Ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej są negocjacje. W czasie ich trwania druga strona nieraz ma jednak dostęp do danych, których wykorzystanie czy przekazanie innym osobom mogłoby narazić przedsiębiorcę na szkodę. Właśnie dlatego przed rozpoczęciem rokowań warto zadbać o poufność negocjacji.
Podczas negocjacji przedsiębiorcy mają obowiązek działania w dobrej wierze, z zamiarem zawarcia umowy. Tym samym przystąpienie do rokowań na przykład jedynie w celu zdobycia pewnych informacji, wiąże się z odpowiedzialnością odszkodowawczą. Zgodnie z art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego w takim wypadku osoba, która prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, ma obowiązek naprawienia szkody poniesionej przez drugą stronę przez to, że liczyła ona na zawarcie umowy.
Poza tym wykorzystanie lub ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Dochodzenie swoich praw jedynie w oparciu o tę ustawę rodzi jednak pewne problemy. Przepisy związane z tajemnicą przedsiębiorstwa są dosyć ogólne. Często trudno więc będzie udowodnić, że dana informacja rzeczywiście wchodziła w zakres takiej tajemnicy i uzyskać z tego tytułu odszkodowanie.
Zastrzeżenie poufności w trakcie negocjacji
Bardzo prostym sposobem na to, by zachować poufność negocjacji, jest złożenie odpowiedniego oświadczenia. Zgodnie z art. 721 Kodeksu cywilnego oznajmienie drugiej stronie w toku negocjacji, że informacje są przekazywane z zastrzeżeniem poufności, sprawia, że nie może ona ujawnić czy przekazywać takich informacji innym osobom ani wykorzystywać ich do własnych celów. W tym wypadku naruszenie poufności negocjacji również wiąże się z obowiązkiem naprawienia szkody czy wydaniem uzyskanych korzyści. Warto pamiętać, że bez takiego zastrzeżenia druga strona nie ma obowiązku zaufania poufności wszystkich zdobytych informacji.
Umowa o zachowanie poufności negocjacji
Strony nie zawsze jednak ograniczają się do takiego oświadczenia. Do częstej praktyki należy sporządzenie specjalnej umowy o zachowaniu poufności. Jest to o tyle dobre rozwiązanie, że w takiej umowie można dokładnie wskazać, jakie informacje będą uznawane za poufne. W ten sposób można też uniknąć sytuacji, gdy po uzyskaniu ważnych informacji kontrahent zerwie rokowania i wykorzysta dane dla własnych celów. Umowę o zachowaniu poufności negocjacji można zawrzeć w dowolnej formie, choć ze względów dowodowych zwykle korzysta się z formy pisemnej.
Umowa o zachowaniu poufności negocjacji należy do tzw. umów nienazwanych. Strony mogą więc co do zasady kształtować ją dowolnie. Jest jednak kilka elementów, które mają szczególne znaczenie. Należy do nich przede wszystkim zastrzeżenie, że ujawniane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Warto też sprecyzować, jak strony rozumieją obowiązek zachowania poufności, co pozwoli uniknąć problemów w tym zakresie. Możliwe jest także wskazanie pewnych wyjątków od poufności negocjacji – na przykład możliwości udostępniania informacji doradcom czy prawnikom. Nie można zapomnieć także o wskazaniu konsekwencji niedotrzymania postanowień umowy – najczęściej będą to kary umowne określonej wysokości.
Co zrobić, gdy druga strona narusza poufność negocjacji?
Jeśli druga strona chociażby wykorzysta uzyskane informacje czy przekaże je osobom trzecim wbrew umowie czy zastrzeżeniom, można mówić o naruszeniu poufności. W takim przypadku wiele zależy od tego, czy strony zawarły odpowiednią umowę, czy też przedsiębiorca ograniczył się do zastrzeżenia w toku rokowań.
W tym pierwszym przypadku stronie przysługuje odszkodowanie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Najczęściej będzie się wiązać z obowiązkiem zapłaty kary zastrzeżonej w umowie. Jeśli natomiast przedsiębiorca ograniczył się do wspomnianego zastrzeżenia w toku negocjacji, może żądać od kontrahenta naprawienia szkody. Będzie on musiał na przykład zwrócić utracone korzyści czy wydać to, co uzyskał dzięki wykorzystaniu poufnych informacji. Jeśli natomiast dane informacje jednocześnie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, istnieje także możliwość dochodzenia roszczeń z tytułu popełnienia czynu nieuczciwej konkurencji. W takim wypadku przedsiębiorca ma prawo domagać się między innymi naprawienia szkody, usunięcia skutków naruszenia czy złożenia oświadczenia o odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie.
