Biura open space to koszmar. Dlatego nadchodzi ich kres

Wygląda na to, że open space wychodzi z korporacyjnej mody

Rewolucja pracy zdalnej okazała się swego rodzaju falstartem. Pracownicy wrócili do biur. Przywiązanie przedsiębiorców do stacjonarnego modelu pracy ma wiele przyczyn. Najbardziej prozaiczną z nich jest to, że nie opłaca im się utrzymywać przestrzeni biurowej, w której nie ma pracowników. Równocześnie rezygnacja z jej wynajmu albo sprzedaż niepotrzebnej nieruchomości, prawdopodobnie nie wchodzi w grę. Skoro biura z nami jednak zostaną, to warto się zastanowić, jak najlepiej je wykorzystać.

W ostatnich latach mogliśmy zaobserwować ciekawy trend. Jeszcze nie tak dawno panowała moda na open space – układ przestrzeni biurowej pozbawiony ścian i absolutne minimum przegród. Innymi słowy: pracownicy pracują razem w jednym pomieszczeniu. Z danych opublikowanych w marcu zeszłego roku przez Business Insider wynika, że w latach 2014-2020 open space stanowiły ponad połowę przestrzeni biurowej. Odsetek ten zaczął jednak spadać. Obecnie wynosi ok. 36 proc.

Open space musiały ustąpić bardziej nowoczesnym rozwiązaniom w rodzaju jednoosobowych pokojów nieprzypisanych konkretnym pracownikom oraz tym bardziej tradycyjnym w rodzaju małych pomieszczeń dla kilku osób. Dlaczego dotychczas dominujący trend zaczął przemijać? Nie wszystko da się zrzucić na covid oraz upowszechnienie pracy hybrydowej. Według części ekspertów model open space przynosi po prostu więcej szkody niż pożytku.

Dlaczego jednak firmy się na niego decydują? Prawdę mówiąc, tezy o szybszej i wydajniejszej komunikacji między pracownikami możemy włożyć między bajki. Owszem, nie tracą oni cennych sekund na zrobienie kilku kroków do biurka albo pokoju kolegi, żeby przekazać mu na przykład jakiś dokument. Być może w latach 80-tych miało to znaczenie. Dzisiaj wystarczy wysłać maila. Tak naprawdę, gdy nie wiadomo, o co chodzi, to chodzi o pieniądze.

Open space pozwala upchnąć możliwie dużą ilość pracowników na możliwie niskiej przestrzeni. Ogranicza to koszty ponoszone przez przedsiębiorcę. Mniejsza powierzchnia to w polskich warunkach niższy podatek od nieruchomości. Można także zaoszczędzić na zakupie większej ilości sprzętu biurowego. W okresie pocovidowym zdarzają się także przypadki szefów, którzy oferują pracę poza "domyślnym" firmowym open space jako benefit albo wręcz alternatywę dla podwyżki.

Ty nazwiesz to optymalizacją, twoi pracownicy piekłem

Na pierwszy rzut oka opisana wyżej nie do końca etyczna praktyka może się wydawać czymś dziwnym. Czemu pracownik miałby się w ogóle zgodzić na taki układ? Rzecz w tym, że open space cieszy się uznaniem raptem dwóch grup, z którymi możemy się spotkać w firmie. Jedną z nich są oczywiście sami przedsiębiorcy z powodów opisanych wyżej. Druga to stereotypowi ekstrawertycy. Cała reszta pracowników darzy ten sposób pracy mniejszą lub większą niechęcią, w skrajnych przypadkach ocierającą się nawet o nienawiść.

Jej powód jest banalny. Model open space oznacza pracę w ciągłej kakofonii pracy biurowej ze wszystkimi tego konsekwencjami dla ludzkiej psychiki. Przedsiębiorcy nie powinni bagatelizować tego czynnika. Wiąże się on bowiem z konkretnymi konsekwencjami natury prawnej. W końcu miejsce pracy musi spełniać określone przepisami normy BHP. Wykonywanie obowiązków z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy stanowi jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, który ustawodawca traktuje niezwykle poważnie.

Kluczowym problemem, z którym trzeba sobie poradzić, organizując w firmie open space, jest hałas. Jak sobie z nim radzić? Punktem wyjścia do dalszych rozważań jest §78 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy:

1. Pracodawca jest obowiązany zapewnić ochronę pracowników przed zagrożeniami związanymi z narażeniem na hałas, a w szczególności zapewnić stosowanie:
1) procesów technologicznych niepowodujących nadmiernego hałasu;
2) maszyn i innych urządzeń technicznych powodujących możliwie najmniejszy hałas, nieprzekraczający dopuszczalnych wartości;
3) rozwiązań obniżających poziom hałasu w procesach pracy.
2.Dopuszczalne wartości hałasu w środowisku pracy określają właściwe przepisy i Polskie Normy.

Wspomniane normy wskazują, że dopuszczalny poziom hałasu w sekretariatach i biurach obsługi klienta nie może przekroczyć 65 dB. W typowych pomieszczeniach biurowych, administracyjnych, i do prac koncepcyjnych maksimum spada do poziomu 55 dB. Teoretycznie zakres 55-65 dB odpowiada normalnej rozmowie. Problem w tym, że najbliższym odpowiednikiem typowego open space będzie korytarz szkolny, gdzie można się zetknąć z hałasem w zakresie 81-87 dB. Interwencja pracodawcy będzie więc niezbędna.

Co możemy zrobić, by takie otwarte biuro choćby trochę wyciszyć? Niewiele. Możemy kupować cichszy sprzęt biurowy, zaoferować pracownikom słuchawki, albo wydzielić osobne pomieszczenie na prywatne rozmowy. Skuteczne mogłoby się także okazać zastosowanie podwieszanych sufitów, wytłumionych podłóg albo wręcz przegród akustycznych. Celem tych rozwiązań technicznych jest wyeliminowanie pogłosu typowego dla dużych otwartych przestrzeni. Sprawiają jednak niejako, że grodzimy nasz open space, który powoli przestaje nim być.

Zignorowanie problemu nie tylko naraża nas na konsekwencje związane z niewykonywaniem obowiązków wynikających z przepisów BHP. Nasi pracownicy będą po prostu pracować coraz mniej wydajnie. W hałasie trudniej się skupić. Trudne warunki sprzyjają wypaleniu oraz powstawaniu chorób zawodowych. Wszystko to razem przeradza się w istną kaskadę problemów.

Warto wspomnieć, że hałas to niejedyna kwestia, którą musimy jakoś rozwiązać. Powinniśmy także zapewnić pracownikom dostateczną dozę prywatności, o którą w takich warunkach może być trudno. Kłopotliwa może się okazać tak banalna sprawa, jak zorganizowanie dostatecznej liczby toalet i umywalek przy przestrzeni biurowej. Zamiast kombinować, lepiej jest po prostu zrezygnować z modelu open space, jeśli mamy taką możliwość.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj