Mimo że biznes na fakturach stoi, warto pamiętać, że dokument ten nie zastąpi dobrze spisanej umowy. Jeżeli kontrahent nie płaci, sprawa w końcu trafi do Sądu. W sytuacji, w której Sąd na dowód naszej należności otrzyma jedynie wystawioną przez nas fakturę, może mieć poważne wątpliwości co do tego, czy do zawarcia umowy w ogóle doszło. Przeterminowane faktury to nic fajnego, a dodatkowo jest duża szansa, że nierzetelny partner przed Sądem będzie się zachowywał jak bohater czeskiego filmu – nic nie wiem, nic nie słyszałem. Sąd nie zasądzi należności jedynie na podstawie wystawionej przez nas faktury VAT. Co innego, gdy kontrahent przyzna na etapie postępowania sądowego, że wierzytelność istnieje, bądź faktura została przez niego podpisana, ale o tym później.

Idealną sytuacją jest każdorazowe potwierdzenie ustaleń w formie pisemnej umowy, jednak w niektórych sytuacjach to niepraktyczne. Jeżeli współpraca trwa przez długi czas i opiera się tylko na wystawionych fakturach, warto pomyśleć o spisaniu umowy o współpracy. Możemy w sposób ogólny określić w niej wzajemne obowiązki i uprawnienia stron. Umowa o współpracy, która przykładowo przewiduje, że za świadczone usługi będą wystawiane faktury VAT, a kontrahent jest zobowiązany w określonym terminie od wystawienia faktury (lub określonym w samej fakturze) do zapłaty należności bądź wniesienia zastrzeżeń, może bardzo pomóc.

Bez pisemnej umowy, dysponując samą niepodpisaną fakturą, będziemy musieli posłużyć się innymi środkami dowodowymi dla udowodnienia naszej należności. Przykładowo: zeznaniami świadków bądź wymienioną z przeciwnikiem korespondencją. Już samo to sprawia, że proces staje się o wiele bardziej skomplikowany. Być może transakcję obsługiwaliśmy my sami, być może nasz były pracownik. Nie zawsze wiadomo, kto odbierał faktury po drugiej stronie, a korespondencja może być niejasna. Nawet jeżeli mamy coś więcej na poparcie naszego roszczenia niż faktura, to wszystko stwarza dodatkowe problemy.

Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak wygląda faktura VAT. Zgodnie z ustawą o podatku VAT treść faktury musi zawierać między innymi miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług. Również ze względu na ewentualne postępowanie o odzyskanie wierzytelności, warto zadbać o to, aby faktura umożliwiała ustalenie czego dotyczyła umowa. Zamiast skromnego "usługa informatyczna" można pokusić się o większą szczegółowość, tak aby treść nie pozostawiała wątpliwości, co w istocie było przedmiotem świadczenia. Przykładowo: wynajem pojazdu marki Porsche Cayman, 140 zł za dobę, ilość 5, łącznie 700 zł netto. Jeżeli dodamy do tego termin spełnienia świadczenia, mamy w zasadzie w jednym dokumencie wszystkie elementy istotne umowy najmu.

Treść faktury VAT może definiować więc istotne elementy umowy (strony, rodzaj sprzedawanej rzeczy, cenę). Dodatkowo treść faktury może determinować także inne wzajemne zobowiązania, w tym:

Przy okazji warto zwrócić uwagę, jaką formę zapłąty przewiduję wystawiane przez nas faktury. W razie postępowania nie musimy udowadniać tego, że nasz dłużnik nie zapłacił, tylko że spełniliśmy naszą część zobowiązania. Jeżeli jednak załączymy do pozwu fakturę VAT, która sugeruje, że do zapłaty doszło w formie gotówkowej możemy mieć problem. Zakłądając, że dłużnik pójdzie w zaparte, to możemy się nieźle napocić przekonując Sąd, że dłużnik nie zapłacił w formie gotówki.

Co do zasady dla swojej ważności faktura VAT nie wymaga na gruncie prawa podatkowego podpisu. Niezależnie od wymogów prawa podatkowego podpis na fakturze VAT to prawdziwy game changer. Na podstawie samego podpisu, Sąd może uznać, że dłużnik zapoznał się z treścią faktury. Podpis na fakturze VAT to też jeden z elementów, które pomogą nam uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym. Nakaz w nakazowym to pociąg ekspresowy do skutecznej windykacji. Jedną z podstaw wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym jest właśnie posiadanie zaakceptowanego przez dłużnika rachunku.

Warto też zadbać o to, aby ramka do podpisu dla kontrahenta zawierała więcej treści niż "upoważniony do odbioru faktury". Faktura Vat o takiej treści może zostać uznana za dowód na to, że dłużnik jedynie otrzymał fakturę, a nie zaakceptował rachunek. Można przemyśleć więc dodanie wzmianki "akceptuję rachunek/fakturę". W treści faktury możemy także zawrzeć adnotację o np. przyjęciu towaru bez zastrzeżeń. Taki zapis opatrzony podpisem dłużnika stanowi argument za tym, że druga strona nie zgłosiła żadnych uwag do naszego świadczenia.

Zawarcie w treści faktury terminu oraz sposobu spełnienia świadczenia sprawia, że dokument ten w oczach Sądu powinien spełniać wymogi wezwania do zapłaty. Nie ma obowiązku wysłania wezwania przed rozpoczęciem sprawy sądowej, jednak jego brak może mieć przykre konsekwencje. Strona, która przegrała sprawę zobowiązana jest zwrócić koszty procesu. Od tej zasady są jednak wyjątki. Zgodnie z art. 101 k.p.c. jeżeli dłużnik nie dał powodu do wytoczenia powództwa i uznał przy pierwszej czynności procesowej żądanie pozwu, Sąd może zasądzić na jego rzecz koszty procesu, mimo tego, że przegrał sprawę. Skierowanie do dłużnika skutecznego wezwania do zapłaty i upływ wyznaczonego w nim terminu do zapłaty wyłącza wyjątek przewidziany w art. 101 k.p.c.

Warto też rozważyć dobitny zapis, zgodnie z którym faktura VAT stanowi jednocześnie wezwanie do zapłaty. Uczciwy kontrahent nie powinien się z tego powodu stresować. Ten mniej rzetelny, dostanie delikatny sygnał, że oczekujemy płatności w terminie.

Ustawa o podatku VAT stanowi, że w przypadku, gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą. Przedsiębiorca, który otrzymał fakturę za usługę bądź towar, którego nie zamawiał, powinien fakturę zwrócić bądź wezwać nas do wystawienia korekty. Nie można przecież księgować faktur nie dokumentujących rzeczywistych transakcji. Dlaczego to istotne?

Dowód na doręczenie faktury VAT to bardzo mocny atut. Dlaczego skoro nastąpiło doręczenie faktury VAT, a dłużnik się z nią nie zgadza, nie zwrócił się do kontrahenta o wystawienie faktury korygującej bądź nie odesłał faktury? Na te pytania Sąd będzie musiał odpowiedzieć w sprawie o zapłatę. Warunkiem jest to, że przedłożymy niezbity dowód na doręczenie faktury VAT. Dowodem na doręczenie faktury VAT może być list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub wiadomość e-mail.

Nie ma to, jak dłużnik, który zaprzecza istnieniu zobowiązania, mimo że częściowo zapłacił za fakturę (nawet w formie zaliczki). Potwierdzenie zapłaty części faktury nie stanowi jeszcze o uznaniu roszczenia w całości. Jest to jednak mocny dowód na to, że roszczenie istnieje (w szczególności, gdy brak umowy). Warto również zachować dowody na to, że do tej pory nasz dłużnik rozliczał się z nami właśnie na podstawie faktur. Taka historia współpracy między stronami pozwala przypuszczać, że wystawiona przez nas faktura nie wzięła się znikąd.

Warto przemyśleć powyższe uwagi, tak aby zadbać o swój interes także na etapie tworzenia i przesyłania faktury VAT. Nawet najlepszy prawnik nie pomoże, jeżeli mamy nieporządek w papierach.  Wszystkie omówione aspekty mogą okazać się mniej lub bardziej istotne w zależności od poszczególnych sytuacji. Niektóre elementy można po prostu wprowadzić do szablonu faktury VAT i spać spokojniej. Powyższe sugestie powinny służyć jako podstawa do przemyślenia treści naszej faktury i kontaktów z kontrahentami.

Nie można zapominać też o tym, że niedługo powraca postępowanie gospodarcze. Znowelizowana procedura ma przyspieszyć sprawy o zapłatę, niestety istnieje też ukryty koszt. Nowe zasady przewidują mocne ograniczenia dowodowe i skupiają się właśnie na dowodzie z dokumentów. Na tym polu istotną rolę będzie na pewno odgrywał dowód z faktury VAT.