Z kreskami czy bez. Jak podawać NIP na fakturze?

Firma Prawo dołącz do dyskusji (8) 06.10.2021
Z kreskami czy bez. Jak podawać NIP na fakturze?

Patryk Wieczyński

Każdy przedsiębiorca praktycznie zna swój numer NIP na pamięć. Jest on z nim wszędzie. Na każdej wystawionej lub otrzymanej fakturze, na rozliczeniu rocznym, czy na drukach do urzędów skarbowych. Czasami nadal się jednak zdarza, że ktoś zwraca uwagę na to, w jaki sposób zapisywany jest ten numer. Czy należy zapisywać NIP z kreskami, czy bez, a jeżeli z kreskami, to w których miejscach?

NIP z kreskami czy bez? Obecnie nie jest to istotne

Numer NIP kiedyś był nadawany praktycznie każdemu podatnikowi, teraz jest on istotny przede wszystkim dla tych, którzy prowadzą działalność gospodarcza. Wielu z nich zna go na pamięć, bo podaje się go praktycznie przy każdej okazji.

Warto zauważyć jednak, że numer ten jest zapisywany na przeróżne sposoby. Czasem z myślnikami, czasem bez. Czasem z dopiskiem PL na początku, a czasem nie. Czy jest jakiś jeden poprawny format?

Okazuje się, że dla kwestii podatkowych nie ma to obecnie szczególnego znaczenia. Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wskazuje jedynie, że:

NIP nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika, płatnika podatku albo płatnika składek ubezpieczeniowych

Niezależnie więc od tego, czy NIP zostanie zapisany z kreskami lub bez, nie jest to istotne. Najważniejsze jest jedynie to, by numer był zapisany poprawnie.

Podobnie ma się rzecz z prefiksem PL przed numerem NIP. Niektóre firmy domyślnie dodają taki prefiks na swoich fakturach w danych kontrahenta. Ma to znaczenie jedynie przy transakcjach międzynarodowych, aczkolwiek jeżeli zostanie zastosowane w transakcji krajowej, to także jest poprawne i nie ma potrzeby poprawiania tego, na przykład za pomocą noty korygującej.

Warto przy tym zauważyć, że jeżeli sami chcemy dodać prefiks PL przed swoim numerem NIP, to możemy zrobić to tylko, jeżeli wcześniej zgłosiliśmy na VAT-R, że chcemy otrzymać taki NIP europejski, ponieważ zamierzamy dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Dawniej inny był format numeru NIP dla osób fizyczny, a inny dla pozostałych podmiotów

Wątpliwości dotyczące tego, czy NIP powinno zapisywać się z kreskami lub bez może mieć przyczynę jeszcze z czasów, gdy ten numer był częściej używany także przez osoby fizyczne.

Wtedy istniała taka zasada, że NIP nadany osobom fizycznym był rozdzielany inaczej niż ten przyznany pozostałym podmiotom.

  • XXX-XXX-XX-XX – osoby fizyczne
  • XXX-XX-XX-XXX – pozostałe podmioty

Obecnie stosuje się głównie zapis bez kresek i mogą to robić także osoby, którym przyznano numer jeszcze z kreskami. Nie ma to szczególnego znaczenia, o ile numer zapisany jest poprawnie.

Numer NIP dla podatnika jest ważniejszy niż PESEL i powinien go używać wszędzie

Warto tutaj też zauważyć, że osoba fizyczna, która prowadzi działalność i ma nadany numer NIP, to właśnie go powinna używać przy wszelkich rozliczeniach i kontaktach z urzędami. Nawet rozliczając się wspólnie z małżonkiem na koniec roku np. poprzez PIT-36, należy podać numer NIP w polu identyfikator, a w przypadku małżonka, który nie ma działalności, numer PESEL.

Podobnie jest także, przy mikrorachunku podatkowym. Jest on generowany na podstawie numeru NIP lub PESEL, dlatego przedsiębiorca ma możliwość wygenerowania dwóch różnych numerów kont.

Jednak prowadzący działalność gospodarczą powinni korzystać tylko z mikrorachunku wygenerowanego na podstawie numeru NIP. Wyłącznie na nie powinno się opłacać wszelkie należności podatkowe, także wtedy, gdy nie dotyczą ściśle firmy.

Podatnik, który nie ma firmy, ale ma nadany NIP, powinien natomiast korzystać z mikrorachunku wygenerowanego na podstawie numeru PESEL.