Najlepiej zacząć od początku, czyli od kwestii rejestracji działalności. Na tym polu jednoosobowa działalność gospodarcza z pewnością ma natomiast nad spółką z o.o. przewagę. Wszystko dlatego, że wpis do CEIDG nie wymaga opłat czy zbędnych formalności. W przypadku spółki z o.o. procedura jest bardziej skomplikowana. Konieczne okazuje się sporządzenie umowy spółki. Można skorzystać wprawdzie z gotowego wzoru, jednak ten ma swoje ograniczenia i nie w każdym wypadku wystarczy do uregulowania wszystkich istotnych kwestii. Wtedy umowę trzeba sporządzić u notariusza, a z tym wiążą się oczywiście dodatkowe koszty, takie jak chociażby taksa notarialna. Do założenia spółki z o.o. konieczny jest też kapitał zakładowy. Jego minimalna wartość będzie wynosić 5 tysięcy złotych, choć nie zawsze musi być pokryty gotówką. Do tego dochodzą jeszcze dodatkowe opłaty - koszt wpisu do KRS wysokości 500 zł lub 350 zł w przypadku formy elektronicznej oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Kolejna różnica między powyższymi formami prowadzenia działalności gospodarczej związana jest z dysponowaniem pieniędzmi. Osoba wpisana do CEIDG nie będzie otrzymywać pensji czy dokładnie rozliczać każdej złotówki. Właściwie od razu może wydawać pieniądze, które wpłyną na konto. W spółce z o.o. jest natomiast inaczej. Nawet jeśli jej założyciel jest jednocześnie członkiem zarządu i jedynym wspólnikiem, nie będzie mógł korzystać z konta spółki tak, jakby to były jego pieniądze prywatne. Wszystkie wpłaty i wypłaty muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w umowach czy fakturach. Dokładne dokumentowanie każdej transakcji niesie za sobą natomiast kolejny obowiązek – prowadzenie pełnej księgowości.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej co do zasady księgowość można prowadzić w formie uproszczonej. Jest to na tyle nieskomplikowane, że wiele przedsiębiorców decyduje się radzić sobie bez pomocy osoby z zewnątrz. W przypadku zlecenia tej usługi koszty nie są natomiast zbyt wysokie, bo wynoszą około 100 złotych. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku spółki z o.o. Tutaj obowiązuje bowiem pełna księgowość generująca wydatek około 500 złotych, do którego dochodzi jeszcze koszt sporządzania sprawozdań finansowych.

Jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o.o. to także obowiązek płacenia podatków. Istnieją jednak znaczące różnice. Osoba prowadząca spółkę nie będzie mogła dysponować pieniędzmi jak swoimi do momentu wypłaty wynagrodzenia lub dywidendy. Nawet jeśli w spółce z o.o. jest tylko jeden wspólnik, formalnie stanowi on bowiem oddzielny podmiot. Z jednej strony spółka płaci więc podatek dochodowy od osób prawnych – CIT, a następnie kolejnemu opodatkowaniu podlega wypłata wynagrodzenia. Jednoosobowa działalność gospodarcza będzie natomiast objęta tylko jednym podatkiem. Wydaje się, że i tutaj spółka z o.o. ma więcej wad, ale nie zawsze – podatek CIT można pomniejszyć, wliczając w koszt uzyskania przychodu więcej elementów niż jest to możliwe w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Może to być na przykład wynagrodzenie wypłacane ze spółki, a także najem nieruchomości czy sprzętu. Również wysokość podatku PIT da się obniżyć, wybierając korzystniejszą formę wypłat – na przykład wypłacając środki jako czynsz za najem, a nie jako dywidendę.

Nie można zapomnieć o kolejnej dużej zalecie prowadzenia działalności w formie spółki z o.o. – brak ZUS-u. Wysokość składek z tytułu ubezpieczeń społecznych niektórych przyprawia o zawrót głowy. W spółce z o.o. mającej przynajmniej dwóch wspólników zarówno ci wspólnicy, jak i członkowie zarządu nie będą objęci obowiązkowymi składkami ZUS. No właśnie – muszą być to co najmniej dwie osoby, inaczej ZUS-u się nie uniknie. Co więcej, odpada możliwość skorzystania z szeregu ulg, jakie są do dyspozycji początkującego przedsiębiorcy - ulga na start, preferencyjne składki czy nawet działalność nierejestrowana.

Ostatnia zaleta spółki z o.o., dla niektórych najbardziej istotna, to ograniczona odpowiedzialność. W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG będzie on odpowiadał całym swoim majątkiem osobistym. Wspólnicy spółki z o.o. co do zasady natomiast za zobowiązania spółki nie odpowiadają. Oznacza to, że wierzyciele będą się domagać spełnienia świadczeń tylko z majątku spółki. Oczywiście jest jeszcze kwestia odpowiedzialności członków zarządu, ale dotycząca konkretnych sytuacji szczegółowo uregulowanych w Kodeksie spółek handlowych. Osoba prowadząca działalność w formie spółki z o.o. może być spokojniejsza o swój majątek osobisty, co przy transakcjach opiewających na wysokie kwoty ma duże znaczenie.

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, która forma działalności będzie lepsza. W przeciwnym razie zdania nie byłyby tak podzielone. Wiele zależy od specyfiki danego biznesu. Działalność w formie spółki z o.o. pozwala niekiedy na łatwiejsze nawiązywanie stosunków gospodarczych, branie większych kredytów, pozyskiwanie środków unijnych czy prowadzenie działalności na szerszą skalę. Jednocześnie odpowiedzialność jest mniejsza, a podwójne opodatkowanie może obrócić się na korzyść. Z drugiej strony pozostaje kwestia wyższych opłat związanych z księgowością, zgłaszaniem wniosków do KRS i mnóstwo formalności takich jak podejmowanie uchwał czy składanie sprawozdań finansowych. Małe biznesy usługowe czy niewielkie sklepy powinny natomiast stawiać na generującą mniej wydatków jednoosobową działalność gospodarczą.