Czy jeśli kupisz najnowszego smartfona i prowadzisz firmę, to możesz go wrzucić w koszty uzyskania przychodu? Wszystko, co warto wiedzieć o kosztach firmowych

Koszty uzyskania przychodu: co to jest?

Koszt uzyskania przychodu to wydatek, który przedsiębiorca ponosi w związku z prowadzoną przez siebie działalnością. Co ważne, wydatek ten musi mieć wpływ na wielkość przychodu osiąganego z prowadzenia firmy. Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są również wydatki, które przedsiębiorca poniósł w celu zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątki od tej zasady są określone w art. 23. Chodzi m.in. o wydatki na reprywatyzację, odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych czy wydatki na spłatę rat pożyczek i kredytów. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się także wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie prawidłowej realizacji pracowniczego programu emerytalnego. Co ciekawe, kosztem uzyskania przychodu jest również opłata recyklingowa, o której mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi.

Uwaga: z możliwości wliczenia wydatków na firmę w koszty uzyskania przychodu mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy z US rozliczają się na zasadach ogólnych lub na podstawie podatku liniowego.

Co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?

Ustawodawca nie określił jednak dokładnie, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – stworzył jedynie ogólny katalog poglądowy. Do najpopularniejszych wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu zalicza się m.in. zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, koszty związane z wynajęciem biura, zakup sprzętu komputerowego czy telefonu służbowego, a także np. wydatki poniesione w związku z prowadzeniem strony internetowej poświęconej prowadzonej działalności gospodarczej. Chodzi zatem o to, by zakup dokonany przez przedsiębiorcę przyczynił się do osiągnięcia przychodu i by był faktycznie potrzebny do prowadzenia działalności.

Odpowiadając zatem na pytanie tytułowe – przedsiębiorca jak najbardziej może wliczyć zakup smartfona do kosztów firmowych. Musi jednak wykazać, że jest to telefon do celów służbowych (czyli do rozmów z kontrahentami itd.). I – uwaga – wyłącznie do celów służbowych. Wydatek ma mieć związek jedynie z działalnością gospodarczą prowadzoną przez przedsiębiorcę, a przedmiot zakupu (lub usługa) nie może mieć cech wydatku prywatnego. Przedsiębiorca, który nie jest pewien, czy dany wydatek można wliczyć w koszt uzyskania przychodu, może wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. Zwłaszcza że czasem nie jest to takie oczywiste, o czym może świadczyć spór blogerki modowej z fiskusem. 

Jak udokumentować koszty uzyskania przychodu?

Kwestia rozstrzygnięcia, czy dany wydatek można wrzucić w koszty firmowe to jedno. Kolejną ważną kwestią jest sposób udokumentowania tych wydatków. Wytyczne zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Podstawa zapisów w KPiR została sprecyzowana w art. 12 ust. 3, pkt 1 i 2 rozporządzenia:

Dokumenty, które będą stanowić podstawę do wliczenia danego wydatku w koszty firmowe, muszą być sporządzone w języku polskim, w sposób zrozumiały i pełny – czyli np. używane skróty muszą być powszechnie znane.

Powyższy tekst to zbiór najbardziej podstawowych informacji dotyczących kosztów uzyskania przychodu. W kolejnych artykułach będą poruszane już bardziej szczegółowe kwestie, takie jak np. samodzielne przygotowanie dokumentacji kosztów uzyskania przychodu. Omówione również zostaną poszczególne interpretacje podatkowe.