Na czym polega nowość? e-Archiwum działa w ramach systemu e-Doręczeń i jest dostępne dla każdego, kto posiada Adres do e-Doręczeń oraz aktywną Skrzynkę Doręczeń.
Mówiąc prościej: jeśli ktoś już korzysta z oficjalnej cyfrowej korespondencji z urzędami, teraz zyska narzędzie, które pozwoli mu archiwizować dokumenty w sposób formalnie potwierdzony. Każdy plik otrzymuje bowiem kwalifikowany znacznik czasu, czyli elektroniczny stempel, który potwierdza datę jego złożenia i nienaruszalność treści.
Nowa usługa jest odpowiedzią na realny problem, z którym od lat mierzą się zarówno instytucje publiczne, jak i prywatne firmy – chaosem w zarządzaniu dokumentami. W erze cyfrowej niemal wszystko generuje ślady elektroniczne, ale bez odpowiednich narzędzi łatwo pogubić się w gąszczu faktur, umów czy urzędowych pism.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 21,36%
e-Archiwum ma pełnić rolę cyfrowego sejfu, do którego można zajrzeć z dowolnego miejsca i urządzenia. Dokumenty są szyfrowane, zabezpieczone hasłem, a dostęp do nich wymaga elektronicznego uwierzytelnienia.
W praktyce rozwiązanie może okazać się użyteczne nie tylko dla urzędników czy dużych przedsiębiorstw. Mała firma, która do tej pory trzymała ważne dokumenty w segregatorach, zyska możliwość przechowywania ich w jednym miejscu, bez ryzyka, że zaginą przy przeprowadzce czy zostaną przypadkowo usunięte.
Z kolei obywatel prowadzący spór z urzędem skarbowym czy bankiem będzie mógł sięgnąć po dokument opatrzony dowodem archiwizacji – a to argument mocniejszy niż zwykły PDF przechowywany na domowym dysku.
Warto pamiętać, że e-Archiwum nie pojawia się w próżni
Od października 2021 roku działa już Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, czyli e-Doręczenia, które umożliwiają instytucjom wymianę oficjalnej korespondencji drogą cyfrową. Dla sektora prywatnego powstał natomiast e-Polecony – elektroniczny odpowiednik tradycyjnego listu poleconego. To dzięki niemu firmy mogą wysyłać wiadomości, które mają pełną moc dowodową, a ich odbiór jest rejestrowany z dokładnością co do minuty. e-Archiwum uzupełnia ten system, pozwalając nie tylko wysłać, ale i bezpiecznie przechować treść.
Trzeba przyznać, że to kolejny krok w kierunku cyfryzacji państwa, ale też dowód, że Poczta Polska próbuje odnaleźć swoje miejsce w świecie, gdzie list papierowy staje się coraz większą rzadkością. Zamiast konkurować z kurierami, gdzie chyba już przegrała, instytucja szuka przewagi w obszarze usług zaufania elektronicznego – czyli tam, gdzie ważne są nie tyle szybkość, co bezpieczeństwo i moc prawna.
Pytanie brzmi, jak szybko użytkownicy przyzwyczają się do takich rozwiązań. Cyfrowe narzędzia państwowe często startują z opóźnieniem, a tempo ich adopcji bywa powolne. Z drugiej strony, pandemia i rozwój e-administracji przyzwyczaiły nas, że coraz więcej spraw urzędowych można załatwić z domu. W tym kontekście e-Archiwum wydaje się naturalnym rozszerzeniem dotychczasowej infrastruktury.
