Drobna literówka w fakturze, a problem na tygodnie. Tak teraz wygląda korekta w KSeF

Likwidacja not korygujących to nie tylko drobna niedogodność

Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur miało być prawdziwą rewolucją w sposobie fakturowania. Pod tym względem spełnia oczekiwania w całości. Przy czym trzeba pamiętać, że rewolucje mają to do siebie, że często wiążą się z chaosem i zniszczeniami.

Nie należę może do zagorzałych krytyków KSeF, których w debacie publicznej jest pełno, ale dostrzegam najbardziej wyraźne wady nowego stanu prawno-organizacyjnego. Jedną z nich jest sposób radzenia sobie z błędami w fakturze. To, że KSeF kompletnie zmieni sposób, w jaki korygujemy faktury, było jasne już na długo przed jego startem.

Załóżmy, że przy wystawianiu dokumentu w KSeF przytrafiła nam się jakaś drobna pomyłka. Pomyliliśmy cyfrę w NIP nabywcy, źle zapisaliśmy adres albo postawiliśmy przecinek w złym miejscu. Do 1 lutego tego roku nasz nabywca wystawiłby notę korygującą i mielibyśmy problem z głowy. Teraz to niemożliwe.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Korekta w KSeF jest możliwa, ale na zupełnie nowych zasadach

Noty korygujące zostały zniesione wraz ze startem obowiązkowego e-fakturowania za pomocą KSeF. System nie przewiduje mechanizmu samodzielnego korygowania pomyłek już zaakceptowanego dokumentu przez odbiorcę. Tym samym cały proces spada na przedsiębiorcę, który wystawił pierwotny dokument.

To nie tak, że nie da się wystawić korekty w KSeF. Jak najbardziej istnieje mechanizm, który na to pozwala. Niezależnie od programu księgowego albo aplikacji, z których korzystamy, cały proces wygląda mniej więcej tak samo.

Jak krok po kroku skorygować fakturę w KSeF

Najpierw znajdujemy fakturę zawierającą błąd, który chcemy poprawić. Wybieramy opcję „koryguj”. Wypełniamy dane w nowym dokumencie i wpisujemy przyczynę korekty. Następnie wiążemy poprawioną fakturę z tą pierwotną, podpisujemy i wysyłamy. Mamy nawet możliwość stosowania korekt zbiorczych. Warto przy tym wiedzieć, jak podpisać fakturę w KSeF, bo dostępnych metod uwierzytelnienia jest kilka.

Skorygowana faktura jest osobnym dokumentem ze wszystkimi tego konsekwencjami

Pomimo istnienia mechanizmu korygowania faktur w KSeF, przedsiębiorcy głośno narzekają na obecne rozwiązania, a eksperci podatkowi wręcz przestrzegają przed jego konsekwencjami.

Problemy są w gruncie rzeczy dwa. O pierwszym zdążyłem już wspomnieć. Skoro nabywca nie może samodzielnie poprawić nawet najmniejszego drobiazgu w otrzymanej fakturze, to musi się z tym zgłosić do firmy, która ją wystawiła.

Obydwaj przedsiębiorcy muszą się ze sobą dogadać co do tego, co poszło nie tak. Następnie wystawca faktury musi dokonać korekty w KSeF. Jako że łatwa droga do naniesienia poprawek nie istnieje, to odbiorca prawdopodobnie wstrzyma się z płatnością do czasu otrzymania poprawionego dokumentu.

Ma ku temu bardzo ważny powód w postaci problemu drugiego. Faktura pierwotna i faktura skorygowana to z punktu widzenia przepisów dwa osobne dokumenty. Opłacenie błędnej faktury siłą rzeczy stwarza ryzyko, na które mało kto będzie chciał sobie pozwolić.

Zerowanie faktur i wystawianie ich od nowa nie jest akceptowalnym prawnie rozwiązaniem

Wydłużenie drogi do poprawienia faktury w KSeF automatycznie wydłuża czas oczekiwania na płatność za transakcję, której taki dokument dotyczy. W przestrzeni publicznej możemy już od jakiegoś czasu przeczytać o istnym zalewie fakturami korygującymi. Nie ma się co dziwić.

Opisany przeze mnie wyżej przykład i tak należy do tych prostszych. W końcu co w sytuacji, gdy błędy zaczynają się nawarstwiać? Może się zdarzyć, że nie wychwycimy wszystkich od razu. W grę wchodzą także kolejne błędy, które pojawią się już w korekcie. Przemnóżmy to wszystko przez liczbę transakcji pomiędzy tymi dwoma przedsiębiorcami albo nawet przez wielu kontrahentów jednej firmy.

W pewnym momencie aż trudno się w tym wszystkim połapać. Portal wnp.pl podaje, że niektóre firmy radzą sobie z korektami w KSeF w osobliwy sposób. Zerują faktury i wystawiają je od nowa.

Teoretycznie taka możliwość jest zastrzeżona dla przypadków, gdy transakcja w ogóle nie doszła do skutku albo gdy wpisano niewłaściwy numer NIP. Tym samym tworzymy dwie faktury dotyczące tej samej operacji z różną datą wystawienia i różnym numerem.

Konsekwencje takiego postępowania, czyli podwójne faktury, opisywałem niedawno na Bezprawniku. Najdelikatniej rzecz ujmując, nie są one zbyt przyjemne dla sprzedawcy, który się na to decyduje. To także prosta droga do tego, by ściągnąć sobie na głowę jeden z powodów kontroli z urzędu skarbowego, o których lepiej nie zapominać.

Łatwo sobie wyobrazić noty korygujące wewnątrz KSeF

Korygowanie pomyłek w KSeF zdecydowanie skomplikowało codzienną praktykę. Likwidacja not korygujących szczególnie daje się firmom we znaki. Pytanie brzmi: czy można to było w ogóle rozwiązać w jakiś inny sposób? Wydaje mi się, że nie. Wszystko przez filozofię, jaka przyświecała wprowadzeniu KSeF.

Nie da się ukryć, że system jest narzędziem kontroli fiskalnej nad obrotem gospodarczym. KSeF istnieje po to, by organy podatkowe miały dostęp do możliwie szerokiego zakresu informacji o transakcjach objętych podatkiem VAT, w których występuje jakaś forma odliczenia.

Innymi słowy: każdy etap wystawiania faktur ma się odbywać w zasięgu cyfrowych oczu skarbówki. Jeżeli ustawodawca pozwalałby podatnikom na wystawianie not korygujących po staremu, to ważny element fakturowania pozostawałby poza jej zasięgiem.

Państwo wprowadziło KSeF, by kontrolować każdy etap obiegu faktur

Z drugiej strony pozwolenie wystawcom faktur na ich swobodne edytowanie już po zaakceptowaniu i nadaniu numeru pozwalałoby na zmienianie treści dokumentów w locie. Łatwo sobie wyobrazić skalę nadużyć, z jakimi mielibyśmy wówczas do czynienia.

Gdyby nasze państwo było mniej nastawione na sprawowanie totalnej kontroli nad przedsiębiorcami, to zapewne sprawę korygowania pomyłek w KSeF można byłoby załatwić w jakiś mniej dolegliwy sposób. Przykładem może być hipotetyczna opcja wystawienia odpowiednika noty korygującej wewnątrz systemu. Tym bardziej, że KSeF dla mikroprzedsiębiorców bywa szczególnie uciążliwy — to właśnie najmniejsze firmy najbardziej odczują brak prostego mechanizmu poprawiania literówek.

Na przeszkodzie stoi jednak coś, z czym nie sposób cokolwiek zrobić. Mamy w końcu do czynienia z oczywistą wręcz sprzecznością interesów pomiędzy przedsiębiorcami a państwem.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj