W razie śmierci pracownika następuje wygaśnięcie stosunku pracy. Na pracodawcy spoczywa wówczas szereg obowiązków związanych nie tylko z wypłatą odprawy pośmiertnej, ale także rozliczenia wszystkich należności przysługujących pracownikowi do dnia śmierci.
Wypłata należności za pracę
Zgodnie z artykułem 631 § 2 Kodeksu pracy
Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.
Oznacza to, że obowiązki pracodawcy w razie śmierci pracownika związane są między innymi z obliczeniem i wypłatą należności za pracę osobom uprawnionym na podstawie powyższego przepisu. Pracodawca uwzględnia wówczas pracę w godzinach nadliczbowych, premie czy inne dodatki przysługujące pracownikowi do dnia śmierci. Od wypłaconego wynagrodzenia nie będą potrącane składki ZUS, konieczne jest jednak odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy.
Osoby uprawnione otrzymają także ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Prawem majątkowym na podstawie artykułu 631 będzie także ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Będzie on dotyczył zarówno zaległego, jak i bieżącego urlopu wypoczynkowego. W przypadku wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy należy stosować przepisy o urlopie proporcjonalnym. Oznacza to, że jeśli stosunek pracy wygasł w ciągu roku, urlop przysługiwać będzie w wymiarze proporcjonalnym do ilości przepracowanych miesięcy i własnie za te dni pracodawca wypłaci ekwiwalent.
Pracodawca wypłaci także odprawę pośmiertną
Obowiązki pracodawcy w razie śmierci pracownika przewidują także wypłatę odprawy pośmiertnej, która zwolniona jest z oskładkowania oraz opodatkowania. Jej wysokość uzależniona jest od stażu pracy zmarłego pracownika. Pracodawca wypłaci odprawę małżonkowi oraz innym członkom rodziny uprawnionym do uzyskania renty rodzinnej. Przepisy przewidują jednak sytuację, w której pracodawca zwolniony jest z tego obowiązku. Będzie to miało miejsce w sytuacji, gdy ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest nie niższe niż przysługująca bliskim odprawa pośmiertna.
Konieczne jest także sporządzenie świadectwa pracy
Świadectwo pracy wydawane jest pracownikowi w związku z ustaniem stosunku pracy. Pracodawca będzie więc sporządzał je nie tylko w razie rozwiązania stosunku pracy, ale także w przypadku śmierci pracownika. Znajdują się w nim m.in. informacje dotyczące okresu zatrudnienia, wymiaru czasu pracy i rodzaju wykonywania pracy, podstawa wygaśnięcia stosunku pracy oraz informacje o wykorzystanych urlopach. Przepisy regulujące obowiązki pracodawcy w razie śmierci pracownika przewidują, że po sporządzeniu świadectwa pracy włącza je on do akt osobowych zmarłego. Świadectwo wydawane jest jednak osobie uprawnionej na jej wniosek w ciągu 7 dni.
Pozostałe obowiązki pracodawcy w razie śmierci pracownika
To jednak nie wszystkie obowiązki pracodawcy w razie śmierci pracownika. Powinien on także wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń. Po zakończeniu roku będzie musiał także wystawić deklarację PIT-11 dla osób, które otrzymały wynagrodzenie po zmarłym. Wskaże w niej należności wypłacone w trakcie trwania stosunku pracy, natomiast nie uwzględni wypłaconej odprawy pośmiertnej, która zwolniona jest z opodatkowania. PIT-11 na zmarłego pracownika będzie musiał także zostać przesłany do urzędu skarbowego właściwego na dzień śmierci pracownika.
