Określenie tego, co może stanowić koszty uzyskania przychodu, nie zawsze jest proste. Zwłaszcza gdy kupowane jest jedzenie lub inne artykuły spożywcze. Są jednak takie sytuacje, kiedy jedzenie w kosztach firmy ma swoje uzasadnienie i może obniżyć podatek do zapłaty.
Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą wie, że są takie wydatki, które nie budzą wątpliwości, ale są też takie, gdzie po otrzymaniu faktury pojawiają się wątpliwości, czy można ująć je w ramach prowadzonej firmy.
Wiele pytań budzą często zwłaszcza wydatki związane z zakupem jedzenia i innych artykułów spożywczych. Przede wszystkim warto pamiętać, że aby coś mogło zostać ujęte w koszty uzyskania przychodu, musi dotyczyć prowadzonej działalności gospodarczej. Musi albo służyć uzyskaniu przychodu, albo zachowaniu lub zabezpieczeniu źródeł przychodów.
Jedzenie w kosztach firmy ma uzasadnienie, jeżeli jesteśmy zobowiązani do jego zakupu na przykład przez przepisy BHP
W przypadku jedzenia takim wydatkiem będą na przykład napoje dla pracowników. Zakup herbaty, kawy, wody czy innych napojów dla osób, które zatrudniamy, jak najbardziej można rozliczać w ramach prowadzonej firmy.
Tak rozliczane mogą być wydatki nie tylko na napoje, ale też na dania gotowe, które są zakupione dla pracowników. Także one mogą być ujmowane jako koszty uzyskania przychodu, aczkolwiek tutaj należy mieć na uwadze, że fiskus może mieć więcej wątpliwości. Jednak jeżeli przedsiębiorca jest zobowiązany do zapewnienia posiłków profilaktycznych, to nie ma problemu, by ich koszt ujmować w ramach prowadzonej firmy.
Podobnie będzie w sytuacjach, gdy przedsiębiorca nie jest zobowiązany ustawowo do zakupienia posiłków zatrudnionym, ale będą miały miejsce specjalne okoliczności. Takimi będą na przykład nadgodziny albo wyjątkowo intensywna praca, która miała miejsce.
Bloger kulinarny ma prawo w koszty wliczyć ziemniaki i marchew. Ale musi być świadomy, że to on musi zadbać o zasadność tych wydatków
Wydatki na jedzenie w ramach prowadzonej działalności będą mogli rozliczyć też na przykład blogerzy kulinarni, którzy potrzebują produktów spożywczych do tworzenia treści. Warto jednak pamiętać, że to nie znaczy, że wystarczy założyć bloga, gdzie będziemy wrzucać codzienne obiady, by móc w ramach firmy rozliczać zakupy na rosół.
Taka działalność faktycznie musi być prowadzona i przede wszystkim przynosić jakieś przychody. Dodatkowo to na przedsiębiorcy zawsze ciąży kwestia udowodnienia, że dany wydatek można powiązać z osiąganymi przychodami. Warto więc, przy tak prowadzonej firmie, zbierać dowody, które pomogą to uwiarygodnić.
Wydatki na gastronomię związaną ze spotkaniem z kontrahentem także mogą stanowić koszty uzyskania przychodu
Najtrudniejsze do rozstrzygnięcia są zawsze wydatki związane z usługami gastronomicznymi. Zwłaszcza gdy są one kupowane podczas spotkań z klientami. W kosztach uzyskania przychodu nie mogą bowiem być rozliczane wydatki związane z reprezentacją. Problematyczne jest jednak to, że nigdzie w ustawie nie jest określone, czym faktycznie jest reprezentacja i jakich konkretnie wydatków dotyczy.
Interpretacja ogólna, jaką Ministerstwo Finansów wydało w listopadzie 2013 roku, określiło, że podatnicy mają prawo rozliczyć w ramach prowadzonej firmy wszelkie wydatki związane nie tylko z drobnymi poczęstunkami (takimi jak na przykład herbata, ciastka czy paluszki), ale także te, które dotyczą obiadów czy lunchów z klientami. Najważniejsze, by spotkania te dotyczyły prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.
