KSeF odebrał ci prawo, z którego korzystałeś latami. Teraz każda pomyłka kosztuje

KSeF a brak funkcji znanych z fakturowania „po staremu”

Trudno oprzeć się wrażeniu, że w KSeF brakuje wielu funkcji, które były standardem w fakturowaniu „po staremu”.

Kilka miesięcy funkcjonowania KSeF pozwoliło na zebranie pierwszych opinii o nowych obowiązkach i możliwościach systemu. Wśród powodów do narzekań znajdziemy głównie problemy techniczne, konieczność wypracowania sobie zupełnie nowych nawyków oraz brak niektórych funkcji, które znacząco ułatwiłyby przedsiębiorcom fakturowanie.

Do tej ostatniej kategorii zaliczyć powinniśmy przede wszystkim brak powiadomień o nowych fakturach i brak podglądu dokumentu przed jego wystawieniem. Zdarzają się także bardziej niszowe problemy. Przykładem może być zabranie podatnikom możliwości anulowania faktury.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Anulowanie faktury bez podstawy w ustawie o VAT

Warto w tym momencie zaznaczyć, że takowa nie istniała w treści przepisów ustawy o VAT nawet przed wprowadzeniem KSeF. Praktyka była jednak taka, że w określonych przypadkach mogliśmy anulować fakturę. Jakby tego było mało, sankcjonowały ją wydawane wówczas interpretacje podatkowe.

Dobre wyjaśnienie, czym dokładnie było anulowanie faktury, znajdziemy właśnie w jednej z takich interpretacji, którą opatrzono sygnaturą 0112-KDIL1-3.4012.30.2019.1.AK:

W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji (o przyczynie i okolicznościach anulowania) uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego.

Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Mieliśmy do czynienia z dwiema przesłankami. Anulowana faktura powinna dotyczyć transakcji, która z jakiegoś powodu nie doszła w ogóle do skutku. Dodatkowo nie mogła ona wejść do obrotu prawnego, a więc zostać dostarczona kontrahentowi.

Kiedy anulowanie faktury bywało obowiązkowe

Siłą rzeczy mieliśmy do czynienia z nieformalnym „trybem awaryjnym”, z którego korzystaliśmy w wyjątkowych przypadkach. Mogło się zdarzyć, że wystawiliśmy fakturę, ale nasz odbiorca rozmyślił się, zanim zdążyliśmy mu ją wysłać.

Pikanterii sprawie dodaje to, że w przypadku wystawienia faktury w wyniku błędu Skarbówka wręcz domagała się anulowania faktury zamiast prób jej korygowania.

Faktura korygująca jako jedyna droga w KSeF

Anulowanie transakcji jak najbardziej miało sens. Zamiast wywoływania skutków i negowania ich zaraz potem w trakcie żonglowania korespondencją pomiędzy sprzedawcą a nabywcą, po prostu zgodnie uznawaliśmy fakturę za niebyłą.

Najgłośniejsza reforma podatkowa tego roku przekreśliła tę możliwość. Anulowanie transakcji w KSeF jest niemożliwe. Prawdę mówiąc, system jest wyjątkowo mało wyrozumiały na wszelkiego rodzaju odstępstwa od standardowego schematu fakturowania.

Pisałem niedawno na Bezprawniku, że już drobna literówka w fakturze to problem na tygodnie — nawet poprawienie drobnych pomyłek na fakturze wymaga wystawienia pełnej faktury korygującej. Na uwagę w tym kontekście zasługuje wspomniany wyżej brak podglądu dokumentu przed jego wystawieniem, przez który trudniej te pomyłki wyłapać.

Na dobrą sprawę nie ma się co dziwić, że nie możemy również całkowicie anulować faktury. Żeby ją wycofać z obrotu prawnego, ponownie musimy wystawić fakturę korygującą w KSeF.

Dlaczego anulowanie w KSeF byłoby zbędną funkcją

Pytanie brzmi: czy to aby na pewno przeoczenie ze strony twórców KSeF? Śmiem twierdzić, że nie. Od strony czysto technicznej wystawienie faktury następuje w momencie nadania jej unikalnego numeru przez system. Następuje to automatycznie i praktycznie natychmiast po tym, jak uda mu się przetworzyć dane. Proces ten w najgorszym wypadku trwa kilka minut, a w najlepszym zajmuje sekundy.

Jakby tego było mało, przepisy ustawy o VAT wyraźnie wskazują, że otrzymanie faktury w KSeF, którą wystawiliśmy, następuje właśnie z momentem nadania jej numeru KSeF. Pomiędzy jedną a drugą czynnością nie ma po prostu czasu na anulowanie zgodne z dotychczasowymi zasadami.

Akurat w tym wypadku trudno mówić o niedopatrzeniu czy błędzie. Mamy po prostu do czynienia ze zbędną funkcją, której nie było potrzeby uwzględniać w KSeF. Dla porównania warto przypomnieć, jak przed reformą wyglądała różnica między notą korygującą a fakturą korygującą i kto je wystawiał.

Nowa filozofia fakturowania narzucona przez ustawodawcę

Równocześnie trudno byłoby nie zauważyć, że ustawodawca postanowił narzucić podatnikom nową filozofię fakturowania. Dzięki KSeF jest to proces dużo bardziej sformalizowany, opierający się na ścisłym trzymaniu się z góry wytyczonej ścieżki wystawiania dokumentów ustrukturyzowanych. Nie ma w nim zbyt wiele miejsca na improwizowane rozwiązania bez jasnej podstawy prawnej.

Jeśli mimo wszystko zdarzy się błąd, warto wiedzieć, kiedy wystawić fakturę korygującą i jak ją prawidłowo rozliczyć.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj