Pracodawcy powinni zachować szczególną ostrożność podczas przetwarzania prywatnych danych kontaktowych pracowników. Jeżeli osobie ubiegającej się o zatrudnienie nie została przekazana informacja, że podane na etapie rekrutacyjnym dane kontaktowe wykorzystywane będą przez przyszłego pracodawcę również po nawiązaniu stosunku pracy, konieczne jest pobranie odrębnej zgody.
Wykorzystywanie prywatnych danych pracownika: po 9 maja 2019 roku uległ zmianie katalog danych osobowych pobieranych od osób ubiegających się o zatrudnienie
RODO namieszało w krajowych porządkach prawnych. Na gruncie polskim konieczne było wprowadzenie pakietu zmian legislacyjnych, w tym w przepisach z zakresu prawa pracy. W efekcie, przeszło rok temu, do Kodeksu pracy wdrożone zostały istotne zmiany, w szczególności w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych pracowników oraz potencjalnych pracowników. Na mocy zmian w kodeksie pracy, obowiązujących od dnia 9 maja 2019 roku, modyfikacji uległ katalog danych osobowych pobieranych od osób ubiegających się o zatrudnienie.
Podstawą żądania danych kontaktowych od kandydata do pracy przez potencjalnego pracodawcę jest obowiązek ustawowy
Warto zwrócić uwagę, że po wprowadzeniu zmian do kodeksu pracy, „pracodawca żąda” od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania pewnego zakresu danych. Przed nowelizacją, przedmiotowy przepis przewidywał, że „pracodawca ma prawo żądać” określonej kategorii informacji. Tym samym, w wyniku nowelizacji kodeksu pracy, podstawą do żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych jest spoczywający na potencjalnym pracodawcy obowiązek prawny. Jednocześnie, w wyniku zmian wprowadzonych do przedmiotowego aktu prawnego, zmienił się katalog danych wymaganych przez przyszłego pracodawcę (na mocy przedmiotowego obowiązku prawnego) od potencjalnego pracownika. Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 221 §1 kodeksu pracy:
Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Dodatkowo, w art. 221 §2 kodeksu pracy doprecyzowano, że pracodawca żąda danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jedynie wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych kontaktowych przez potencjalnego pracodawcę znajduje uzasadnienie w przepisach. Jednak istnieje pewien haczyk – zgodnie z art. 221§1 kodeksu pracy, powinny być to dane wskazane przez osobę rekrutowaną
Na uwagę zasługuje wprowadzone przez ustawodawcę rozwiązanie, zgodnie z którym, dane kontaktowe powinny zostać wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Przedmiotowy zabieg może spowodować pewne trudności interpretacyjne. Co prawda, na potencjalnym pracodawcy spoczywa prawny obowiązek żądania określonych danych od osób ubiegających się o zatrudnienie, jednak może zaistnieć sytuacja, w której kandydat na stanowisko pracy nie dysponuje, przykładowo prywatnym adresem e-mail, czy też nie chce podać tej danej w procesie rekrutacyjnym. Z tego względu, działy rekrutacyjne powinny zwrócić szczególną ostrożność na zakres danych kontaktowych, których oczekują od potencjalnych pracowników. W świetle przytoczonej regulacji, zasadna wydaje się rekomendacja, by potencjalni pracodawcy wskazywali preferowane formy kontaktu z kandydatem na stanowisko pracy, pozostawiając pewien zakres uznaniowości po stronie przyszłego pracownika. Warto zwrócić uwagę na stanowisko w przedmiotowym zakresie, które ostatnio zostało opublikowane na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W stanowisku tym podkreślono, że:
Kodeks pracy nie wskazuje (..) prywatnego adresu poczty elektronicznej i numeru prywatnego telefonu jako danych, których pracodawca ma prawo żądać od pracownika. W polskim systemie prawnym nie istnieje też żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji. Dysponowanie adresem poczty elektronicznej i telefonem jest i powinno pozostać dobrowolne.
Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że pracodawca, który pozyskał podczas rekrutacji prywatne dane kontaktowe pracownika, po nawiązaniu stosunku pracy nie może wykorzystywać tych danych do kontaktu z pracownikiem bez jego zgody
W opublikowanym na stronie UODO stanowisku wyraźnie wskazano, że w sytuacji, gdy proces rekrutacyjny zakończy się nawiązaniem stosunku pracy, pracodawca może przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe pracownika, które pozyskał na etapie rekrutacji (UODO jako przykłady wskazuje takie dane kontaktowe pracownika jak adres prywatnej poczty elektronicznej lub numer prywatnego telefonu komórkowego), jednak konieczne jest uzyskanie zgody pracownika. Jak wynika ze stanowiska UODO:
Żeby pracodawca mógł przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe do pracownika, które pozyskał podczas rekrutacji, takie jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, musi uzyskać na to jego zgodę (pisemną, określająca zasady kontaktu).
Jednocześnie, w stanowisku Urzędu wskazano, że pracownik może w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę, a brak udzielenia zgody lub jej wycofanie nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Wyjątek w zakresie Pracowniczych Planów Kapitałowych – pracodawca musi przekazać wybranej instytucji finansowej m.in. numer telefonu i adres e-mail pracownika
Warto zwrócić uwagę na pewną odmienność w przedmiotowym zakresie, związaną z koniecznością udostępnienia prywatnych danych kontaktowych pracownika przez pracodawcę wybranej instytucji finansowej w związku z realizacją Pracowniczych Planów Kapitałowych. W stanowisku opublikowanym przez UODO w listopadzie ubiegłego roku, Urząd zasygnalizował przedmiotową kwestię, wskazując, że:
Zgodnie z art. 221 § 4 kodeksu pracy pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3 (jak m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Takim obowiązkiem w przypadku ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych, jest pozyskanie przez pracodawcę danych pracownika potrzebnych do zawarcia umowy z wybraną instytucją finansową. (…) pracodawca ma obowiązek prawny przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika bez wyrażenia jego zgody do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni.
Czy pracodawca może skontaktować się z pracownikiem wykorzystując jego prywatne dane kontaktowe w sytuacji, gdy pracownik nie wyraził zgody na kontakt za pośrednictwem tych danych w celach zawodowych?
Na koniec warto spróbować odpowiedzieć na pytanie, które może mieć istotne znaczenie zarówno dla pracowników, jak również dla pracodawców, jeśli chodzi o wykorzystywanie prywatnych danych pracownika. Otóż, czy w świetle najnowszego stanowiska UODO, dopuszczalne jest podjęcie przez pracodawcę kontaktu z pracownikiem za pośrednictwem prywatnych danych kontaktowych pracownika, podanych na etapie rekrutacji, jeżeli ów pracownik nie udzielił pracodawcy zgody na wykorzystanie tychże danych w celach kontaktów służbowych (innych, niż związane wyłącznie z procesem rekrutacyjnym)? Wydaje się, że nie, bowiem UODO podkreśla, że konieczne jest dysponowanie przez pracodawcę pisemną zgodą pracownika, z której wynikać będzie zakres kontaktu.
Jednocześnie w stanowisku nie wskazano, w jaki sposób należy doprecyzować ów zakres kontaktu. W tym miejscu warto jednak dodać, że w stanowisku UODO podniesiona została kwestia dopuszczalności kontaktowania się przez pracodawcę z pracownikiem po godzinach pracy – zdaniem Urzędu muszą zachodzić szczególne warunki uzasadniające takie działanie i wykorzystywanie prywatnych danych kontaktowych pracownika.
