W sytuacji, gdy nie możemy załatwić pewnych spraw osobiście, możemy ustanowić pełnomocnika. Osoba ta będzie działała w naszym imieniu i na naszą rzecz. Jednak nie w każdej sytuacji ustanowiony przez nas pełnomocnik będzie mógł swobodnie działać za nas. Problematycznym staje się również wybór formy, w jakiej udzielane jest pełnomocnictwo. Jak udzielić pełnomocnictwa, a co najważniejsze jak odwołać pełnomocnictwo, gdy na przykład stracimy zaufanie do swojego pełnomocnika?
Czym jest pełnomocnictwo
Pełnomocnictwo jest jednostronnym upoważnieniem wskazanej osoby, czy też osób do dokonywania określonych czynności, w imieniu i na rzecz mocodawcy. Innymi słowy, udzielając komuś pełnomocnictwa, udzielamy przyzwolenia, aby wskazane w pełnomocnictwie sprawy zostały uregulowane w naszym imieniu. Powody udzielania pełnomocnictw są różne. Począwszy od braku czasu w wyniku natłoku obowiązków, przez choroby ograniczające naszą aktywność fizyczną, na zwykłej wygodzie kończąc. Pełnomocnik, działając w imieniu i na rzecz swojego mocodawcy podejmuje decyzje i dokonuje czynności wiążących swojego mocodawcę.
Jak udzielić pełnomocnictwa w skuteczny sposób – forma pełnomocnictwa
Udzielenie pełnomocnictwa nie jest takie proste, jak może się wydawać, zanim przystąpimy do jego udzielenia. W pierwszej kolejności należy się zastanowić, w jakiej formie takie pełnomocnictwo będzie w ogóle skuteczne. Co do zasady forma pełnomocnictwa musi być taka sama jak forma czynności jaka będzie dokonywana w imieniu mocodawcy. Cóż to oznacza?
Przykładowo: pełnomocnik ma kupić w imieniu mocodawcy mieszkanie. Formą czynności notarialnej – umowy sprzedaży mieszkania – jest akt notarialny. Zatem pełnomocnictwo do zakupu tego mieszkania również musi mieć formę aktu notarialnego. Gdy pełnomocnik ma zawrzeć w imieniu mocodawcy umowę najmu w zwykłej formie pisemnej, to pełnomocnictwo w zwykłej formie pisemnej będzie jak najbardziej wystarczające. Pełnomocnictwo do reprezentowania przed różnymi urzędami, organami administracji rządowej oraz samorządowej, a także innymi instytucjami również może być udzielone w zwykłej formie pisemnej. W niektórych przypadkach konieczne będzie pełnomocnictwo z podpisem notarialnie poświadczonym.
Przy organach administracji samorządowej oraz wszelkich podmiotach państwowych należy zwrócić szczególną uwagę czy ten dany podmiot nie żąda przypadkiem udzielenia pełnomocnictwa na swoim formularzu. Często też koniecznym będzie uiszczenie opłaty skarbowej w związku z działaniem przez pełnomocnika.
Poczta Polska – smutny wyjątek
Ciekawym przypadkiem jest Poczta Polska, która żąda od interesantów pełnomocnictw udzielonych i opłaconych bezpośrednio na poczcie. W praktyce niejednokrotnie zdarzało się, iż pełnomocnictwa udzielone w najwyższej przewidzianej formie, to jest w formie aktu notarialnego, były przez Pocztę Polską niehonorowane. A w związku z tym pełnomocnicy nie mogli odebrać korespondencji w imieniu swoich mocodawców.
Co powinno zawierać skuteczne pełnomocnictwo
Aby pełnomocnictwo było wystarczające i skuteczne należy starannie je napisać. W pierwszej kolejności należy wskazać miejsce i datę jego sporządzenia oraz odpowiednio zatytułować dokument. Następnie należy określić, kto udziela pełnomocnictwa i komu. W tej części należy wypisać jak największą ilość danych osobowych, aby wyzbyć się wszelkich wątpliwości co do tożsamości osób wskazanych w pełnomocnictwie. Wskazujemy imiona (wszystkie jeśli jeśli jest więcej niż jedno), nazwiska, numery PESEL, imiona rodziców, adres zamieszkania. W tym miejscu możemy również wskazać serie i numery dowodów osobistych. Należy jednak mieć na uwadze, że przy wymianie tego dokumentu, nowy dowód osobisty będzie miał już oczywiście inną serię i numer. Następnie wskazać należy zakres umocowania. Innymi słowy, do czego upoważniamy swojego pełnomocnika. Na końcu jedynie mocodawca składa podpis. Podpis pełnomocnika jest zbędny.
Jak udzielić pełnomocnictwa do wszystkiego, czyli do niczego
W Polsce niestety nie można udzielić pełnomocnictwa tak obszernego, aby obejmowało wszelkie możliwe do wykonania czynności w imieniu mocodawcy. Nie jest więc wystarczającym określenie zakresu umocowania jednym zdaniem. Zatem nad zakresem pełnomocnictwa należy się sumiennie zastanowić i wypisać każdą możliwą czynność osobno i w sposób jak najbardziej szczegółowy i szeroki.
Jak odwołać pełnomocnictwo
Pełnomocnictwo może zostać odwołane w każdym czasie. Wyjątkiem są pełnomocnictwa, w których mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa – zgodnie z art. 101 Kodeksu cywilnego. Warto pamiętać, że śmierć mocodawcy powoduje wygaśnięcie pełnomocnictwa.
Dla odwołania pełnomocnictwa nie jest wymagana żadna szczególna forma. Oznacza to, że odwołanie może nastąpić w dowolnej formie, jednak dla celów dowodowych należy zachować formę pisemną. Najistotniejszym aspektem odwołania pełnomocnictwa jest to, żeby pełnomocnik mógł zapoznać się z treścią tego odwołania.
Odwołanie pełnomocnictwa nie rozwiązuje problemu z niesfornym pełnomocnikiem
Każdy kto odwołał pełnomocnictwo, z uwagi na nieuczciwe zamiary swoje pełnomocnika, powinien zapoznać się z treścią art. 105 Kodeksu cywilnego. Stanowi on o tym, iż pełnomocnik działając w ramach pierwotnego umocowania, ale już po jego wygaśnięciu, nadal może dokonać ważnej czynności w imieniu swojego mocodawcy. Zakładając przy tym, że druga strona czynności nie wiedziała i nie mogła się dowiedzieć, iż pełnomocnictwo to wygasło. Mówiąc bardziej obrazowo: pomimo odwołania pełnomocnictwa istnieje ryzyko, iż pełnomocnik nadal dokona czy będzie dokonywał ważnych czynności w imieniu mocodawcy.
Niestety ustawodawca nie przewidział żadnego rozwiązania, które chroniłoby mocodawcę przed nieuczciwością pełnomocnika. A wystarczyłoby niewiele. Chociażby dla pełnomocnictw przekraczających zwykły zarząd i sporządzanych przez notariusza lub w jego obecności idealnym rozwiązaniem byłby stosowny rejestr pełnomocnictw. Notariusz mógłby wprowadzać takie pełnomocnictwo do rejestru. A w przypadku odwołania również notariusz, czy też sam mocodawca mógłby dokonać adnotacji w rejestrze o odwołaniu. W dobie postępującej cyfryzacji nie byłoby problemem, aby rejestrację przeprowadzał bezpośrednio mocodawca.
Innym ciekawym rozwiązaniem byłyby pełnomocnictwa udzielane na określony czas, po upływie, którego pełnomocnictwo stawałoby się już całkiem bezużyteczne.
Jak zabezpieczyć swój interes w obecnej sytuacji
Wyjście z tej kłopotliwej sytuacji jest jedno. Należy opisywać w pełnomocnictwie dokładnie do czego i na jakich warunkach pełnomocnik jest umocowany do działania w imieniu i na rzecz mocodawcy. W razie obaw nie pozostawiać decyzyjności w rękach pełnomocnika. A tym bardziej, jeśli jest to osoba trzecia niezbyt z nami związana. Określać jak najdokładniej, w jakich granicach może działać pełnomocnik. Natomiast jako pełnomocnika wybierać jedynie zaufane osoby.
