Mam pewne obawy co do tego, czy najmniejsi przedsiębiorcy poradzą sobie ze wdrożeniem KSeF
Krajowy System e-Faktur w wersji 2.0 już niedługo będzie obowiązkowy dla pierwszej grupy przedsiębiorców. Od 1 lutego 2026 r. e-faktury będą musieli wystawiać najwięksi przedsiębiorcy wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem. Termin dla mniejszych firm to 1 kwietnia 2026 r. Pozostają przedsiębiorstwa "wykluczone cyfrowo", których transakcje opiewają na niewielkie kwoty: do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie. Państwo nie zamierza im odpuścić. Po prostu obowiązek obejmie ich 1 stycznia 2027 r.
Nie da się ukryć, że mamy do czynienia z ambitną reformą. Po co to wszystko? Nikogo chyba nie zdziwi stwierdzenie, że chodzi o uszczelnienie systemu podatkowego. KSeF rzeczywiście zapewni organom podatkowym szybsze i skuteczniejsze monitorowanie transakcji, co ma przeciwdziałać nadużyciom i oszustwom.
Nie jest to jednak jedyny cel. Paradoksalnie przymuszenie wszystkich przedsiębiorców do e-fakturowania może przynieść im korzyści. KSeF przyspieszy obieg dokumentów pomiędzy firmami, pozwoli zaoszczędzić na kosztach drukowania i późniejszego archiwizowania ich papierowych wersji. Dodatkowo standaryzacja e-faktur powinna zmniejszyć ryzyko wystąpienia błędów przy ich wystawianiu.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 19,91%
Wydawać by się mogło, że skoro wszyscy – z wyjątkiem oszustów vatowskich i niesumiennych kontrahentów – to nie ma powodów do obaw. W rzeczywistości jest jednak inaczej. Nie kwestionuję tego, że mamy do czynienia z potencjalnie pożyteczną reformą, na której ostatecznie skorzystamy wszyscy. Początek obowiązkowego KSeF może jednak wypaść nieco gorzej, niż się tego spodziewa Ministerstwo Finansów.
Już teraz możemy dostrzec pewne sygnały ostrzegawcze, które zwiastują potencjalne kłopoty. Równocześnie sama skala wdrażanej reformy podpowiada, że nie wszystko musi pójść idealnie zgodnie z planem.
Największy problem ze wdrożeniem KSeF mogą mieć mniejsze firmy. Te duże mają środki i struktury, które pozwalają na stosunkowo gładkie wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania w zakładanym terminie. Czy jednak aby na pewno dobrym pomysłem jest nałożenie go także na najmniejszych przedsiębiorców? Trzeci termin dla "wykluczonych cyfrowo" firm podpowiada, że dostrzeżono pewne ryzyko.
Początek obowiązkowego KSeF jest nieunikniony, ale wiele firm pozostaje nieprzygotowanych
W tym momencie, jak podaje Puls Biznesu, jedynie 42 proc. firm deklaruje pełną gotowość do wdrożenia KSeF. Mowa przede wszystkim o wspomnianych już większych podmiotach. Największe problemy dostrzeżemy w małych firmach, którym brakuje właściwie wszystkiego, co jest potrzebne, by przestawić się na KSeF. Potrzebują nie tylko gotowego systemu po stronie szeroko rozumianych organów podatkowych i wytycznych Ministerstwa Finansów, ale także specjalistów i własnych zasobów. Resort zapowiedział już uruchomienie specjalnej bezpłatnej aplikacji pozwalającej podatnikom poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu KSeF 2.0. Nie zastąpi ona jednak gotowości po stronie księgowych, informatyków i samych przedsiębiorców. W grę wchodzą także szkolenia dla przedsiębiorców z wdrażaniem systemu, które wydają się nawet lepszym pomysłem.
W tym momencie warto wspomnieć o systemowym problemie, o którym wspominam od czasu do czasu na łamach Bezprawnika. Przepisy podatkowe coraz śmielej ignorują specyfikę działalności najmniejszych firm, których właścicielom wcale nie zależy na statusie "rekinów biznesu", a przedsiębiorcami są niemalże "na słowo honoru". Tymczasem KSeF obejmie także nievatowców i mikroprzedsiębiorstwa.
Pod tym względem nie jest idealnie. Jeszcze w maju ok. 77 proc. księgowych wykazywało mniejsze lub większe obawy związane ze wdrożeniem obowiązkowego KSeF. Tak wynika z raportu "Barometr księgowości" przygotowanego przez e-file. 46 proc. respondentów zmagało się wówczas z dużymi wątpliwościami i miało sporo zastrzeżeń. Pozostałe 31 proc. odczuwało niedosyt informacji, ale było pogodzonych ze zbliżającą się reformą.
W czym dokładnie tkwi problem? Badani wskazują przede wszystkim na strach przed
szeroko pojętym chaosem, awariami i problemami technicznymi, nieprzygotowaniem po stronie klientów, problemami z komunikacją pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami oraz nadmiernych kontroli ze strony organów podatkowych.
Można zaryzykować stwierdzenie, że księgowi obawiają się powtórki ze startu Polskiego Ładu. Równocześnie nie da się ukryć, że wejście w życie KSeF przesunięto już wcześniej z powodu krytycznych błędów w kodzie systemu. Nie wątpię, że od tego czasu udało się je usunąć. Trudno się jednak dziwić pewnemu sceptycyzmowi.
Należy także odnotować obawy o los mniejszych dostawców programów księgowych, którzy mogą sobie po prostu nie poradzić z koniecznością integracji swoich produktów z KSeF. Ich klienci mogą też po prostu wybrać oprogramowanie "dużego gracza" tak na wszelki wypadek, by mieć pewność, że nie spotkają go żadne niepotrzebne perturbacje natury technicznej.
Warto wspomnieć, że nie powinniśmy się spodziewać jakichś większych zmian w KSeF przed jego startem. Zostało już zbyt mało czasu. Dalsze przesunięcie startu systemu nie wchodzi właściwie w grę. Wydaje się więc, że najlepszą postawą jest przygotowanie się do reformy, zanim będzie za późno.
