Możliwość wrzucenia kosztów zakupu programu antywirusowego w koszty firmowe powinna być tak oczywista, jak potrzeba jego posiadania. Brak ochrony przed ewentualnym atakiem może kosztować firmę utraceniem dostępu do danych i paraliżem działalności. Potrzeba posiadania programu wynika też chociażby z obowiązku ochrony przetwarzanych danych osobowych ustanowionego przez RODO.
W związku z tym możliwość wrzucenia kosztów programu antywirusowego w koszty firmowe na gruncie prawa podatkowego nie budzi większych wątpliwości. Warto wyjaśnić więc, na jakich zasadach przedsiębiorca może ująć program antywirusowy w kosztach firmowych oraz zastanowić się jaki program antywirusowy jest w firmie potrzebny.
Program antywirusowy w kosztach firmowych
Zazwyczaj przedsiębiorca, który kupuje program antywirusowy, zakupuje licencję na jego użytkowanie. Koszt zakupu licencji, w przypadku licencji o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok (a więc większość antywirusów), jest kwalifikowany na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do tzw. wartości niematerialnych i prawnych (art. 22b ust. 1 pkt. 5 ustawy o PIT i art. 16b ust. 1 pkt. 5 ustawy o CIT).
To z kolei oznacza, że program antywirusowy podlega amortyzacji, a koszt jego zakupu, można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu w formie tzw. odpisów amortyzacyjnych. Taka metoda wymaga więc aby program antywirusowy w kosztach firmowych przedsiębiorca rozliczał w czasie.
Program antywirusowy w kosztach firmowych – odpisy amortyzacyjne
Odpisy amortyzacyjne podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu od miesiąca następującego po wprowadzeniu licencji do ewidencji środków trwałych. W przypadku odpisów amortyzacyjnych od licencji (sublicencji) na programy komputerowe okres dokonywania odpisów nie może być krótszy niż 24 miesiące. Odpisów dokonuje się do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową. Podatnicy są zobowiązani ustalić stawkę amortyzacyjną na cały okres amortyzacji przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Jednak ze względu na konieczny okres amortyzacji licencji (24 miesiące) – stawka roczna nie może przekroczyć 50% kosztów zakupu. (patrz art. 16h ust. 1 oraz art. 22m Ustawy o PIT i art. 16 h ust. 1 oraz art. 16m ustawy o CIT).
Odpisy amortyzacyjne bardzo często nie będą jednak konieczne. Przedsiębiorca może w większości przypadków rozliczyć program antywirusowy w kosztach firmowych jednorazowo.
Program antywirusowy w kosztach firmowych – rozliczenie jednorazowe
Zgodnie z art. 22d Ustawy o PIT oraz 16d Ustawy o Cit:
Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku (…), których wartość początkowa, (…) nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Podsumowując w przypadku zakupu licencji, której koszt nie przekracza 10.000,00 zł, możemy zaliczyć koszt zakupu do kosztów uzyskania przychodu jednorazowo lub w formie odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli koszt przekroczy 10.000,00 zł, musimy zrobić to w formie odpisów.
W praktyce, w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorców koszt zakupu programu antywirusowego nawet dla całej firmy rzadko przekroczy 10.000,00 zł. Przykładowo koszt zakupu licencji podstawowego programu w ofercie ESET dla 5 stanowisk na rok wynosi zaledwie… 535,05 zł. Warto podkreślić, że im dłuższy okres licencji, tym mniejsza cena. Na dodatkowe rabaty mogą liczyć też przedsiębiorcy, którzy licencje przedłużają.
Który pakiet antywirusowy wybrać?
Skoro już wiemy, że nic nie stoi na przeszkodzie aby ująć program antywirusowy w kosztach firmowych, warto zastanowić się nad tym, jaki program antywirusowy sprawdzi się w naszej firmie. Na pewno warto zacząć od wydawałoby się rzeczy oczywistej, że płatny program antywirusowy to gwarancja lepszej ochrony niż darmowe rozwiązania jak np. Windows Defender. Płatne antywirusy zapewniają zawsze możliwie aktualne zabezpieczenie. Ponadto największą bolączką firm jest to, że często użytkownicy nie aktualizują nawet tych darmowych programów. Oprogramowanie od ESET radzi sobie z tym bardzo prosto – pełny pogląd stanu ochrony sieci firmowej zapewnia centralnie zarządzana konsola. Ponadto, w razie problemów technicznych, administrator może skorzystać z supportu świadczonego przez Polaków, w rodzimym języku.
Wybór konkretnego programu będzie zależał od struktury i organizacji pracy naszego przedsiębiorstwa. ESET oferuje rozwiązania niezależnie od wielkości firmy – coś dla siebie znajdą zarówno mali przedsiębiorcy, jak i duże firmy.
Mniejszym przedsiębiorcom, którym zależy zależy na kosztach, ESET oferuje pakiety podstawowe
Przykładowo ESET proponuje podstawowy pakiet ESET Endpoint Antivirus, w ramach którego możemy zapewnić ochronę antywirusową dla 5 stacji roboczych (w tym ochronę komputerów i urządzeń mobilnych) w cenie 535,05 zł za rok. Opcją bardziej zaawansowaną jest ESET Endpoint Security, w ramach której dostajemy dodatkowo dwukierunkowy firewall, kontrolę dostępu do stron www czy ochronę przed botnetami w cenie 707,25 zł za rok.
Ochrona serwerów pocztowych i plikowych dla większych przedsiębiorców
W ramach pakietów ESET Secure Business przewidziano dodatkowo ochronę dla firm korzystających z własnych serwerów pocztowych i plikowych firmy. Oferta ta będzie odpowiednia dla większych firm, które korzystają z takich serwerów i chciałyby zadbać o należyty poziom ochrony także na ich poziomie. Tutaj licencja na rok dla pięciu stanowisk wynosi np. 1 094,70 zł dla ESET Secure Business – AV level i 1 254,60 zł dla bardziej zaawansowanego ESET Secure Business.
Dodatkowo każdy przedsiebiorca powinien pomyśleć o programach służących do szyfrowania danych
W zasadzie ochrona ta może się okazać potrzebna niezależnie od wielkości firmy. Problemem jest tutaj nie tyle podatność i częstotliwość na ataki, która rośnie wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, ale to, czy przetwarzamy dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem RODO. Jeżeli tak, to każde np. zgubienie firmowego laptopa czy innego urządzenia z danymi, będzie stanowiło poważny problem. Remedium na takie sytuacje jest np. program ESET Endpoint Encryption. W ramach programu przewidziano możliwość szyfrowania danych znajdujących się na dysku. To z kolei pozwala przedsiębiorcy uniknąć wielu nieprzyjemnych obowiązków związanych z utratą danych osobowych.
Każdy musi zdecydować sam, jak rozliczy program antywirusowy w kosztach firmowych i który pakiet wybierze
Rozliczenie jednorazowe czy w ramach odpisów amortyzacyjnych to jest decyzja biznesowa. Poziom ochrony potrzebnej ochrony zależy od tego, jak bardzo wrażliwe dane znajdują się na serwerach lub komputerach firmy. Odpowiedź na pytanie, jak rozliczyć program antywirusowy w kosztach firmowych i jaki jest najlepszy program antywirusowy to mocno indywidualna sprawa. Nie ulega jednak wątpliwości, że niezależnie od wielkości działalności, ochrona antywirusowa jest potrzebna. Na szczęście oferta jest na tyle bogata, że każdy może znaleźć coś dla siebie.
