Kiedy za paliwo płaci osoba, która nie ma własnej działalności albo nie chce brać faktury na firmę, to co do zasady nie interesuje jej, ile jest podatku VAT na danej fakturze, a ile wyniosła kwota netto. To się jednak zmienia, kiedy taki zakup dokonywany jest w ramach działalności gospodarczej.

Na cenę za paliwo skład się kwota netto oraz kwota podatku VAT. Paliwo jest obciążone zwykle stawką 23% VAT, chociaż obecnie, z powodu wysokiej inflacji, ten podatek został obniżony do 8%. Jest to istotne także przy rozliczaniu się w działalności.

Przedsiębiorca bowiem inaczej odlicza kwotę netto, a inaczej VAT. Netto, co do zasady, księgowane jest jako koszt podatkowy i obniża dochód firmy, co pozwala zapłacić mniejszy podatek dochodowy. VAT zaś traktowany jest osobno, i rozliczany na innych zasadach. Od kwot podatku VAT z faktur sprzedażowych odejmujemy kwoty VAT-u z faktur zakupowych i taką różnicę przekazujemy do Urzędu Skarbowego.

Rozliczanie paliwa na firmę ma jednak pewne ograniczenia, wprowadzone przez ustawodawcę. W zależności od typu samochodu możemy odliczyć wszystkie poniesione koszty albo ich część. Mając samochód ciężarowy, sytuacja jest prosta, bowiem tutaj możemy zawsze odliczyć 100% VAT i 100% netto wrzucić w koszty.

Przy dużo popularniejszych samochodach osobowych sytuacja jest już inna. Jeżeli nie chcemy prowadzić specjalnej ewidencji przejechanych kilometrów, by udowadniać, że auto jest wykorzystywane tylko w działalności albo od razu zakładamy, że będzie też wykorzystywane prywatnie, to mamy do czynienia z pewnymi ograniczeniami. Możemy wtedy odliczyć jedynie 50% kwoty VAT oraz 75% kwoty netto wrzucić w koszty. Ta kwota netto zostaje jednak powiększona o te 50% nieodliczonego podatku VAT. Jak to wygląda w praktyce?

Jak widać, różnica pomiędzy samochodem uznawanym za ciężarowy, a samochodem osobowym jest dość spora, jeżeli porówna się kwoty jakie można zaoszczędzić na podatku VAT oraz na podatku dochodowym. Jeżeli więc ktoś faktycznie używa danego auta tylko w działalności gospodarczej, to nawet jeżeli jest to osobówka, warto wtedy zastanowić się nad prowadzeniem kilometrówki i zgłoszeniem go poprzez VAT-26, ponieważ może to być bardzo opłacalne ekonomicznie.

Obecnie mamy stawkę podatku VAT w wysokości 8% zamiast 23%. Oznacza to, że dla przedsiębiorcy, który ma możliwość odliczania podatku od towarów i usług w 100%, bo tankuje np. większy samochód dostawczy, ta obniżka podatku nie zrobiła żadnej różnicy, ponieważ on mógł sobie ten podatek w całości odliczyć.

Różnica, chociaż nie jakaś ogromna, będzie natomiast u pozostałych podatników, którzy mają samochód osobowy.

Jeżeli zatankujemy samochód za kwotę 200 złotych netto, to zapłacimy 216 złotych brutto (przy 8% VAT).

Ten sam sposób rozliczania obowiązuje też przy innych kosztach eksploatacji samochodu jak koszty myjni, części samochodowych czy olejów lub płynów. Jedynie ubezpieczenie auta oraz rata leasingu może być rozliczana w 100% do kosztów uzyskania przychodu, chociaż nadal obowiązuje tutaj limit 50% VAT.