Faktura na twój NIP wisi w systemie, a ty o tym nie wiesz. Tak działa teraz KSeF

Moment otrzymania faktury w KSeF — liczy się nadanie numeru identyfikacyjnego

Kiedyś opłacanie faktur było stosunkowo proste. Otrzymywaliśmy papierowy dokument i wiedzieliśmy, że musimy zapłacić wystawcy wskazaną w nim kwotę we wskazanym terminie. Jeżeli takowego na niej nie było, to zapłata powinna nastąpić „niezwłocznie".

Jeżeli wyraziliśmy zgodę na otrzymanie faktury w formie elektronicznej, to jej odebranie następowało w momencie, gdy stosowny plik trafiał na naszą skrzynkę odbiorczą.

Teraz sprawy stanęły na głowie. Odkąd w ramach wprowadzania KSeF weszły w życie nowe przepisy ustawy o podatku i usług, moment wystawienia i otrzymania faktury wynika wyłącznie z ich treści. Mam na myśli nowy art. 106na:

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

(uchylony).

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Ustawodawca uznał, że odbiorca faktury nie musi wiedzieć o jej wystawieniu

Jeżeli otrzymaliśmy fakturę poza KSeF, to wszystko właściwie zostało po staremu. Nas interesuje teraz faktura ustrukturyzowana, która została wystawiona w systemie zgodnie z nowymi obowiązkami. Warto przy tym pamiętać, że skutki wystawienia faktury poza KSeF dla odbiorcy są obecnie znacznie łagodniejsze, niż mogłoby się wydawać — nabywca wciąż zachowuje prawo do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów.

Teraz liczy się tylko przesłanie przez wystawcę faktury do KSeF oraz nadanie jej numeru identyfikującego. Przepis jest jednoznaczny: gdy tylko faktura otrzyma swój numer, my w świetle prawa ją otrzymaliśmy.

Brak powiadomień to konstrukcyjna wada systemu

Dobra wiadomość jest taka, że nowe regulacje całkowicie wyeliminowały wątpliwości co do tego, czy odbiorca otrzymał fakturę. Równocześnie nie sposób nie dostrzec istotnego mankamentu wynikającego z zacytowanego wyżej przepisu. Może się w końcu zdarzyć, że nie mamy bladego pojęcia, że rzeczywiście wystawiono nam jakąś fakturę.

KSeF sam w sobie nie oferuje funkcji powiadomień o otrzymaniu faktury wystawionej na nasz NIP. Trzeba przyznać, że stanowi ona ważną zaletę komercyjnych programów księgowych, których nie oferują nam darmowe oficjalne narzędzia.

Przede wszystkim jednak: formalnie rzecz biorąc, w przepisach ustawy o VAT nie znajdziemy takiego, który nakazywałby informowanie kontrahenta o wystawienia mu faktury. Sprzedawców wiąże obecnie co najwyżej dobra praktyka rynkowa.

Gotowość do odbioru faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r. nie była przypadkiem

Opisana wyżej sytuacja jak najbardziej może nam się przytrafić, jeśli nie korzystamy z dobrego programu księgowego, a my sami nie wyrobiliśmy sobie jeszcze nawyku sprawdzania, czy otrzymaliśmy jakąś fakturę. Co powinniśmy zrobić w momencie, gdy się zorientujemy?

Prawdę mówiąc, właśnie dlatego tak kluczowym elementem całej reformy stało się nałożenie na przedsiębiorców obowiązku gotowości do odbierania faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r. niezależnie od ich wielkości. Przy okazji warto wiedzieć, jak podpisać fakturę w KSeF — wybór odpowiedniej metody uwierzytelnienia bezpośrednio przekłada się na sprawność obsługi systemu.

Niestety, jak już wspomniałem, treść przepisów nie budzi wątpliwości. W momencie nadania fakturze numeru została ona nam „dostarczona" ze wszystkimi tego konsekwencjami. Może się zdarzyć, że wyjątkowo krótki termin zapłaty już upłynął.

Podwójne faktury jeszcze bardziej komplikują sprawę

Sytuacja może się dodatkowo skomplikować, jeśli nasz kontrahent sam słabo się odnajduje w nowych realiach i najpierw wysyła nam fakturę w tradycyjny sposób, a później uzupełnia zaległości w KSeF. Ta sama faktura dokumentująca tę samą transakcję nagle ma dwie różne daty wystawienia. To właśnie podwójne faktury stały się jednym z najczęstszych problemów okresu przejściowego — zjawisko nie tylko bałamuci księgowość, ale też ściąga uwagę skarbówki.

Przynajmniej nie ma wątpliwości co do faktur wystawionych w awaryjnym trybie offline24. Ponownie interesuje nas data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Ryzyko zatorów płatniczych po stronie nieświadomego odbiorcy

Trzeba przyznać, że obowiązujące teraz rozwiązania nie są jakoś dramatycznie złe. W większości przypadków przedsiębiorcy poradzą sobie z odbiorem faktur za pomocą KSeF. W tych skrajnie złych mogą jednak pojawić się zatory płatnicze. Tymczasem UOKiK zwalcza zatory płatnicze coraz skuteczniej — same kary nałożone w pierwszym kwartale 2026 r. przekroczyły 2,6 mln zł, więc nieświadome przegapienie faktury może drogo kosztować.

Trudno przy tym oprzeć się wrażeniu, że przepisom dotyczącym KSeF przydałaby się bardziej aktywna rola odbiorcy faktury. Rozumiem, że organy podatkowe interesuje przede wszystkim proces wystawiania tych dokumentów. Brakuje jednak między innymi obowiązku powiadamiania o tym bardzo istotnym zdarzeniu.

Co dalej z błędami i pomyłkami?

Jeżeli nie ma możliwości technicznej, by system przekazywał informację bezpośrednio odbiorcy, to być może warto byłoby przerzucić taki obowiązek na podmiot, który wystawił fakturę. Tym bardziej że sam mechanizm naprawiania błędów również pozostawia wiele do życzenia — korygowanie pomyłek w KSeF wymaga obecnie wystawienia pełnej faktury korygującej, co dodatkowo wydłuża proces dochodzenia do prawidłowych rozliczeń i — co za tym idzie — do otrzymania zapłaty.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj