Wrzucenie niepotrzebnych dokumentów do niszczarki to domyślny sposób postępowania z CV po zakończeniu rekrutacji
Jeżeli spytamy przeciętnego Polaka o to, z czym kojarzy mu się rekrutacja do pracy, to prawdopodobnie odpowie, że z CV. Skrócona wersja życiorysu ułatwia pracodawcom zapoznanie się z kandydatami w wygodnej formie. Dobrze sporządzone CV zawiera wszystkie informacje niezbędne do podjęcia decyzję, czy zaprosić daną osobę na rozmowę kwalifikacyjną. W jej trakcie też się siłą rzeczy przydaje rekruterom.
Co jednak możemy zrobić z dokumentami, gdy już wybierzemy przyszłego pracownika? Wiele tak naprawdę zależy od naszych potrzeb. Wyobraźmy sobie następującą sytuację. Przyjęliśmy kogoś do pracy. W trakcie rekrutacji zgłosiło się kilku naprawdę obiecujących kandydatów, ale stanowisko na razie mamy tylko jedno. Kogoś musieliśmy wybrać, a resztę odrzucić. Wiemy jednak, że za kilka miesięcy, najdalej w przyszłym roku, uruchomimy kilka następnych.
Tych kilka perspektywicznych osób można by wówczas od razu zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną. Musielibyśmy jednak o nich pamiętać za te kilka miesięcy, a także dysponować ich danymi teleadresowymi. Przechowywanie CV na potrzeby przyszłych rekrutacji wydaje się więc całkiem rozsądnym pomysłem.
Sprawdź polecane oferty
Allegro 1200 - Wyciągnij nawet 1200 zł do Allegro!
Citi Handlowy
Telewizor - Z kartą Simplicity możesz zyskać telewizor LG!
Citi Handlowy
RRSO 20,77%
Kolejnym interesującym przypadkiem są osoby, które same się zgłaszają do przedsiębiorców z CV w ręku, choć ci akurat nie poszukują żadnych pracowników. Założenie jest takie, że jeśli potencjalny szef będzie akurat rekrutował, to CV kandydata już u niego będzie. Także wówczas moglibyśmy teoretycznie przychylić się do takiej prośby i zachować dokument na zaś.
Czy w obydwu opisanych wyżej sytuacjach coś nam stoi na przeszkodzie? Jak najbardziej. Nikogo chyba nie zdziwi stwierdzenie, że mam na myśli przepisy RODO.
Przechowywanie CV na przyszłość wymaga zgody kandydata i nie może trwać w nieskończoność
Z pewnością wielu z nas zna żarty o CV trafiających od razu do niszczarki. Prawda jest jednak taka, że przedsiębiorca dokładnie to powinien zrobić z danymi osobowymi nieprzyjętych kandydatów po zakończeniu rekrutacji. W jej trakcie mamy podstawy do ich przetwarzania. Mam na myśli art. 221 kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Kiedy cel postępowania rekrutacyjnego zostanie osiągnięty, nasza podstawa znika. Przechowywanie CV po jego zakończeniu wymaga znalezienia jakiejś innej.
Przepisy RODO zostawiają nam pewne pole manewru. Część ekspertów sugeruje zastosowanie uprawnionego celu przetwarzania danych wskazanego w art. 6 ust. 1 lit. f):
1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Tym "prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora" – czyli w tym wypadku przez nas – mogłaby być na przykład zapewnienie sobie danych do ochrony przed roszczeniami niezatrudnionych pracowników. Przepisy antydyskryminacyjne obejmują w końcu także równość w zatrudnianiu. My zaś musimy jakoś udowodnić, że nie przyjęliśmy danej osoby do pracy z zupełnie innych powodów, niż chociażby jej płeć, wiek, narodowość czy wyznanie. W CV znajdują się często konkretne przyczyny niezatrudnienia kandydata.
Takie rozumowanie jest całkiem słuszne. Nie rozwiązuje nam jednak problemu przyszłych rekrutacji. Na szczęście praktyka znalazła trywialny wręcz sposób w postaci wykorzystania art. 6 ust 1 lit. a) RODO:
1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
Wystarczy, że kandydat wyrazi zgodę, a możemy zachować sobie jego CV na przyszłość. Przy czym musimy być w stanie udowodnić fakt wyrażenia tej zgody. Możliwości jest kilka. Najpopularniejsza jest stosowna adnotacja na samym CV albo złożenie stosownego oświadczenia przy okazji składania aplikacji w procesie rekrutacji online.
Jak długo możemy przechowywać CV kandydatów na przyszłość? Na dobrą sprawę poprawną odpowiedzią byłoby "tak długo, jak ma to sens". Zakładamy oczywiście, że zainteresowana osoba nie odwoła w międzyczasie swojej zgody. Nie da się ukryć, że w miarę upływu czasu przechowywanie CV kandydata sprzed lat traci praktyczne uzasadnienie. W końcu ludzie zwykle znajdują jednak w końcu pracę, zmieniają im się priorytety życiowe.
Ciekawą wskazówkę znajdziemy w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego o sygnaturze akt III OSK 2700/22, który określa, jak długo pracodawcy mogą przechowywać dokumenty kandydatów nieprzyjętych do pracy na podstawie przywołanego wyżej art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. NSA uznał za zasadne w tamtej konkretnej sprawie przechowywanie danych osobowych przez 3 lata. Dlaczego akurat tyle? Wówczas przedawniają się roszczenia ze stosunku pracy. Przechowywanie CV na potrzeby przyszłej rekrutacji za zgodą kandydata to oczywiście zupełnie inny stan faktyczny. Wydaje się jednak, że 3 lata także w interesującym nas przypadku będzie stanowił adekwatne "absolutne maksimum".
