Firmowa pieczątka nie jest obowiązkowa, a niekiedy nawet przydatna

Zaryzykowałbym stwierdzenie, że pieczątki wykorzystujemy dzisiaj przede wszystkim dla wygody

Kiedyś wyrobienie sobie własnej pieczątki wydawało się jednym z ważniejszych pierwszych kroków stawianych przez świeżo upieczonych przedsiębiorców. Cały czas bywa ona uważana za nieodłączny atrybut każdej poważnej instytucji. Do tego grona oczywiście zaliczamy także wszystkie firmy niezależnie od ich rozmiaru.

Pieczęć to rozwiązanie stare niczym cywilizacja. Używano ich do zabezpieczania dokumentów oraz poświadczania ich autentyczności. Z tą drugą funkcją niejako możemy się zetknąć do dzisiaj. O ile sama firmowa pieczątka nie ma żadnej specjalnej mocy prawnej, o tyle jej postawienie sprawia wrażenie, że wszystko jest w porządku ze złożonym obok podpisem.

Trzeba przyznać, że współczesna pieczątka zawiera najczęściej wszystkie informacje potrzebne do zidentyfikowania danego przedsiębiorcy, a nawet pracownika, który w jego imieniu takową postawił. Możemy na pieczątce umieścić firmowe logo, numery NIP i REGON, adres przedsiębiorstwa oraz telefon z adresem mailowym. Nic nie stoi na przeszkodzie, by umieścić tam wszystko to, co przyjdzie nam do głowy i fizycznie się zmieści w odbijanym obszarze.

Prawdę mówiąc, pieczątkę może sobie wyrobić każdy. Współczesna technologia sprawia, że podrobienie czyjejś nie jest zadaniem niewykonalnym. Rzecz jasna wykorzystywanie jej do podrabiania dokumentów stanowi przestępstwo tzw. fałszerstwa materialnego, które jest zagrożone karą od 3 miesięcy do 5 lat w więzieniu. Sama taka możliwość sprawia jednak, że warto się zastanowić nad rzeczywistym znaczeniem firmowych pieczątek w dzisiejszym świecie.

Zacznijmy od pewnej oczywistości. Nie ma przepisu, który nakazywałby nam wyrobienie sobie firmowej pieczęci, czy korzystania z niej na co dzień. Przepisy ustawy prawo przedsiębiorców dość jasno określają, jakie dane identyfikują przedsiębiorcę: jego firma oraz NIP. Warto zwrócić uwagę na art. 20 przywołanej ustawy.

Firmowa pieczątka w pliku .pdf? To się jak najbardziej da zrobić

Tak naprawdę nasz numer NIP, swoją firmę oraz adres siedziby przedsiębiorstwa możemy na dokumencie wypisać odręcznie. Siłą rzeczy o wiele wygodniejsze będzie wpisanie naszych danych identyfikacyjnych w treści samego dokumentu, najlepiej na samym jego początku. Firmowa pieczątka służy tak naprawdę temu, by uprościć i przyspieszyć całą sprawę. Znaczenie prawne dokumentowi nadajemy poprzez złożenie na nim podpisu.

Można postawić tezę, że na co dzień korzystamy z pieczątek bardziej z wygody niż z konieczności. Nie bez znaczenia jest także podejście konsumentów. Nie bez powodu wspomniałem, że firmowa pieczątka służy sprawianiu wrażenia "poważnej instytucji". W dzisiejszych czasach można się jednak z powodzeniem obejść bez niej.

W komunikacji z organami państwa samorządy coraz częściej korzystają z drogi elektronicznej. Nie chodzi nawet o wygodę i szybkość takiej formy komunikacji. Ustawodawca najzwyczajniej w świecie nie zostawia nam wyboru. Także pomiędzy przedsiębiorcami maile są szybsze od wysyłania do siebie pism w formie papierowej. Wydawać by się mogło, że przecież w pliku .pdf nie odbijemy pieczątki. Czy jednak aby na pewno?

Jesteśmy tak przyzwyczajeni do stosowania pieczątek, że chcemy, by nasze dokumenty elektroniczne również zawierały ich odpowiednik. Potrzeba jest zaś matką wynalazków. Nic więc dziwnego, że dostawcy kwalifikowanych podpisów elektronicznych oferują przedsiębiorcom także zbliżone rozwiązanie w postaci kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Nie jest to zamiennik podpisu. Wciąż jednak służy uwierzytelnianiu tych dokumentów, które nie wymagają złożenia żadnego oświadczenia woli. Dzięki zastosowaniu pieczęci elektronicznej odbiorca ma pewność, że dokument rzeczywiście wystawiła nasza firma.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj