KSeF – od kiedy i dla kogo?
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w Polsce od 2022 r. jako rozwiązanie dobrowolne, jednak ustawodawca zdecydował o wprowadzeniu jego obowiązkowego stosowania dla podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. Rozwiązanie już obowiązuje, przepisy weszły w życie 1 lutego 2026 (przynajmniej dla części przedsiębiorców) i spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorcom. W praktyce oznacza to, że zdecydowana większość polskich przedsiębiorców musi wystawiać faktury wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, za pośrednictwem systemu Ministerstwa Finansów.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje podatników VAT mających w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności, a więc praktycznie wszystkich polskich firm. Dla wielu przedsiębiorców to prawdziwa rewolucja organizacyjna – konieczność integracji systemów księgowych, szkolenia pracowników, dostosowania procedur i zapewnienia ciągłości działania w razie awarii. Warto wiedzieć, że nie wszyscy przedsiębiorcy są objęci obowiązkiem e-fakturowania – Ministerstwo Finansów potwierdziło istnienie wyjątków od tej zasady.
Przedsiębiorcy obawiają się przede wszystkim odpowiedzialności za błędy techniczne, sankcji za nieterminowe wystawienie faktury oraz uzależnienia od sprawności systemu informatycznego państwa. Pojawiają się też pytania o bezpieczeństwo danych i praktyczne problemy przy korektach czy fakturach zaliczkowych. Dla mikrofirm to często naprawdę duży wydatek, który może przesądzić o rentowności ich działalności. Mali przedsiębiorcy mogą mieć z KSeF nieoczekiwany problem – nawet jeśli jeszcze nie muszą wystawiać faktur w systemie, to już teraz muszą je odbierać.
Firma w Czechach, czyli jak nie podlegać KSeF
Wielu przedsiębiorców – zwłaszcza z miejscowości przygranicznych – zaczęło dostrzegać, że obowiązek korzystania z KSeF dotyczy przede wszystkim podmiotów mających siedzibę działalności w Polsce. A skoro tak, to naturalnym kierunkiem staje się przeniesienie biznesu poza granice kraju.
W praktyce często wybierane są Czechy. Spółka zarejestrowana w Republice Czeskiej, która nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, co do zasady nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur przez KSeF. Jeśli działa wyłącznie z terytorium Czech i nie ma w Polsce struktury organizacyjnej, nie musi korzystać z polskiego systemu e-faktur.
Można więc prowadzić interesy w Polsce bez korzystania z KSeF, o ile działalność ma charakter transgraniczny i nie wiąże się z utworzeniem w Polsce realnego zaplecza operacyjnego. Kluczowe nie jest to, czy sprzedajesz do Polski, ale skąd faktycznie prowadzisz działalność i gdzie znajduje się twoja infrastruktura organizacyjna.
Oczywiście istnieje ryzyko, że mimo przeniesienia działalności do Czech, KSeF stanie się obowiązkowe. Organy podatkowe badają rzeczywiste miejsce prowadzenia działalności. Jednak w przypadku realnego przeniesienia biznesu za granicę – rozwiązanie jest w pełni legalne, nawet w przypadku prowadzenia „interesów" z polskimi kontrahentami.
Przygraniczny trend – Czechy zamiast Polski
W regionach graniczących z Republiką Czeską od pewnego czasu widać wyraźny trend: przedsiębiorcy rejestrują działalność po czeskiej stronie. Powody są różne – stabilniejsze przepisy, bardziej przewidywalny system podatkowy, często prostsze procedury administracyjne, a także zdecydowanie mniejszy formalizm.
Nie bez znaczenia pozostaje także kwestia kosztów prowadzenia działalności, w tym zakupu i użytkowania samochodów firmowych. W Czechach zasady rozliczania pojazdów bywają dla przedsiębiorców bardziej korzystne i mniej sformalizowane niż w Polsce (tak, w miejscowościach przygranicznych, widząc samochody klasy premium w 9 na 10 przypadkach są one na czeskich „blachach"). Dla firm operujących w strefie przygranicznej logistycznie nie stanowi to większego problemu – klienci i kontrahenci często pozostają ci sami. Dla części przedsiębiorców to nie tyle „optymalizacja", ile próba odzyskania poczucia stabilności i przewidywalności prawa.
Dobry pomysł w złej formie?
Sama idea cyfryzacji fakturowania nie jest zła. Ujednolicenie obiegu dokumentów, szybsza weryfikacja rozliczeń czy ograniczenie oszustw podatkowych to cele, które trudno krytykować. Problem w tym, że w obecnym kształcie KSeF wprowadza więcej niepewności niż realnych ułatwień.
W kraju, w którym przedsiębiorcy od lat skarżą się na nadmiar obowiązków, kolejne formalności nie działają mobilizująco. Zamiast skupiać się na rozwoju biznesu, firmy inwestują czas i pieniądze w dostosowanie się do zmieniających się regulacji. Efekt? Część przedsiębiorców zamyka działalność, inni zawieszają ją lub przenoszą za granicę. A to oznacza nie tylko mniejsze wpływy podatkowe, lecz także odpływ aktywności gospodarczej. Obowiązek korzystania z KSeF miał uszczelnić system. Niewykluczone jednak, że dla niektórych stanie się impulsem do całkowitej zmiany jurysdykcji.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
