Od naszego poprzedniego tekstu na temat premiery obowiązkowych e-doręczeń minęły dwa tygodnie. Okazuje się, że od tego czasu niewiele się zmieniło. Problem jest o tyle poważny, że posiadanie skrzynki stało się obowiązkowe dla świeżo upieczonych przedsiębiorców. Warto też przypomnieć, że porażka e-doręczeń to niejedyny ważny system informatyczny, który nie spełnia pokładanych w nim nadziei. Może czas przemyśleć politykę nakładania nowych obowiązków cyfrowych na firmy?
Porażka e-doręczeń jest dużo gorsza, niż wydawało się jeszcze w pierwszych tygodniach stycznia
Na początku stycznia pisaliśmy na łamach Bezprawnika, że premiera obowiązkowych e-doręczeń od 1 stycznia 2025 roku nie należy do udanych. Przypomnijmy: chodzi o specjalne skrzynki mailowe pozwalające wymieniać korespondencję z organami administracji publicznej w sposób wywierający takie same skutki jak tradycyjny list polecony z potwierdzeniem odbioru. Obowiązek korzystania z e-doręczeń stopniowo obejmuje urzędy, ale także przedsiębiorców.
Aktualny harmonogram zakłada, że od 1 stycznia każdy nowy przedsiębiorca rejestrujący firmę w CEIDG albo spółkę w KRS będzie od samego początku stosować e-doręczenia. Jakby tego było mało, z czasem obowiązek obejmie także już istniejące firmy. W przypadku spółek mowa już o 1 kwietnia tego roku. Jednoosobowe działalności gospodarcze będą miały czas do 1 października 2026 r., o ile do tego czasu nie dokonają żadnej zmiany we wpisie w CEIDG. Zdecydowana większość administracji – z wyłączeniem sądów, organów ścigania, komorników i samorządów – również powinna już korzystać z e-doręczeń.
Sam pomysł jest bardzo dobry. Dzięki e-doręczeniom pozbywamy się ryzyka, że ważne pismo urzędowe trafi pod zły adres. Urzędy nie muszą się też martwić, że adresat będzie przeciągać postępowanie, unikając odebrania przesyłki. Tyle teoria, bo najpierw cały system musi działać poprawnie. Już na początku roku można było dostrzec jego poważne wady w postaci braku integracji poszczególnych skrzynek w jedną spójną całość. Teraz okazuje się, że e-doręczenia najzwyczajniej w świecie nie zawsze spełniają swoją podstawową funkcję.
Doniesienia medialne sugerują naprawdę poważne problemy. Dość dobrze podsumowuje je Dziennik Gazeta Prawna.
Pierwsze dwa tygodnie stosowania elektronicznych odpowiedników listów poleconych za potwierdzeniem odbioru upłynęły urzędnikom na wielokrotnych próbach logowania do skrzynek, kilkugodzinnym pobieraniu nawet niewielkich załączników czy kilkudniowej wysyłce pism. Co więcej, zdarzają się naruszenia ochrony danych: do adresatów docierają numery PESEL urzędników nadających wiadomości.
Jeśli nie ma pewności, że nowy system teleinformatyczny działa, to nie powinno być mowy o nakładaniu obowiązków
Porażka e-doręczeń jest w tym momencie czymś już ewidentnym. Skoro w grę wchodzi obowiązkowość korzystania z systemu, to powinien on działać bez zarzutu. Osoby często korzystające z różnego rodzaju oprogramowania zdają sobie z pewnością sprawę z tego, że różne drobne błędy w dniu premiery mogą się zdarzyć. Te krytyczne stanowią już istny blamaż, który jest w stanie zatopić produkcję komercyjną. Niestety nie mamy do czynienia z takową, ale z systemem przygotowywanym, wdrażanym i egzekwowanym przez państwo.
Jak do tego doszło? DGP podsuwa nam pewną wskazówkę kryjącą się w wypowiedzi Patrycji Grebli-Tarasek, radcy prawnego Związku Powiatów Polskich.
Dziś urząd, kiedy wysyła tradycyjny list polecony, ma pewność zachowania terminu. Przy wysyłce przez system e-Doręczenia już nie. To bardzo gorzka pigułka. Dla Ministerstwa Cyfryzacji i Centralnego Ośrodka Informatyki, które za to odpowiadają. Dla Poczty Polskiej, która źle przygotowała system. Ale też dla nas – strony samorządowej. Promowaliśmy e-Doręczenia, mówiliśmy urzędnikom, że system będzie ułatwiał pracę, a na razie ją utrudnia.
Przy całej mojej sympatii dla Poczty Polskiej, nie przypominam sobie, by słynęła ona z produkcji oprogramowania. Istnieje niemałe ryzyko, że rządzący postanowili przygotować system „jak zwykle”, czyli przy możliwie niskich kosztach. Na razie jednak nie ma pewności, co dokładnie spowodowało niewydolność systemu. Przy czym to właśnie ona spowodowała przesunięcie w lipcu zeszłego roku harmonogramu nakładania obowiązku na poszczególne rodzaje firm oraz instytucji. Zmiana z 1 października na 1 stycznia najwyraźniej okazała się przejawem zbytniego optymizmu.
Porażka e-doręczeń nie jest przy tym pierwszym tego typu incydentem w sprawach kluczowych z punktu widzenia przedsiębiorców. Warto w tym momencie przypomnieć przesunięcie terminu wprowadzenia KSeF, a więc Krajowego Systemu e-Faktur na 1 lutego 2026 r. W tym momencie warto pochwalić Ministerstwo Finansów. Zdecydowało ono, że nie rzuci przedsiębiorców na żer niestabilnego oprogramowania. Właśnie taka postawa powinna stanowić przykład dla innych resortów. Jeśli nie ma absolutnej pewności, że nowy system działa, to poważnym błędem byłoby nakładanie na niego obowiązku jego stosowania.
