Czy pracownicy zdalni muszą odprowadzać podatek od ekwiwalentu za zużycie mediów czy wykorzystywanie sprzętu domowego? MF odpowiada

Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania Dziennika Gazety Prawnej.

Ministerstwo zwróciło uwagę na to, że tzw. tarcza antykryzysowa 4.0 wprowadziła zmiany określające zasady pracy zdalnej. Obowiązują one w czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu – czyli także teraz, bo ciągle mamy stan epidemii. W przepisach tych przyjęto m.in., że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługę logistyczną ma zapewnić pracodawca.

Jednocześnie pracownik może używać do pracy własnych narzędzi. Istotą jest, by zagwarantowane było poszanowanie i ochrona informacji poufnych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych. Dotyczy to również tych tajemnic, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca ma dużą swobodę co do zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi zdalnie wykonującemu swoje zadania. Może zarówno zagwarantować własne, jak również wypłacić rekompensatę za użytkowanie urządzeń i materiałów należących do pracownika. Tym samym zagwarantowanie właściwie doposażonego stanowiska pracy bez względu na jego formę nie stanowi przychodu pracownika. Nie powinien więc być odprowadzony podatek od  wypłaconych świadczeń z tego tytułu. Według fiskusa uzasadnione też jest zwiększone zużycie prądu czy wody przez pracownika wykonującego obowiązki z domu.

Problem z wyliczeniem świadczenia

Podkreślić należy, że kwota świadczenia powinna być ustalona w racjonalnej wysokości i odpowiadać faktycznie ponoszonym przez pracownika kosztom. Można również uwzględnić koszt zużycia sprzętu.

Najczęściej pracę zdalną wykonują pracownicy administracyjno-biurowi. Często wiąże się to z dużą ilością wydruków. Każdy z pracowników ma w domu inny sprzęt. I dużo wyższe będą koszty eksploatacyjne np. tonerów do drukarek HP niż Brother. Tym samym pracodawca powinien do każdej sytuacji podejść indywidualnie i sprawdzić rzeczywiste koszty. Trudnością jest więc wyliczenie wysokości rekompensaty. Małgorzata Samborska na łamach Dziennika Gazety Prawnej stwierdza, że pewne wskazówki można znaleźć np. w wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 11 lutego 2016 r., sygn. akt III AUa 259/15. Sąd stwierdził, że „w celu oszacowania tej wartości pracodawca musi ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu, np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt, bez żadnej kalkulacji, skoro ustawa o podatku dochodowym rozróżnia pojęcie ekwiwalentu pieniężnego od pojęcia ryczałtu”.

– Oznacza to, że firmy same powinny ustalić zasady wyliczania wartości ryczałtu, biorąc pod uwagę charakter pracy zdalnej, normy zużycia sprzętu, którym posługują się pracownicy – podkreśla Samborska. I dodaje, że przy wyliczaniu ekwiwalentu należy kierować się zdrowym rozsądkiem i pozostaje mieć nadzieję, że zachowają go również organy podatkowe.