16 lipca upływa termin, aby złożyć sprawozdania finansowe przez internet, jeśli prowadzimy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Należy to zrobić elektronicznie – ale jak i gdzie? Wyjaśniamy.
Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się między innymi z koniecznością składania sprawozdań finansowych (chyba, że prowadzisz Amber Gold, wówczas o sprawozdaniach może się „zapomnieć”). Jeszcze do niedawna wiązało się to z tym, że sądy rejestrowe były rokrocznie zasypywane dokumentami od spółek, które następnie trafiały do akt. Liczba spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wzrosła jednak w ostatnich latach znacznie, a z kolei państwo polskie dysponuje coraz bardziej rozwiniętymi środkami technicznymi: na przykład takimi, które pozwalają na wgranie dokumentów w postaci plików PDF na serwery Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawozdanie finansowe należy złożyć – bezpłatnie – za pośrednictwem portalu Ministerstwa Sprawiedliwości dostępnego pod adresem ekrs.ms.gov.pl.
Sprawozdanie finansowe przez internet – co, gdzie, jak?
Sprawozdanie można złożyć, klikając w zakładkę Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych. Po zalogowaniu się (używając np. tych samych danych, które podaliśmy przy rejestracji w zakładce S24, umożliwiającej założenie spółki z o.o. przez internet) można złożyć sprawozdanie. Na chwilę obecną możliwe jest wyłącznie dołączenie do systemu skanu sporządzonych w tradycyjnej formie dokumentów (w przyszłości to się zmieni). Zanim to jednak zrobimy, będzie trzeba dokonać autoryzacji konta w systemie – za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP.
Po dokonaniu tych formalności możemy przejść do zakładki Przygotowywanie i składanie zgłoszeń. Musimy wówczas podać nr KRS spółki, której sprawozdanie chcemy zgłosić. Następnie wybieramy rodzaj zgłoszenia i możemy w dalszym kroku dodawać dokumenty. Co ważne, każdy element sprawozdania finansowego, a więc:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- informacje dodatkowe,
- zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
- rachunek przepływów pieniężnych
oraz inne, towarzyszące sprawozdaniu dokumenty, dodajemy w postaci osobnego pliku. Jeśli składane pliki zostały już podpisane bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wówczas oprócz samego dokumenty należy także plik zawierający podpis. System elektroniczny weryfikuje, czy dane zawarte w podpisie są zgodne z danymi osób uprawnionych do reprezentacji spółki w KRS. Błędna weryfikacja jest przeszkodą do złożenia sprawozdania.
Dla dokumentów wchodzących w skład sprawozdania finansowego należy złożyć oświadczenie, że oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki w rozumieniu art.3 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Jeśli takich podpisów brakuje, należy dodatkowo wypełnić formularz z danymi osoby, której podpisu brakuje, oraz wskazać powody braku podpisu.
Sprawozdanie finansowe przez internet – jest proste, o ile wszystko działa
W dalszej kolejności należy zweryfikować zgłoszenie za pomocą przycisku weryfikuj zgłoszenie. Jeśli system nie zgłasza błędów – należy przygotowany wniosek podpisać za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Wniosek podpisać musi co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji spółki z o.o. zgodnie z danymi ujawnionymi w KRS i posiadającą numer PESEL. Jeśli tej osoby nie było przy sporządzaniu wniosku – można ja powiadomić o konieczności podpisania, wysyłając wiadomość e-mail po kliknięciu przycisku przekaż do podpisu.
Jak widać, pod względem technicznym sprawozdanie finansowe przez internet składa się stosunkowo prosto. Pozostaje jedynie mieć nadzieję, że system służący do przyjmowania sprawozdań finansowych nie będzie sprawiał problemów, bo dotychczasowe doświadczenia użytkowników systemu są dalekie od zadowolenia.
