Rozpoczynając działalność gospodarczą, zawieramy niejako akt małżeństwa z ZUS-em. Nie mamy możliwości wyboru panny młodej, a jednocześnie pod przymusem musimy być jej wierni aż do śmierci. By w małżeństwie nam się układało, powinniśmy się nauczyć z żoną postępować. Dobrze wiedzieć, że to do niej najczęściej należy ostatnie słowo. W ostateczności można iść do sądu, by walczyć o swoje prawa. Ale to dużo czasu, wysiłku i nerwów. Żona zaś bywa dość wymagająca, ale przy dobrej woli może to być nawet udane małżeństwo.
Na początek uwaga generalna: w tym tekście koncentrujemy się na pozarolniczej działalności gospodarczej (indywidualnej). Jeśli chodzi o inne formy zasady są podobne, ale nie są identyczne. Nie dotyczy ich choćby ulga na start, a także inaczej wygląda rejestracja działalności.
Rejestracja działalności gospodarczej
Rozpoczęcie działalności gospodarczej osoba fizyczna zgłasza do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Konieczne jest wypełnienie wniosku o wpis do ewidencji na druku CEIDG-1. Wniosek można wypełnić on-line. Podstawą jest jednak identyfikacja osoby, której wniosek dotyczy oraz podpisanie wniosku. Właśnie dlatego konieczne jest potwierdzenie tożsamości. Można to uczynić elektronicznie poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny (mało osób go posiada) lub poprzez profil zaufany ePUAP. Jeśli nie mamy takiej możliwości, możemy wniosek wypełnić on-line i umówić się w urzędzie gminy na jego podpisanie. Forma elektroniczna zgłoszenia działalności jest wygodna. Natomiast możliwa jest również forma tradycyjna – wizyta w urzędzie gminy i tam ręcznie wypełniony oraz podpisany wniosek CEIDG-1 (pamiętać należy o dowodzie osobistym albo innym dokumencie potwierdzającym tożsamość). Można również zgłosić działalność, wysyłając wypełniony oraz podpisany wniosek do urzędu gminy listem poleconym. W tym przypadku własnoręczny podpis powinien być potwierdzony przez notariusza.
Zgłoszenie firmy do ZUS
Wpis do CEIDG jest automatycznym zgłoszeniem firmy do ZUS, bowiem wniosek wraz z kopią jest przesyłany do organu rentowego. A tam zakład sporządza na podstawie danych zawartych we wniosku zgłoszenie płatnika składek – druk ZUS-ZFA. Tak więc wizyta w tym celu przedsiębiorcy w oddziale jest zbyteczna.
Zgłoszenie firmy do ZUS nie jest równoznaczne ze zgłoszeniem przedsiębiorcy do ZUS jako ubezpieczonego
W przypadku firmy zgłoszenie do ZUS jest automatyczne na podstawie złożonego wniosku CEIDG-1. Niestety nie dotyczy to przedsiębiorcy jako ubezpieczonego. Osoby, dla których wykonywanie działalności jest jedynym tytułem ubezpieczenia, są obowiązane do opłacania składek ZUS. Podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest natomiast dobrowolne. Warto się na nie zdecydować, gdyż relatywnie niska składka (2,45 proc.) może przełożyć się na wymierne korzyści w postaci zasiłku chorobowego za czas zwolnienia lekarskiego. W przypadku, gdy nie zgłosimy się do ubezpieczenia chorobowego, w razie choroby pozostaniemy bez pieniędzy. Osoby zatrudnione na etat w innej firmie od prowadzonej działalności są zobowiązane wyłącznie do odprowadzania składek zdrowotnych.
W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej przedsiębiorca ma obowiązek samodzielnie zgłosić siebie i ewentualnie zatrudnionych w firmie pracowników do ubezpieczeń. W przypadku jeśli ma być ubezpieczony wyłącznie z tytułu prowadzonej działalności, czyli nie ma innego tytułu ubezpieczenia (np. nigdzie nie pracuje, nie ma statusu emeryta), powinien wypełnić i przesłać do ZUS druk ZUS-ZUA. Ten sam formularz zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego należy wypełnić za zatrudnionych pracowników. Natomiast w przypadku jeśli przedsiębiorca ma inny tytuł ubezpieczenia (np. etat, emerytura) zgłoszenia dokonuje na druku ZUS-ZZA. Druk ten należy również wypełnić za zleceniobiorców, którzy mają inny tytuł ubezpieczenia, np. są zatrudnieni na etacie w innej firmie.
W jaki sposób przedsiębiorca może zgłosić siebie i pracowników lub zleceniobiorców do ZUS?
Jest kilka możliwości. Jedną z form jest wypełnienie właściwych formularzy i zawiezienie ich do oddziału ZUS. Atutem tego rozwiązania jest to, że w przypadku jakichkolwiek błędów w wypełnionych drukach pracownik ZUS błędy te wychwyci i natychmiast skoryguje. Osobista wizyta jest zatem wskazana w przypadku osób, które nie miały wcześniej doświadczenia w wypełnianiu tego typu formularzy. Lepiej od razu na wstępie skorygować dokumenty, niż potem poprawiać błędy przez długi czas. Można też zgłoszenia wysłać pocztą lub poprzez Platformę Usług Elektronicznych (zalecana przez ZUS). W przypadku osób rejestrujących działalność gospodarczą można do wniosku CEIDG-1 od razu dołączyć stosowne załączniki zgłoszeń do ubezpieczeń – druki ZUS-ZUA lub ZUS-ZZA.
Ulgi w płaceniu składek ZUS dla początkujących przedsiębiorców
Przepisy zwalniają niektórych przedsiębiorców z opłacania przez 6 miesięcy składek na ubezpieczenia społeczne. Następnie mogą oni przez dwa lata płacić składki w niższej wysokości (tzw. mały ZUS). Przywileje te dotyczą osób, które po raz pierwszy podjęły działalność gospodarczą albo podjęły ją po przerwie co najmniej 60 miesięcy od zawieszenia lub zakończenia poprzedniej działalności. Ulgi nie będą przysługiwać osobom, które będą wykonywać zadania w ramach działalności gospodarczej dla byłego pracodawcy. Z preferencji nie mogą też skorzystać wspólnicy spółki jawnej, komandytowej oraz partnerskiej, a także osoba, która jest wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o. Wyłączeni są też twórcy i artyści.
W przypadku ulgi na start w okresie 6 miesięcy odprowadzać należy wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. W przypadku zawieszenia działalności w ciągu pierwszego pół roku nie ma możliwości przedłużenia obowiązywania ulgi. Prawo do niej się traci po upływie 6 miesięcy kalendarzowych, bez względu czy cały czas działalność była wykonywana, czy z przerwami. I choć w początkach działalności ważne jest by koszty były jak najniższe, w tym również składki ZUS-owskie, nie można jednak zapominać o mankamentach. W przypadku choroby czy macierzyństwa nie można liczyć na zasiłek chorobowy. Nie otrzyma się również pieniędzy z ubezpieczenia wypadkowego. Okres ten nie będzie uwzględniany przy ustalaniu prawa do emerytury, a także – co oczywiste – nie podwyższy jej wysokości. W dowolnym momencie można zrezygnować z tego przywileju. Wystarczy wypełnić deklarację ZUS-ZWUA, by się wyrejestrować. Jednocześnie należy się zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego albo na zasadach preferencyjnych (tzw. mały ZUS), albo normalnych, wypełniając stosownie deklarację ZUS-ZUA lub ZZA.
Mały ZUS można opłacać przez okres 24 miesięcy od rozpoczęcia działalności, ewentualnie bezpośrednio po uldze na start. Warto pamiętać, że jest to przywilej, a nie obowiązek. I w dowolnym momencie można z niego zrezygnować. Opłaca się składkę zdrowotną oraz składki społeczne, które są wyliczane od kwoty zadeklarowanej, ale nie niższej niż 30 proc. minimalnego wynagrodzenia. Tym samym w przypadku zgłoszenia się do ubezpieczenia chorobowego można otrzymać niewielki zasiłek (uzależniony od podstawy naliczanych składek) a okres małego ZUS-u nie podniesie w przyszłości świadczenia emerytalnego. Preferencyjny ZUS jest dobrym rozwiązaniem po uruchomieniu działalności, jeśli przychody firmy są stosunkowo niewielkie. Odbije się ta decyzja natomiast w przyszłości.
Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne od przedsiębiorcy
Uzależniona jest od podstawy wymiaru składek. W przypadku składek emerytalnych i rentowych przedsiębiorca może je określić rocznie na maksymalnym poziomie 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Z kolei podstawa wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie może miesięcznie przekraczać 250 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Jednocześnie warto wspomnieć, że prawo do zasiłku chorobowego za czas niezdolności do pracy można otrzymać po upływie 90 dni nieprzerwanego podlegania ubezpieczeniu chorobowemu.
Zazwyczaj jednak przedsiębiorcy decydują się na opłacanie składek najniższych możliwych. W przypadku ubezpieczeń społecznych podstawą do naliczania należnych składek jest kwota odpowiadająca 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w 2020 roku wynosi 5 227 zł. Tym samym podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w 2020 r. wynosi 3 136,20 zł. Natomiast w przypadku małego ZUS-u podstawa wymiaru nie może być niższa niż 30 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia i nie wyższa niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2020 roku minimalne wynagrodzenie to 2600 zł. Dlatego najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne na warunkach preferencyjnych wynosi 780 zł.
Dopiero po ustaleniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne można przystąpić do wyliczeń wartości składek na poszczególne ubezpieczenia. Ubezpieczenie emerytalne to 19,52 proc., rentowe – 8 proc., chorobowe (jest dobrowolne) – 2,45 proc. Zazwyczaj ubezpieczenie wypadkowe wynosi 1,67 proc. W zależności jednak od branży może być liczone w przedziale od 0,67 proc. do 3,33 proc.
Przy wyliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne warto zwrócić uwagę, że ich wysokość może być zmienna. Wynikać to może z liczby dni w miesiącu, w których prowadzona jest działalność. W przypadku choroby będzie podstawa (a tym samym i składki) pomniejszona za dni nieprzepracowane. Kwotę minimalnej podstawy dzieli się przez liczbę dni danego miesiąca i mnoży przez liczbę dni przepracowanych. Czyli jeśli cały miesiąc chorowaliśmy, to wartość składek na ubezpieczenia społeczne wyniesie zero. Podobnie w przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie miesiąca składki będziemy naliczać proporcjonalnie za dni prowadzenia działalności.
Wysokość składek na ubezpieczenie zdrowotne od przedsiębiorcy
Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest kwota nie niższa niż 75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za IV kwartał ubiegłego roku włącznie z wypłatami z zysku. W 2020 r. podstawa do naliczania składki zdrowotnej wynosi nie mniej niż 4 026,01 zł. Wysokość składki zdrowotnej wynosi 9 proc. podstawy. W roku 2020 kwota składki zdrowotnej to 362,34 zł. Istotną informacją jest to, że składkę zdrowotną odprowadza się w pełnej wysokości bez względu na liczbę dni prowadzenia działalności w miesiącu. W przeciwieństwie do składek na ubezpieczenia społeczne nie stosuje się tu zasady proporcjonalności. W każdym miesiącu danego roku jest to kwota stała niepodlegająca zmniejszeniu. Kwota ta jest identyczna zarówno dla przedsiębiorców korzystających z ulg, jak i rozliczających się z ZUS na normalnych zasadach. Natomiast 7,75 proc. składki zdrowotnej można odliczyć od podatku dochodowego.
Składki na Fundusz Pracy od przedsiębiorcy
Podstawa wymiaru składki jest identyczna jak podstawa wymiaru dla ubezpieczeń społecznych. Składka stanowi 2,45 proc. podstawy wymiaru. Naliczana jest od kwoty równej lub wyższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Osoby rozliczające się na preferencyjnych zasadach nie odprowadzają składki na Fundusz Pracy (ponieważ podstawa stanowi jedynie 30 proc. minimalnego wynagrodzenia). Ponadto część przedsiębiorców, tak jak i pracowników jest zwolnionych z odprowadzania składek na Fundusz Pracy ze względu na wiek. Zwolnienie dotyczy mężczyzn po 60. roku życia i kobiet po 55.
Deklaracje rozliczeniowe – czy są obowiązkowe?
Comiesięczne wysyłanie deklaracji obowiązuje przedsiębiorców zatrudniających pracowników i zleceniobiorców. Termin – do 15. dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni. W przypadku jeśli nie zatrudnia się pracowników, to przedsiębiorca do 10. następnego miesiąca musi sporządzić i wysłać deklarację rozliczeniowej ZUS-DRA za miesiąc poprzedni, czyli miesiąc w którym rozpoczął działalność. Jedna deklaracja wystarczy, jeśli prowadzona była działalność od pierwszego dnia miesiąca. W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie miesiąca konieczne jest sporządzenie deklaracji za miesiąc, w którym została uruchomiona działalność, jak również za pełen miesiąc kolejny. Potem, jeśli składki są identyczne, deklaracji wysyłać już nie trzeba. Natomiast zawsze należy wysłać deklarację dotyczącą miesiąca, w którym jest jakaś zmiana w wysokości składki. Czyli np. jeśli w przez kilka dni właściciel firmy był chory w maju, to deklarację ma obowiązek wysłać do 10. czerwca za miesiąc maj oraz do 10. lipca w pełnej wysokości składek. Jeśli w kolejnych miesiącach składki należne są identyczne, to kolejnych deklaracji wysyłać nie musi.
Termin opłacania składek ZUS przez przedsiębiorcę
Osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie regulują ją do 10. następnego miesiąca. Natomiast, jeśli przedsiębiorca zgłasza do ubezpieczeń również inne osoby (współpracownika, pracownika lub zleceniobiorcę), wówczas składki ZUS za obecny miesiąc opłaca do 15. następnego miesiąca. Terminy opłacania składek pokrywają się z terminami wysłania deklaracji (o ile wysłanie deklaracji jest konieczne).
Terminowość jest sprawą najważniejszą. I jeśli opóźnienie dotyczy składek bez ubezpieczenia chorobowego, to konsekwencją będzie naliczenie odsetek za zwłokę. Natomiast w przypadku braku wpłaty w terminie składki chorobowej (opłacana jest razem z innymi ubezpieczeniami) ustaje ubezpieczenie chorobowe. Nawet opóźnienie o jeden dzień może skutkować ustaniem ubezpieczenia. Wówczas należy albo zgłosić się do ubezpieczenia chorobowego ponownie, albo napisać pismo do ZUS o przywrócenie terminu opłacenia składki. ZUS może się przychylić do prośby, ale nie musi. Najgorzej sytuacja wygląda jeśli o tym, że ustało ubezpieczenie chorobowe dowiaduje się przedsiębiorca w chwili gdy dostaje odmowę wypłaty zasiłku chorobowego. Często z opóźnienia nie zdawał sobie sprawy kilka lat. ZUS nie ma w zwyczaju informowania o tym fakcie. Bywa, że ZUS przychyla się do prośby o wydłużeniu terminu, ale zazwyczaj to dotyczy ubezpieczonych, którym opóźnienie z przyczyn uzasadnionych przytrafiło się raz.
Sposobem na terminowość zapłaty zobowiązań jest konto bankowe
Choć osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą nie ma obowiązku posiadania konta firmowego w banku, to bardzo ułatwia ono przedsiębiorcy życie. Po pierwsze, umożliwia oddzielenie wydatków domowych od firmowych, czyli gwarantuje lepszą kontrolę nad finansami. Po drugie, stwarza możliwość ustawienia zleceń stałych, tak by np. nie zapomnieć o składkach ZUS. Po trzecie, banki coraz częściej rezygnują z opłat za prowadzenie konta firmowego. Warte uwagi jest konto Przekorzystne Biznes w Banku Pekao (z żubrem). Jest ono dedykowane mikroprzedsiębiorstwom. Zero kosztów za aktywne prowadzenie konta, zero za przelewy do ZUS i US, zero za przelewy mobilne, zero za aktywne korzystanie z karty. Można mieć więc wygodę, nie płacąc za nią.
Artykuł powstał we współpracy z Bankiem Pekao S.A. w ramach cyklu „Własna firma krok po kroku„
