Czy można odliczyć od podatku ekspres do kawy? Jak najbardziej. No, chyba że akurat ten znajduje się wyłącznie w gabinecie przedsiębiorcy, a pracownicy nie mają do niego dostępu. W takiej sytuacji mamy do czynienia z wydatkiem związanym z osobą przedsiębiorcy. Takowe nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.
Organy podatkowe nie zakwestionują zakupu ekspresu do użytku pracowników
Kawa należy do najpopularniejszych codziennych napojów w Polsce. Ustępuje co prawda popularnością herbacie, ale nie dzieli ich zbyt wiele. Kawę regularnie pije nawet 80 proc. mieszkańców naszego kraju, przy czym codzienną konsumpcję deklaruje 60 proc. W przypadku herbaty odsetek ten wynosi 83 proc. Siłą rzeczy ekspres do kawy w firmie to całkiem rozsądna inwestycja. Na pewno ktoś w przedsiębiorstwie będzie chciał się jej napić. Taki wydatek można też bez większych przeszkód wrzucić w koszty uzyskania przychodu.
Nie da się ukryć, że firmowy ekspres do kawy zazwyczaj nie będzie budzić żadnych wątpliwości po stronie organów podatkowych. Napój ten powszechnie jest wiązany z bardziej wydajną pracą. Kofeina zawarta w kawie prowadzi do zwiększonej czujności i zmniejszenia odczucia zmęczenia. Poprawia też nastrój oraz zdolność do koncentracji. Praktycznie wszystkie te korzyści przydają się w pracy. Skoro zaś wymiernie pomagają pracownikom pracować, to tym samym zakup ekspresu z łatwością spełnia jedno z wymagań stawianych przez art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Oczywiście zakup ekspresu do kawy nie został przez ustawodawcę wymieniony wprost jako jeden z rodzajów firmowych kosztów niepodlegających odliczeniu. Nie można też go przypisać do innych pozycji z tej długiej listy. Powinniśmy przy tym wziąć poprawkę na konieczność dokonania amortyzacji, jeśli zakupiliśmy ekspres do kawy o wartości powyżej 10 000 zł. Przy czym akurat w tym przypadku możemy zdecydować się na jednorazową amortyzację.
Jest jednak pewna konkretna sytuacja, która może pokrzyżować plany uwzględnienia zakupu w kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorstwa. Wystarczy, że ekspres do kawy nie służy potrzebom pracowników.
Jeżeli ekspres do kawy ma służyć wyłącznie prezesowi, to o wrzuceniu w koszty mowy być nie może
Dość łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której firmowy ekspres do kawy znajduje się w gabinecie samego przedsiębiorcy. Pracownicy nie mogą z niego skorzystać. Powiedzmy, że użyjemy przykładu firmy, która zapewnia personelowi najtańszą kawę z marketu i czajnik. Wówczas sytuacja się nieco komplikuje. Mamy bowiem do czynienia z wydatkiem, który nie służy firmie, ale komfortowi samego przedsiębiorcy. Organy podatkowe klasyfikują takowe jako wydatki osobiste. Te z kolei nie podlegają odliczeniu od podatku dochodowego.
Teoretycznie możemy próbować się bronić, że przecież z kawy korzystają także klienci w trakcie rozmów biznesowych. Takie uzasadnienie wydaje się drogą prowadzącą donikąd. Mamy bowiem do czynienia z rodzajem kosztów, który ujęto wprost w art. 23 ust. 1 pkt 23) ustawy o PIT.
1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
23) kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
Warto przy tym nadmienić, że orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego skłania się obecnie do szerokiej interpretacji kosztów reprezentacji. Najlepszym przykładem może być wyrok z 2012 r. o sygnaturze II FSK 1445/10:
Koszty reprezentacji, o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.
Nie ma więc znaczenia, że nasz ekspres do kawy był dość tani, a samą kawę kupujemy okazyjnie. Najprawdopodobniej nie będziemy mieli możliwości zaliczenia zakupu urządzenia do kosztów uzyskania przychodu. Wniosek nasuwa się sam: jeśli chcemy rzucić w koszty firmowy ekspres, to naprawdę powinniśmy dzielić się nim z pracownikami. Podobną zasadę zastosujemy zresztą do wielu innych firmowych urządzeń, które nie są absolutnie niezbędne przedsiębiorcy do pracy, a jedynie poprawiają jej komfort. Wygląda więc na to, że zgodnie z przysłowiem chytry dwa razy traci.
