W takim ujęciu pracownik otrzymuje pieniądze bez podstawy prawnej, a więc staje się bezpodstawnie wzbogacony. Zgodnie z art. 405 Kodeksu cywilnego każdy, kto w taki sposób uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, zobowiązany jest do jej zwrotu.
Pracodawca nie może samowolnie potrącić nadpłaconego wynagrodzenia z kolejnych pensji
Zasady potrąceń określa art. 87 Kodeksu pracy, który wskazuje, że bez pisemnej zgody pracownika można potrącić wyłącznie określone należności, jak alimenty czy zaliczki bądź kary. Nadpłacone wynagrodzenie nie mieści się w tym katalogu. Z wynagrodzenia można oczywiście egzekwować sumy na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, ale nie z własnej woli, lecz na mocy tytułów wykonawczych. W przypadku egzekucji świadczeń alimentacyjnych limit potrąceń kończy się na trzech piątych pensji, a w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych granicą jest połowa wynagrodzenia.
Jeśli pracownik odmówi załatwienia sprawy polubownie, ale na piśmie, pracodawca powinien oficjalnie wezwać go do zwrotu pieniędzy, a w razie braku reakcji – skierować sprawę do sądu o wydanie nakazu zapłaty. Potem w grę wchodzi komornik.
Dobra wiara pracownika pod ochroną Sądu Najwyższego
W przypadku zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia orzecznictwo jest niejednoznaczne. Sąd Najwyższy w wyroku z 7 sierpnia 2001 roku uznał prawo pracownika do założenia, że kwota wypłacona przez pracodawcę została ustalona prawidłowo, ponieważ pracodawca korzysta z wyspecjalizowanych służb kadrowo-płacowych. W takim przypadku pracownik nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu.
Jednak w praktyce pracownik z reguły doskonale zdaje sobie sprawę z pomyłki – gdy otrzyma wyraźnie wyższą pensję, od razu coś mu się nie zgadza. Wówczas przyjmuje się, że powinien przewidzieć konieczność oddania pieniędzy.
Lepiej dwa razy sprawdzić niż ścigać. Na zwrot jest 6 lat
Roszczenie o zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia przedawnia się po 6 latach. Wynika to z art. 118 Kodeksu cywilnego. Mówi on o tym, że jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej są to trzy lata. Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
Dochodzenie nienależnych wypłat bywa skomplikowane i często nieopłacalne, zwłaszcza gdy pracownik nie ma świadomości błędu. Dlatego dla pracodawców kluczowe pozostaje zapobieganie pomyłkom poprzez dokładną kontrolę listy płac.
