Wchodzące w życie w kwietniu nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej będą określać sposób pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej pracownika. Będą one dotyczyły w szczególności kosztów związanych z utrzymaniem sprzętu i narzędzi niezbędnych do pracy. Przede wszystkim obejmą jednak koszty związane z dostępem do internetu oraz koszty energii elektrycznej i innych mediów.

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca będzie musiał w pierwszej kolejności sporządzić z pracownikiem umowę o pracę zdalną. Umowa będzie określać zakres prac, warunki jej wykonywania oraz wynagrodzenie. Umowa określi również szczegółowo koszty związane z pracą zdalną, w tym między innymi koszty sprzętu i narzędzi niezbędnych do pracy, koszty związane z dostępem do internetu oraz energii elektrycznej i innych mediów.

W sytuacji, gdy pracodawca nie udostępnia pracownikowi sprzętu i narzędzi, pracownik będzie mógł domagać się ich udostępnienia lub zwrotu kosztów poniesionych na ich zakup. Ponadto pracodawca zobowiązany będzie do udostępnienia pracownikowi oprogramowania niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej.

Oprócz sprzętu pracodawca będzie musiał pokryć także koszty związane z dostępem do internetu. W szczególności koszty abonamentu oraz połączeń, gdy praca wymaga korzystania z telefonu. Ważną zmianą jest również obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej i innych mediów. Zwrot kosztów 1:1 będzie mógł być zastąpiony ryczałtem. Wypłata na szczęście będzie zwolniona z obciążeń podatkowych. Wysokość zwrotu będzie odzwierciedlać czas pracy oraz formę pracy (czy będzie to praca w systemie hybrydowym, czy w pełni zdalna). Nie do końca wiadomo, jak będzie wyglądała wypłata w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w szczególności, jeśli będzie ona trwała jedynie kilka dni w miesiącu.

Wszystkie koszty wypłacane przez pracodawcę będą musiały zostać ustalone w umowie o pracę zdalną. W przypadku pracy zdalnej na czas nieokreślony, koszty te powinny zostać określone w aneksie do umowy o pracę.

Dla wielu firm takie zmiany nie będą nowością. Praktyka w tym zakresie była mocno odmienna, wielu pracodawców pracę zdalną już samą w sobie traktowało jako benefit. Z pewnością nie będą chcieli ponosić w związku z nią dodatkowych kosztów. Zwłaszcza że do tej pory taka forma była dla nich bardzo korzystna finansowo. Głównie z tego powodu można spodziewać się, że nowe przepisy przesądzą o powrocie do biur wielu pracowników. Z całą pewnością też powstrzymają niektóre firmy przed wprowadzeniem zdalnego systemu pracy.