Czy jeśli umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej, to czy mimo to jest ważna?

Umowa o pracę w formie pisemnej: standard czy obowiązek prawny?

Wyobraźmy sobie taką sytuację - pracodawca decyduje się na przyjęcie danej osoby do pracy. Informuje ją o tym, mówi o obowiązkach, jakie będzie wykonywać nowo przyjęty pracownik. Obie strony ustalają wysokość pensji i czas pracy. Pracodawca i pracownik dochodzą do porozumienia, jednak umowa o pracę w formie pisemnej nie została zawarta – pracodawca twierdzi, że nie jest to konieczne. Czy tak jest faktycznie?

Nie do końca. Umowa o pracę w formie pisemnej wprawdzie nie musi być zawarta w momencie, gdy pracodawca oświadcza nowemu pracownikowi, że został zatrudniony. Pracodawca ma natomiast obowiązek przedstawienia pracownikowi na piśmie takich kwestii jak np. czas pracy, wysokość wynagrodzenia czy zakres obowiązków najpóźniej pierwszego dnia pracy. Odpowiednie przepisy zawiera Kodeks pracy. Np. art. 29 par. 2 jasno wskazuje, co pracodawca musi przedstawić pracownikowi w formie pisemnej, zanim ten podejmie obowiązki służbowe. Tym samym pracodawca może to zrobić równie dobrze dopiero pierwszego dnia pracy nowego pracownika – zaraz po jego stawieniu się na miejscu pracy. Ale warunek jest jeden - musi to zrobić.

Informowanie pracownika na piśmie

To jednocześnie oznacza, że pierwszego dnia pracodawca nie musi informować pracownika na piśmie np. o częstotliwości wypłat za pracę. Powinien natomiast uczynić to maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Reguluje to art. 29 par. 3:

Co ciekawe, poinformowanie pracownika w formie pisemnej o pierwszych czterech punktach z par. 3 może nastąpić także poprzez…wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy:

A jeśli jednak umowa o pracę w formie pisemnej nie została zawarta?

Nie zmienia to jednak faktu, że jednocześnie Kodeks pracy nie warunkuje wcale kwestii ważności umowy o pracę od tego, czy został spełniony wymóg zachowania formy pisemnej. Kiedy w takim razie można mówić o zawarciu umowy? Kiedy strony uzgodnią istotne elementy umowy. A co za tym idzie – mogą zrobić to także ustnie. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 2009 r. (sygn. akt I PK 105/09), z którego wynika, że nawet jeśli strony nie zawarły umowy pisemnej, a mimo to pracodawca dopuścił pracownika do pracy (a on wykonywał powierzone obowiązki), to oznacza to, że pomiędzy stronami doszło do zawarcia umowy o pracę. Podobnie można wnioskować na podstawie wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 2015 r. (sygn. III AUa 1409/14).

Czy jeśli pracodawca okaże się nieuczciwy, to pracownik bez umowy na piśmie ma jakiekolwiek szanse na dochodzenie swoich praw?

Umowa o pracę w formie pisemnej to przede wszystkim zabezpieczenie dla pracownika. To, że umowa o pracę została zawarta w formie ustnej nie przesądza o jej nieważności, jednak bez pisemnej formy znacznie trudniej udowodnić pewne kwestie. Co zatem może zrobić osoba, która zawarła umowę o pracę w formie ustnej, a jednocześnie chce pozwać pracodawcę, który nie wywiązuje się z uzgodnionych warunków (np. nie przelewa wynagrodzenia)? W takiej sytuacji dowodem mogą być np. zeznania świadków (np. współpracowników). Tym samym pracownik ma prawo dowodzić istnienia stosunku pracy wszelkimi możliwymi dowodami.

Należy podkreślić, że w takiej sytuacji nie mają zastosowania przepisy kodeksu cywilnego i przepisy kodeksu postępowania cywilnego w kwestii ograniczenia dopuszczenia dowodów w postaci zeznań świadków (w razie niezachowania pisemnej formy umowy). Uwaga: przepisy ograniczające dopuszczanie dowodów w postaci np. zeznań świadków mogą być stosowane, jeśli stroną pozwaną jest pracownik, a nie pracodawca.

Co może zrobić pracownik, który poczuł się oszukany, a jednocześnie nie zawarł umowy o pracę w formie pisemnej?

W przypadku, gdy nie została zawarta umowa o pracę w formie pisemnej (a jedynie w formie ustnej), a pracownik chce pozwać swojego pracodawcę (np. o niewypłacenie wynagrodzenia), to pierwsze co powinien zrobić, to wystąpić do sądu o ustalenie istnienia lub nieistnienia stosunku pracy. Pracownik może to uczynić nawet wtedy, gdy pracodawca nie dopełnił obowiązku pisemnego przedstawienia ustaleń, czyli w sytuacji, gdy pracownik nie ma właściwie żadnego pisemnego potwierdzenia zawarcia umowy. Co ważne, pracownik – jeśli wykonywał należące do niego obowiązki wynikające z umowy ustnej – ma prawo dochodzić wypłaty wynagrodzenia przed sądem, co potwierdza wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 2007 r. (sygn. VI ACa 1205/06).

Podsumowując - umowa o pracę, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, ma mieć formę pisemną. Niespełnienie tego warunku nie oznacza jednak nieważności umowy, a "jedynie" wykroczenie pracodawcy przeciw prawom pracownika. Na pracodawcę, który nie wywiązał się z obowiązku pisemnego potwierdzenia umowy o pracę, może zostać nałożona grzywna.