Przed podjęciem radykalnych działań lepiej zacząć od windykacji miękkiej. Czasami już zwykłe przypomnienie o konieczności zapłaty może przynieść zamierzony efekt. Powodów, dla których kontrahent nie płaci faktury, może być wiele i nie trzeba od razu zakładać jego złej woli. Warto najpierw porozmawiać i w razie potrzeby uzgodnić nowy termin płatności. Dbanie o dobre relacje też będzie mieć znaczenie, szczególnie w przypadku długoterminowej współpracy. Nie można jednak w imię tych relacji udawać, że problemu w ogóle nie ma. To spowoduje tylko narastanie długi i bardziej napięte stosunki. Zamiast tego należy podkreślić konieczność regularnego płacenia należności. I co najważniejsze – nie można dać się zbyć. Kontrahent może obiecać, że zapłaci już następnego dnia i wcale tego nie zrobić. Wtedy możliwości są dwie: kolejny telefon i uprzejme upomnienie albo dalsze, bardziej stanowcze działania.

Kiedy windykacja miękka nie przynosi zamierzonych efektów, można wysłać wezwanie do zapłaty.  Najlepiej zrobić to listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, by mieć dowód w ewentualnym sporze sądowym. Wezwanie do zapłaty udowodni kontrahentowi, że sprawa zaległej płatności jest traktowana poważnie. Można przygotować je przy pomocy prawnika albo  samodzielnie. Ważne, by znalazły się w nim takie elementy jak:

W wezwaniu do zapłaty warto też wspomnieć, że brak uiszczenia należności w wyznaczonym terminie poskutkuje skierowaniem sprawy na drogę sądową bez wysyłania dalszych wezwań. Podkreślenie konsekwencji dalszej bierności w sytuacji, gdy kontrahent nie płaci faktury, może być dla niego dobrą motywacją do uregulowaniu długu.

W wielu przypadkach kontrahenta zmobilizuje także wstrzymanie współpracy. Metoda ta nie zadziała jednak , jeśli dana usługa czy sprzedaż jest jednorazowa. Można jednak rozważyć także wypowiedzenie umowy i wyciągnąć dalsze konsekwencje, które zostały w niej przewidziane. Najczęściej będzie to egzekwowanie kary umownej za niedotrzymanie zawartych w umowie postanowień.

Jeśli kontrahent nie płaci faktury w terminie, może ponadto zostać obciążony odsetkami z tytułu nieterminowej płatności. Obecnie odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 9,5% w stosunku rocznym. Dodatkowo, zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych istnieje możliwość żądania rekompensaty równowartości odpowiednio  40, 70 czy 100 euro ze względu na koszty poniesione w związku z odzyskiwaniem należności.

Istnieje także możliwość wpisania kontrahenta do krajowego rejestru dłużników po założeniu konta w BIG InfoMonitor. Muszą jednak zostać spełnione trzy warunki:

Kiedy klient nie chce płacić faktury VAT, a wszystkie powyższe czynności nie pomogą, można spełnić obietnicę z wezwania do zapłaty i wnieść sprawę na drogę sądową. Zazwyczaj spór zakończy się wydaniem nakazu zapłaty, który po opatrzeniu w klauzulę będzie stanowił tytuł egzekucyjny. Komornik spróbuje odzyskać kwotę wynikającą z faktury wraz z odsetkami ustawowymi i kosztami postępowania sądowego. Niestety, od momentu skierowania sprawy do sądu do wyegzekwowania należności przy pomocy komornika minie wiele miesięcy. Nie wspominając już o tym, że w przypadku mniejszych przedsiębiorstw załatwianie sprawy sądowe i prowadzenie egzekucji może być po prostu nieopłacalne.