Jest to odpowiedź na obowiązek wynikający z Ustawy o ochronie sygnalistów, który dotyczy firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników oraz szeregu innych podmiotów działających w sektorach objętych unijnymi regulacjami. Dzięki nowej funkcji Apfino, organizacje mogą w prosty i bezpieczny sposób zarządzać zgłoszeniami o nieprawidłowościach.

Sygnaliści to osoby zgłaszające przypadki naruszenia prawa, nieprawidłowości czy nadużyć w organizacjach. Aby zapewnić im ochronę, unijna dyrektywa 2019/1937 wymaga od firm wdrożenia procedur umożliwiających anonimowe i bezpieczne raportowanie. Apfino, wychodząc naprzeciw tym potrzebom, wprowadziło rozwiązanie, które nie tylko ułatwia wypełnienie obowiązków prawnych, ale także wspiera kulturę transparentności i odpowiedzialności w firmach.

Bezpieczeństwo danych to kluczowy aspekt nowego rozwiązania Apfino. Każde zgłoszenie dokonywane przez sygnalistę jest automatycznie szyfrowane i przechowywane w polskich centrach danych. Swego czasu sporo pisaliśmy o problemach z anonimowością polskich sygnalistów. Dzięki temu, nawet w przypadku próby nieautoryzowanego dostępu, dane są chronione przed ujawnieniem. Przykładowo, jeśli pracownik zauważył niewłaściwe zarządzanie funduszami w swojej firmie, może zgłosić tę sprawę bez obaw o konsekwencje wynikające z wycieku danych.

Kolejną istotną funkcją jest pełne zachowanie anonimowości sygnalisty. Osoba zgłaszająca naruszenie może być pewna, że jej tożsamość pozostanie nieujawniona, co zwiększa poczucie bezpieczeństwa i motywuje do podejmowania działań na rzecz transparentności. W praktyce oznacza to, że pracownik, który obawia się represji ze strony współpracowników lub przełożonych, może bez przeszkód poinformować o naruszeniu zasad etyki w firmie.

Dzięki wbudowanemu wewnętrznemu komunikatorowi, sygnaliści mogą prowadzić anonimowe rozmowy z osobą odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń w organizacji. To rozwiązanie ułatwia wyjaśnienie szczegółów zgłoszenia czy uzyskanie dodatkowych informacji. Przykładowo, sygnalista zgłaszający nieprawidłowości związane z bezpieczeństwem pracy może otrzymać pytania dotyczące konkretnych sytuacji lub dowodów, co pozwala na bardziej precyzyjną weryfikację zgłoszenia.

Narzędzie dostarcza również gotowe wzory procedur, które można dostosować do specyfiki danej organizacji. Dzięki temu firmy nie muszą zaczynać od zera w procesie wdrażania nowych zasad. Wyobraźmy sobie, że firma działająca w sektorze ochrony środowiska musi dostosować swoje procedury do wymogów unijnych – Apfino dostarcza im gotowe narzędzie, które pozwala na szybkie i efektywne wdrożenie.

Na koniec, pełny rejestr zgłoszeń umożliwia organizacjom monitorowanie i analizowanie przypadków naruszeń. Ułatwia to raportowanie podczas audytów lub kontroli, a także pozwala firmom zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Na przykład firma transportowa, korzystając z rejestru, może zauważyć powtarzające się zgłoszenia dotyczące łamania zasad bezpieczeństwa i podjąć odpowiednie działania naprawcze.

Dla firm korzystających już z Apfino w zakresie usług takich jak wsparcie przy wypełnianiu obowiązków AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy), nowe narzędzie jest kolejnym krokiem w rozwoju platformy. Co więcej, biura rachunkowe mogą liczyć na specjalne oferty przy wdrażaniu funkcji dla sygnalistów.