Nieterminowe regulowanie przez kontrahentów należności to problem niejednego przedsiębiorcy. Zdarza się nawet, że dana osoba nie może zapłacić, bo sama czeka na przelew od klientów i tak tworzy się błędne koło. Oczywiście powodów może być jednak znacznie więcej – od zwykłego zapominalstwa do złej woli. Co więc może zrobić przedsiębiorca, gdy kontrahent nie płaci faktury?
Na początek zwykłe ponaglenie
Przed podjęciem radykalnych działań lepiej zacząć od windykacji miękkiej. Czasami już zwykłe przypomnienie o konieczności zapłaty może przynieść zamierzony efekt. Powodów, dla których kontrahent nie płaci faktury, może być wiele i nie trzeba od razu zakładać jego złej woli. Warto najpierw porozmawiać i w razie potrzeby uzgodnić nowy termin płatności. Dbanie o dobre relacje też będzie mieć znaczenie, szczególnie w przypadku długoterminowej współpracy. Nie można jednak w imię tych relacji udawać, że problemu w ogóle nie ma. To spowoduje tylko narastanie długi i bardziej napięte stosunki. Zamiast tego należy podkreślić konieczność regularnego płacenia należności. I co najważniejsze – nie można dać się zbyć. Kontrahent może obiecać, że zapłaci już następnego dnia i wcale tego nie zrobić. Wtedy możliwości są dwie: kolejny telefon i uprzejme upomnienie albo dalsze, bardziej stanowcze działania.
Polubowne rozwiązanie sporu, czyli wezwanie do zapłaty
Kiedy windykacja miękka nie przynosi zamierzonych efektów, można wysłać wezwanie do zapłaty. Najlepiej zrobić to listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, by mieć dowód w ewentualnym sporze sądowym. Wezwanie do zapłaty udowodni kontrahentowi, że sprawa zaległej płatności jest traktowana poważnie. Można przygotować je przy pomocy prawnika albo samodzielnie. Ważne, by znalazły się w nim takie elementy jak:
- data i miejsce wystawienia wezwania
- dane przedsiębiorcy
- dane kontrahenta
- kwota do zapłaty
- dokument, z którego wynika obowiązek zapłaty – w tym wypadku faktura
- termin na zapłatę
- numer rachunku bankowego, na który należy uiścić płatność
W wezwaniu do zapłaty warto też wspomnieć, że brak uiszczenia należności w wyznaczonym terminie poskutkuje skierowaniem sprawy na drogę sądową bez wysyłania dalszych wezwań. Podkreślenie konsekwencji dalszej bierności w sytuacji, gdy kontrahent nie płaci faktury, może być dla niego dobrą motywacją do uregulowaniu długu.
Wstrzymanie współpracy lub rozwiązanie umowy
W wielu przypadkach kontrahenta zmobilizuje także wstrzymanie współpracy. Metoda ta nie zadziała jednak , jeśli dana usługa czy sprzedaż jest jednorazowa. Można jednak rozważyć także wypowiedzenie umowy i wyciągnąć dalsze konsekwencje, które zostały w niej przewidziane. Najczęściej będzie to egzekwowanie kary umownej za niedotrzymanie zawartych w umowie postanowień.
Odsetki i rekompensata
Jeśli kontrahent nie płaci faktury w terminie, może ponadto zostać obciążony odsetkami z tytułu nieterminowej płatności. Obecnie odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 9,5% w stosunku rocznym. Dodatkowo, zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych istnieje możliwość żądania rekompensaty równowartości odpowiednio 40, 70 czy 100 euro ze względu na koszty poniesione w związku z odzyskiwaniem należności.
Wpisanie do rejestru dłużników
Istnieje także możliwość wpisania kontrahenta do krajowego rejestru dłużników po założeniu konta w BIG InfoMonitor. Muszą jednak zostać spełnione trzy warunki:
- zaległość powstała co najmniej przed 30 dniami
- wynosi minimum 500 złotych
- co najmniej 30 dni przed wpisem dłużnik otrzymał wezwanie do zapłaty
Pozostaje jeszcze droga sądowa
Kiedy klient nie chce płacić faktury VAT, a wszystkie powyższe czynności nie pomogą, można spełnić obietnicę z wezwania do zapłaty i wnieść sprawę na drogę sądową. Zazwyczaj spór zakończy się wydaniem nakazu zapłaty, który po opatrzeniu w klauzulę będzie stanowił tytuł egzekucyjny. Komornik spróbuje odzyskać kwotę wynikającą z faktury wraz z odsetkami ustawowymi i kosztami postępowania sądowego. Niestety, od momentu skierowania sprawy do sądu do wyegzekwowania należności przy pomocy komornika minie wiele miesięcy. Nie wspominając już o tym, że w przypadku mniejszych przedsiębiorstw załatwianie sprawy sądowe i prowadzenie egzekucji może być po prostu nieopłacalne.
