Większość przedsiębiorców, zamiast rozliczać się samemu wybiera współpracę z biurem rachunkowym lub samodzielnym księgowym. Jest to logiczne, by w sprawach tak istotnych, jak wyliczanie podatków czy wynagrodzeń wesprzeć się wykwalifikowaną firmą. Jednak nawet księgowym zdarzają się błędy, dlatego warto wiedzieć, co obejmuje OC biura rachunkowego i w jakim zakresie jest obowiązkowe.
Uwolnienie zawodu księgowego, które nastąpiło w 2014 roku, sprawiło że do wykonywania zawodu księgowego nie jest potrzebny certyfikat wydawany przez Ministerstwo Finansów. Budziło to wtedy obawy o spadek jakości usług świadczonych przez biura rachunkowe, a co za tym idzie na problemy przedsiębiorstw. Bowiem nawet jak księgowy rozlicza danego przedsiębiorcę, to nadal to ten ostatni odpowiada za ewentualne błędy i to na firmę przypada ewentualny mandat.
Przed urzędem odpowiada przedsiębiorca, ale może on domagać się odszkodowania za błąd biura rachunkowego
Oczywiście w takiej sytuacji, gdy biuro rachunkowe popełni błąd, przedsiębiorca może domagać się sprawiedliwości. Chociaż to firma odpowiada przed fiskusem, to na bazie art. 417 kodeksu karnego, może domagać się odszkodowania za szkody, jakie musiała ponieść z powodu błędu poczynionego przez biuro.
W obawie, że takie sytuacje mogą prowadzić do problemów finansowych przedsiębiorców lub biur rachunkowych, podmioty, które prowadzą księgi rachunkowe, są zobowiązane do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Jest to logiczne rozwiązanie, ponieważ, jak wskazuje praktyka, w gąszczu polskiego prawodawstwa, każdy prędzej czy później musi się pomylić.
Obowiązkowe OC biura rachunkowego chroni przed nieumyślnymi błędami
O obowiązku ubezpieczenia mówi Rozporządzenie Ministra Finansów z 19 listopada 2014 roku (Dz.U. 2014 poz. 1616), które określa bardziej szczegółowo, co takie OC musi zawierać. Przede wszystkim musi być ono zawarte najpóźniej dzień przed rozpoczęciem wykonywania pracy w formie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Określona jest też minimalna suma gwarancyjna, na jaką musi opiewać polisa. W odniesieniu do jednego zdarzenia ta kwota to 10 tysięcy euro.
Takie ubezpieczenie chroni przede wszystkim przed błędami, które powstaną w drodze nieumyślnego działania lub jego braku. A te mogą być przeróżne, od zwykłych pomyłek, które sprawią, że wyliczony podatek będzie za niski, po kwestie techniczne jak te, gdy firma otrzyma mandat z powodu niezłożenia deklaracji, ponieważ w biurze rachunkowym nastąpił problem z internetem. Za wszystkie takie pomyłki, popełnione przez pracowników lub właściciela firmy zajmującej się usługami kurierskimi, może zostać wypłacone odszkodowanie dla przedsiębiorstwa, którego dotknęły skutki błędów.
OC obowiązkowe biura ma kilka dziur, które należy zalepić rozszerzeniem polisy
Niestety, wraz z kolejnymi nowelizacjami ustaw, pojawiły się pewne problemy związane z obowiązkowymi ubezpieczeniami OC. Przede wszystkim zakres obowiązkowy, wskazany przez Ministerstwo Finansów, nie obejmuje pełnego zakresu usług, którymi bardzo często zajmują się biura rachunkowe. Rozliczanie kadr i płac, w postaci naliczeń wynagrodzeń, składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne czy na Fundusz Pracy lub FGŚP nie wchodzą w zakres tego minimalnego OC.
Aby być chronionym w takim zakresie, biuro rachunkowe lub samodzielna księgowa musi rozszerzyć swoją polisę także o takie czynności. Przedsiębiorcy, którzy zlecają wykonywanie takich czynności zewnętrznym podmiotom, powinni też dowiedzieć się, czy biuro posiada takie dodatkowe ubezpieczenie. Oczywiście, nawet jeżeli takiego OC nie ma, to nadal przedsiębiorstwu, w razie ewentualnych problemów przysługuje możliwość pozwu cywilnego, by odzyskiwać ewentualne straty, ale w sytuacji, gdy biuro posiada ubezpieczenie, to takie odzyskanie kwoty mandatu czy kary jest dużo prostsze. Sprawdzenie więc tego, czy takie rozszerzenie ubezpieczenia posiada osoba lub firma zajmująca się rozliczeniem kadr i płac może być w interesie samego przedsiębiorcy.
Każde biuro powinno zawsze sprawdzić, jaki ma zakres ubezpieczenia, by nie okazało się, że płaci na darmo
Co zaskakujące, obowiązkowe OC biura rachunkowego nie obejmuje księgowości prowadzonej za pomocą książki przychodów i rozchodów. We wspominanym wcześniej rozporządzeniu zapisane jest, że „rozporządzenie określa szczegółowy zakres obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych”. Oznacza to, że aby biuro było chronione przed błędami popełnianymi także wobec mniejszych klientów, tych rozliczających się w sposób uproszczony, to musi pamiętać o tym przy podpisywaniu polisy, ponieważ nie wchodzi to w ustawowy, minimalny zakres.
Podobnym zaniechaniem jest brak ujęcia czynności doradztwa podatkowego w ramach obowiązkowego OC dla firm prowadzących usługi księgowe. Aktualnie ciężko sobie wyobrazić, by ktoś prowadził zawodowo biuro rachunkowe bez udzielana prostych porad swoim klientom. Wydaje się więc, że ustawodawca, zwłaszcza w sytuacji uwolnienia zawodu, powinien zadbać o ochronę przedsiębiorców i rozszerzyć zakres obowiązkowego OC. Zwłaszcza, że granica między tym, gdzie kończy się porada podatkowa, a doradztwo jest bardzo płynna i wciąż jest przedmiotem wielu dyskusji.
Na szczęście praktycznie każda firma zajmująca się ubezpieczaniem biur rachunkowych ma możliwość poszerzenia obowiązkowego OC o zakres, który jest praktycznie niezbędny do prowadzenia działalności bez obawy, że jeden błąd może nas kosztować dużo pieniędzy. Problemem jest fakt, że wiele firm może nie być świadomym i myśleć, że skoro w ustawie zapisane jest obowiązkowe ubezpieczenie, to jego zakres musi obejmować całą działalność biura. Dla przedsiębiorców to też ważna kwestia dlatego przy podpisywaniu umowy i wybieraniu odpowiedniej firmy do prowadzenia naszej księgowości, warto się zainteresować jak duży zakres ubezpieczenia OC posiada.
