Jest wielu przedsiębiorców, którzy wcale nie potrzebują wynajmować biura czy lokalu, by móc prowadzić własną działalność. Najczęściej dotyczy to osób prowadzących jednoosobową firmę. Czy jednak koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu można zaliczyć do wydatków firmowych? A jeśli tak, to czy konieczne jest wydzielanie osobnego pomieszczenia na potrzeby firmy?
Koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu a koszty uzyskania przychodu
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które są związane z uzyskaniem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła (pomijając wydatki wymienione w art. 23 ustawy o PIT). Co jednak ważne, do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wydatków, które mają znamiona wydatku prywatnego. Dobrym przykładem jest kwestia zaliczania wydatków poniesionych na ubrania do wydatków firmowych. Zakup garnituru czy koszuli będzie usprawiedliwiony tylko wtedy, gdy umieści się na nich logo czy herb firmy. W innym wypadku ubrania, nawet jeśli przedsiębiorca kupił je w celach reprezentacyjnych, nie można zaliczyć do wydatków firmowych.
Z tego względu dość długo przyjmowało się, że jeśli koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu mają zostać uznane za wydatek firmowy, to przedsiębiorca powinien wydzielić osobne pomieszczenie tylko na potrzeby firmy. Czyli na przykład urządzić tam mini-biuro (stanowisko do pracy), przechowywać rzeczy niezbędne do wykonywania działalności (np. materiały, produkty itd., jeśli taki jest charakter działalności). W tym pomieszczeniu nie mogły za to znajdować się żadne rzeczy, które miały charakter prywatny. Przykład – szafa z ubraniami czy kanapa z telewizorem. Jak łatwo się domyślić, koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu dało się zatem zaliczyć jako koszty uzyskania przychodu, ale często było to niepraktyczne i wymagało od przedsiębiorcy dodatkowych czynności. Ponadto wtedy w wydatki firmowe można było wliczyć tylko proporcjonalną część czynszu.
Od 2017 r. nie trzeba już wydzielać osobnego pomieszczenia
Wszystko zmieniło się w 2017 r., kiedy fiskus wydał interpretację indywidualną (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.361.2017.1.ES), która zmieniła dotychczasową praktykę. Możemy w niej przeczytać, że ustawa nie warunkuje możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na czynsz czy media od wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza.
Należy jednak pamiętać, że mimo to nie można ująć kosztu czynszu w pełnej wysokości w kosztach podatkowych. Przedsiębiorca musi wskazać, w jakiej części wykorzystuje mieszkanie na potrzeby prowadzenia firmy. Powinien również odpowiednio udokumentować wydatki.
