Przyjęcie nowego pracownika dla pracodawcy oznacza obowiązek wypełnienia szeregu wymogów formalnych. Część z nich należy dopełnić jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez nowo przyjętą osobę. Są to wymogi, które wynikają zarówno z Kodeksu pracy, jak i innych przepisów oraz regulaminów przyjętych w danym zakładzie pracy. Czasami więc mogą różnić się od siebie w zależności od profilu działalności firmy, rodzaju wykonywanej pracy oraz zasad przyjętych w danym zakładzie.

Wymogi, które na pracodawcę nakłada Kodeks pracy, dotyczą przede wszystkim spraw formalnych związanych z podpisaniem umowy o pracę. Umowa powinna zawierać określone dane, które wskazują przepisy. Przede wszystkim określenie, na jaki okres zostaje zawarta (czas nieokreślony, na czas określony). Konieczne jest też wskazanie stron umowy, rodzaju i daty zawarcia umowy oraz warunki pracy i płacy. W szczególności powinny być to:

Jak łatwo zauważyć, podpisanie umowy o pracę wiąże się z gromadzeniem szeregu pewnych danych o pracowniku, ponieważ są to dość szczegółowe dane. Kodeks określa precyzyjnie ich zakres. Zgodnie z art. 22¹ § 3 Kp dane osobowe, jakich pracodawca może żądać od pracownika (już po etapie rekrutacji), obejmują: adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Pracodawca może domagać się również innych informacji, w tym danych dotyczących dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Umowę o pracę można też zawrzeć elektronicznie - obie strony muszą ją wtedy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Przerwa na reklamę: mSzafir to kwalifikowany podpis elektroniczny, który złożysz bez użycia karty i czytnika. Kwalifikowany podpis elektroniczny złożony w ramach mSzafir jest zgodny z wymaganiami eIDAS i ma moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu. Więcej informacji -> mszafir.pl

Wszystkie dane pracownika powinny być przechowywane w aktach osobowych. Z tym też wiąże się kolejny obowiązek pracodawcy, jakim jest założenie akt osobowych nowego pracownika. Szczegóły dotyczące dokumentów, jakie mogą się w nich znaleźć, określone zostały przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Pracownikowi, który rozpoczyna pracę, należy założyć teczkę, do której trafią wszystkie związane z jego zatrudnieniem dokumenty. Teczkę należy podzielić na cztery grupy A, B, C, D. W części A znajdą się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie: kwestionariusz osobowy, badania wstępne i okresowe z zakresu medycyny pracy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy oraz dokumenty związane z potwierdzeniem kwalifikacji zawodowych. Do części B trafią wszystkie dokumenty dotyczące nawiązaniu stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia: umowa o pracę, aneksy umów, zakres obowiązków, informacje wynikające z art. 29 Kp, wnioski urlopowe dotyczące urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych i ojcowskich. W dziele C będą gromadzone dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia m.in.: wypowiedzenia umowy oraz świadectwo pracy wydane pracownikowi. W części D będą przechowywane dokumenty związane z odpowiedzialnością dyscyplinarną pracownika.

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnieniu na umowę o pracę wiążą się również ze skierowaniem nowego pracownika na badania lekarskie, które odbywają się na koszt pracodawcy. Pracownik musi mieć aktualne orzeczenia lekarskiego stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Przed przystąpieniem do pracy musi również zostać przeszkolony z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenia BHP odbywają się również na koszt pracodawcy i w czasie pracy.

Kwestią oczywistą, jaką należy niezwłocznie dokonać po zatrudnieniu nowego pracownika, jest zgłoszenie go do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Warto pamiętać również o prowadzeniu ewidencji czasu pracy pracownika - wraz z liczbą przepracowanych godzin. Ułatwi to znacznie określanie wysokości wynagrodzenia pracownika. Skrupulatne prowadzenie spraw formalnych w przyszłości pozwoli uniknąć nieporozumień i z pewnością oszczędzi wiele pracy.