Nagrywanie rozmów a RODO: czy zapis prywatnej rozmowy to już przetwarzanie danych osobowych?

RODO to nie tylko kolejne niepotrzebne nikomu wyskakujące okienka w internecie i rozmaici asekuranci wśród decydentów

Nagrywanie rozmów w dzisiejszych czasach kojarzy się przede wszystkim z podsłuchami i rozmaitymi aferkami na styku świata polityki i biznesu. W praktyce jednak nagrywający nie zawsze mają względem swojego rozmówcy niecne zamiary. Bywa tak, że nagrywanie rozmów jest po prostu konieczne. Z jednej strony mamy rozmowy toczone z klientem, chociażby w ramach telemarketingu. Jest to element działalności gospodarczej, często nielubiany przez klienta - telefony od telemarketerów są zazwyczaj po prostu irytujące - jednak wciąż popularny wśród przedsiębiorców. Na przeciwnym biegunie znaleźć można rozmowy telefoniczne przeprowadzane przez dziennikarzy. Wierny zapis rozmowy jest w takim przypadku niezwykle przydatny do właściwego zacytowania, z którą była toczona.

W grę wchodzą także rozmaite sprawy prywatne, ocierające się czasem już o podsłuchiwanie - najczęściej jednak zupełnie niewinne i niegroźne. Biorąc pod uwagę to, jak ustawodawcy, zarówno krajowi jak i - zwłaszcza - unijni, wzięli się za ochronę naszych danych osobowych, warto sobie zadać pytanie: jak nagrywanie rozmów ma się do RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych? Zastanawia się nad tym chociażby serwis MondayNews.

Nagrywanie rozmów w celach osobistych z punktu widzenia RODO jest czynnością zupełnie neutralną

RODO niewątpliwie zmieniło nasze życia, w jakimś stopniu. Oczywiście, najbardziej widoczne są kolejne wyskakujące okienka informujące o wszystkich wymaganych przez rozporządzenie meandrach przetwarzania danych osobowych przez stronę. W dalszej kolejności należałoby wskazać nadgorliwców tworzących rozmaite absurdy RODO, na wszelki wypadek - żeby tylko nie ryzykować kary. Zmiany jednak dotyczą innych kwestii. Nagrywanie rozmów również nie pozostało wolne od wpływu nowej rzeczywistości prawnej.

Stara ustawa o ochronie danych osobowych zawierała wyłączenie osób fizycznych wykorzystujących zgromadzone dane do celów prywatnych. RODO zawiera również swoisty wentyl bezpieczeństwa gwarantujący prawa osób niemających nic wspólnego z biznesem, bądź administracją. Właściwy przepis znajdziemy już w preambule rozporządzenia. Jest na tyle istotny, że warto poznać się z nim w całości:

Jak widać, nagrywanie rozmów przez osobę prywatną jest w pełni zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Nie zawierają one żadnego wymogu informowania rozmówcy o tym, że rozmowa będzie nagrywana. Także dziennikarze są chronieni przed koniecznością wypełniania większości obowiązków, która na inne "zawodowe" podmioty nakłada rozporządzenie. Wyłączenia ustawowe dotyczą także wypowiedzi akademickiej.

Może nie każde nagrywanie rozmów będzie prowadziło do gromadzenia danych osobowych, ale szansa na to jest bardzo duża

Odmienny sposób wygląda sytuacja nagrywania rozmów wykonanych na potrzeby działalności gospodarczej. W takim przypadku należy uczynić zadość wszystkim wymogom stawianym przez art. 13 rozporządzenia. Oznacza to w szczególności konieczność poinformowania drugiej strony o celu przetwarzania danych osobowych, podstawie prawnej tegoż. Dodatkowo art. 12 RODO wymaga przedstawiania informacji w sposób zwięzły, przejrzysty, zrozumiały i jasny. W szczególności, gdy rozmówcą jest dziecko.

Teoretycznie nie każde nagrywanie rozmów będzie od razu gromadzeniem danych osobowych. Istnieje jednak spore ryzyko, że poprzez sam fakt nagrania rozmowy można, choćby przez przypadek, zgromadzić takie chronione przez rozporządzenie dane. RODO bardzo szeroko definiuje pojęcie "danych osobowych". To zasadniczo wszelkiego rodzaju dane o zidentyfikowanej, lub możliwej do zidentyfikowania osobie - bezpośrednio, lub pośrednio. Rozporządzenie podaje kilka przykładów, takich jak "imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość danej osoby."

Tak szeroka definicja ma bardzo istotne znaczenie dla dalszych rozważań. W praktyce okazuje się, że nie trzeba wcale tak naprawdę móc dokładnie zidentyfikować konkretną osobę. Wystarczy potencjalnie mniej-więcej móc określić, kim ona jest. Dotyczy to w szczególności chociażby internetowych identyfikatorów, wymienionych wprost. Te, o ironio, stosowane były przede wszystkim po to, by właśnie zachować względną anonimowość w Sieci. Jak to się ma do nagrywania rozmów? Otóż zgromadzenie, a potem przetworzenie, danych osobowych jest dużo łatwiejsze, niż by się na pierwszy rzut oka mogło zdawać.