów utrzymania auta.

Ewidencja przebiegu pojazdu musi posiadać dane dotyczące daty rozpoczęcia i ewentualnie zakończenia prowadzenia ewidencji. Konieczne jest podanie numeru rejestracyjnego pojazdu. Każdorazowo osoba kierująca samochodem wpisuje datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów. Konieczny też jest podpis. Na koniec okresu rozliczeniowego należy podliczyć liczbę przejechanych kilometrów.

Ewidencja środków trwałych

Nieraz prowadzący działalność gospodarczą decyduje się na zakup urządzeń czy samochodów. W przypadku jeśli wartość nie przekracza 10 tys. zł netto w przypadku VAT-owców lub 10 tys. zł brutto, gdy firma nie jest płatnikiem VAT-u zakup sprzętu można ujmować w kosztach uzyskania przychodu. Nie jest konieczne umieszczanie ich w ewidencji środków trwałych. Natomiast urządzenia, maszyny, samochody przekraczające wartość 10 tys. zł, których użytkowanie przekracza rok powinny być ujęte w ewidencji środków trwałych. Wpis do ewidencji jest warunkiem by odpisy amortyzacyjne mogły być podatkowym kosztem uzyskania przychodu firmy. Każdemu środkowi trwałemu należy przypisać odpowiedni symbol z Klasyfikacji Środków Trwałych. Ma on wpływ na zastosowanie odpowiedniej stawki amortyzacyjnej, według której będą dokonywane odpisy amortyzacyjne w kosztach.

Ewidencje pracownicze

Obowiązków związanych z dokumentacją zatrudnionych pracowników jest dużo. Jakie ewidencje należy prowadzić zależy od rodzaju prowadzonej działalności, a przede wszystkim od stanowiska na jakim pracownik jest zatrudniony.

Dla każdego zatrudnionego prowadzona jest teczka osobowa. W niej znajduje się dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, czyli umowy, aneksy do umów, kwalifikacje, badania lekarza medycyny pracy i wiele innych.

Należy obowiązkowo prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika. Zapisy obejmują pracę w poszczególnych dobach z uwzględnieniem okresu dobowego i tygodniowego wypoczynku, pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, dyżury, urlopy, zwolnienia oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Podstawą wypłaty wynagrodzenia pracownikowi jest lista płac. Lista płac to również dokument księgowy umożliwiający odliczenie sumy wynagrodzeń pracowniczych w kosztach uzyskania przychodu firmy. Na podstawie listy płac pracodawca rozlicza się z urzędem skarbowym oraz ZUS w imieniu i na rzecz pracowników wysyłając deklaracje oraz odprowadzając zaliczki na podatek dochodowy.

Dodatkowo istnieje obowiązek prowadzenia imiennej karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę. To zebranie informacji z list płac oraz ewidencji czasu pracy. Karta obejmuje pojedyncze miesiące oraz podsumowanie roczne. Obowiązek obejmuje prowadzenie kart wynagrodzenia dla każdego z pracowników przez cały okres ich zatrudnienia.

Pracodawca ma również obowiązek prowadzić ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Ponadto konieczne jest prowadzenie karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich prania i konserwacji. Pracodawca bowiem może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jak może odciążyć się prowadzący działalność gospodarczą od nadmiaru obowiązków

Wymieniłam najpopularniejsze ewidencje, które ma obowiązek prowadzić właściciel firmy. Jest ich znacznie więcej w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Oczywiście osoby, które prowadzą mikrobiznesy, nie zatrudniają pracowników oraz wybierają rozliczenie z fiskusem w formie karty podatkowej nie odczują nawału ewidencyjnych obowiązków. Natomiast wszyscy inni by mieć czas na wykonywanie działalności powinni się zastanowić w jaki sposób mogą ułatwić sobie życie. Jednym z istotnych elementów jest prowadzenie księgowości. Można zatrudnić księgową, a nawet kilka w miarę potrzeb. Jednak zazwyczaj bardziej opłacalne jest zlecenie usług księgowych na zewnątrz. Jest wiele biur rachunkowych, które świadczą profesjonalnie usługi. Obsługę kadrową i płacową pracowników można powierzyć zatrudnionemu na etacie specjaliście. Opłacalne jest to w przypadku zatrudniania wielu osób. Wówczas zaletą jest również to, że cała dokumentacja pracownicza znajduje się w firmie. Jednak tak jak w przypadku księgowości nieraz bardziej opłacalne jest zlecenie spraw pracowniczych wyspecjalizowanej zewnętrznej firmie. Jeśli zatrudnionych pracowników jest mniej można zagadnienia pracownicze zlecić biuru rachunkowemu obsługującemu naszą firmę od strony księgowej. Prowadzący działalność powinien pomyśleć nad tym, jakie jeszcze usługi może zlecić firmom zewnętrznym. To się zwyczajnie opłaci – wychodzi taniej niż zatrudnieni pracownicy, a profesjonalna firma gwarantuje jakość usługi.

Warto również skorzystać z oferty banku, który proponuje bezpłatne prowadzenie konta. Istotne jest, by wszelkie transakcje płatnicze można było wykonywać przez internet. Bankowość internetowa ułatwia prowadzenie firmy. Można dokonywać płatności do kontrahentów, mieć kontrolę nad płatnościami wchodzącymi od klientów, dokonywać przelewów należnych podatków do urzędu skarbowego czy składek do ZUS. Ciekawą ofertę dla firm, również małych, przygotował Bank Pekao S.A. Warto zapoznać się z ofertą konta Przekorzystne.

Artykuł powstał we współpracy z Bankiem Pekao S.A. w ramach cyklu „Własna firma krok po kroku”