Z przepisów RODO wynika, że PESEL jest jedną z danych, która powinna być szczególnie chroniona. O ile nie ma co do tego większych wątpliwości, jeżeli chodzi o podmioty prywatne, o tyle można zastanawiać się, jak to w końcu powinno działać w przypadku urzędów. Czy instytucje publiczne przypadkiem nie wymagają zbyt często podawania numeru PESEL?
RODO a PESEL i wymóg podawania numeru w urzędach
RODO czyni numer PESEL rodzajem danych podlegających szczególnej ochronie. Tym samym konieczność podawania go, zwłaszcza prywatnym podmiotom, powinna zostać ograniczona jedynie do niezbędnych przypadków. Jak jest jednak w przypadku urzędów?
Ciekawy jest przypadek uchwały gminy Jabłonna dotyczącej wzoru wniosku do wypłaty dodatku energetycznego. Wojewoda mazowiecki unieważnił uchwałę. Wszystko przez to, że w załączniku do niej znalazł się wymóg podania PESEL. Tym samym osoba składająca wniosek musiałaby go umieścić na karcie. Zdaniem wojewody taki wymóg jest niezgodny z zasadą minimalizacji danych. Zgodnie z tą zasadą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne, jeśli chodzi o cel ich podawania. Wojewoda twierdzi, że w tym przypadku naruszono zasadę niezbędności.
Czy obawa wojewody jest słuszna, czy jednak – mówiąc wprost – nieco bezsensowna?
Urzędy często i tak mają dostęp do systemu PESEL
Problem polega na tym, że jeśli chodzi o kwestię wypłat dodatku energetycznego, to organy, do których składa się odpowiedni wniosek… i tak mają dostęp do systemu PESEL. Oczywiście chodzi o konkretnych, wyznaczonych urzędników i to tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne.
Nie ma więc mowy o tym, by numer PESEL został w takiej sytuacji ujawniony, ponieważ organ i tak nim dysponuje. Podanie numeru we wniosku ma na celu jedynie usprawnienie procedury.
Ponadto należy pamiętać, w jakim celu stworzono PESEL i czemu ma służyć. Chodzi przecież o jednoznaczną identyfikację danej osoby. W sprawach urzędowych jest to niezbędne. Pomyłka może srogo kosztować zarówno urzędnika (a raczej: organ, w którym pracuje) jak i samego interesanta. Tym samym ułatwienie rozliczenia urzędowi poprzez wymóg podania PESEL na wniosku o dodatek czy dopłatę nie trzeba od razu traktować jako naruszenie zasad RODO. Zwłaszcza w sytuacji, gdy organ i tak ma dostęp do numeru. Pewne wątpliwości może co najwyżej wzbudzać sytuacja, gdy urząd nie posiada numeru PESEL obywatela, a żąda podania go we wniosku. I to mimo tego, że nie jest to absolutnie konieczne do przeprowadzenia identyfikacji. W tym momencie znowu pojawia się jednak pytanie – a co jeśli zajdzie pomyłka, bo np. podane przez obywatela dane jednak nie wystarczyły do jednoznacznej identyfikacji?
Warto też pamiętać o tym, że czym innym jest podawanie numeru PESEL w urzędzie, a czym innym – podmiotom komercyjnym. Szczególna ochrona numeru PESEL dotyczy przede wszystkim sytuacji, w których w posiadanie numeru chce wejść podmiot komercyjny lub osoba prywatna – bez uzasadnionego interesu prawnego.
Nie, nie na tym polega problem.
Problem polega na tym, że nr PESEL będzie widniał na kolejnym zapomnianym wniosku, którego nikt nie będzie pilnował, bo „to tylko wniosek o dodatek energetyczny”.
Jak by sobie chcieli wydrukować pesele na papierze toaletowym, bo „i tak mają do nich dostęp” to też mogą?
Numer PESEL ma być szczególnie chroniony, a wystarczy zajrzeć do KRS i bez problemu znajdziemy PESELE zarówno wspólników jak i członków zarządu -to jak jest z tą ochroną?