Narobić sobie kłopotów poprzez ignorowanie obowiązków związanych z KSeF możemy na trzy podstawowe sposoby
Obowiązki, za których ignorowanie nie grożą żadne sankcje, to tzw. lex imperfecta – prawo niedoskonałe. Nie po to ustawodawca je ustanawia, żeby obywatele je sobie lekceważyli. Nie inaczej jest w przypadku Krajowego Systemu e-Fakturowania. Wchodząca w życie od 2026 roku nowelizacja ustawy o VAT zakłada w swoim art. 106ni konkretne przypadki, w których przedsiębiorcom grożą kary za wystawianie faktur poza systemem.
Interesują nas przede wszystkim trzy główne przypadki mogące skutkować jej nałożeniem. Najbardziej oczywistym z nich jest ten, w którym przedsiębiorca nie wystawia faktury ustrukturyzowanej przy pomocy KSeF, choć ciąży na nim taki obowiązek. Przypomnijmy: docelowo system ma objąć praktycznie wszystkie firmy w Polsce, w tym także podatników zwolnionych z VAT. Wyłączenia z KSeF są zaś dość wąskie. Można więc śmiało założyć, że taki obowiązek jak najbardziej będzie na nas ciążył. Należy także wspomnieć, że faktura wystawiona za pomocą programu księgowego staje się ważna dopiero wtedy, gdy skutecznie wyślemy ją do systemu, otrzyma stosowny numer, a my dostaniemy potwierdzenie jej odbioru.
Drugi przypadek dotyczy faktur wystawionych według nieprawidłowego wzoru podczas awarii KSeF albo oprogramowania stosowanego przez danego przedsiębiorcę. Mamy do dyspozycji tryb offline24 na wypadek wystąpienia tego rodzaju zdarzenia. Trzeba jednak pamiętać, że faktura cały czas musi być zgodna ze wzorem XML opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Jeżeli nie będzie, to powinniśmy się liczyć z karą.
Sprawdź polecane oferty
Nawet 1200 zł w tym 300 zł na Mikołajki
Citi Handlowy
RRSO 19,91%
Trzeci przypadek obejmuje podatników, którzy nie prześlą w ustalonym czasie do KSeF faktury, która została wystawiona poza systemem. W przypadku awarii mamy na to 7 dni. Jeżeli zaś mamy do czynienia z planową niedostępnością systemu, to termin ten wynosi zaledwie 1 dzień. Czym się różni jedno od drugiego? Przez awarię należy rozumieć brak dostępu do KSeF w wyniku nagłego zdarzenia losowego, na które nie mamy większego wpływu. Planowa niedostępność natomiast – jak sama nazwa wskazuje – wiąże się z zaplanowanymi z góry działaniami, które są konieczne, ale równocześnie uniemożliwiają korzystanie z systemu w normalny sposób. Przykładem mogą być różnego rodzaju prace serwisowe. W tym przypadku podatnicy będą po prostu informowani z wyprzedzeniem.
Kary za wystawianie faktur poza KSeF są surowe, ale przynajmniej nie stracimy automatycznie możliwości dokonania odliczeń
Wysokość kary za wystawianie faktur poza KSeF będzie zależała przede wszystkim od wysokości podatku, który został na niej wykazany. Może sięgnąć nawet 100 proc. tej kwoty. Co w sytuacji, gdy podatek nie został wykazany, bo dotyczy transakcji nieopodatkowanej? Wówczas w grę wchodzi kara sięgająca 18,7 proc. całkowitej kwoty należności na fakturze. Nie da się ukryć, że są to dość surowe kary, jak na uchybienia natury czysto formalnej.
Jest w tym wszystkim także dobra wiadomość dla przedsiębiorców. Kary za wystawianie faktur poza KSeF nie będą stosowane aż do włączenia do pełnego startu systemu od 1 stycznia 2027 r. Po raz kolejny warto przypomnieć, że wówczas do grona podmiotów zobowiązanych do korzystania z KSeF dołączą najmniejsi przedsiębiorcy określani przez Ministerstwo Finansów mianem "wykluczonych cyfrowo".
Resort finansów w rozmowie z Business Insider nie zostawił wątpliwości co do zamiaru niewymierzania kar przewidzianych w art. 106ni ustawy o VAT.
Administracja skarbowa w pierwszych miesiącach funkcjonowania obowiązkowego KSeF będzie skupiała swoje działania na edukowaniu podatników oraz wspierała ich w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku.
[...]
Faktycznie do końca 2026 roku nie będą stosowane kary na podstawie art. 106ni ustawy o VAT. Wyłączono także w tym okresie stosowanie ustawy Kodeks karny skarbowy. Zgodnie bowiem z art. 106ni ust. 4 ustawy, w przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku, o którym mowa w art. 106ga ust. 1, art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4 lub art. 106nh ust. 2 nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. W związku z tym kary i sankcje będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Ministerstwo zwraca uwagę, że o ile przez pierwszy rok obowiązywania systemu zamierza traktować podatników ulgowo, o tyle gorąco zachęca do sumiennego realizowania ciążących na nas obowiązków. Zauważa przy tym, że "że KSeF niesie ze sobą wiele uproszczeń, zarówno jeśli chodzi o obieg dokumentów i ich rozliczanie, jak i o zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur. Pozwala przy tym, od strony nabywcy, na łatwiejsze wykazanie należytej staranności w odliczaniu podatku naliczonego".
Należy przy tym wspomnieć, że nawet w przypadku faktur wystawionych poza KSeF będzie istniała możliwość odliczenia z nich podatku. Po prostu pozostanie element zbadania, czy istnieją materialne przesłanki do jego dokonania. Dodatkowo Ministerstwo Finansów przypomina, że możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodu w podatku dochodowym nie jest uzależniona od potwierdzenia danego wydatku fakturą wystawioną za pomocą KSeF.
