Wiele osób, które prowadzą działalność gospodarczą ma minimum dwa konta bankowe. Jedno jest firmowe, a drugie prywatne. Łatwo więc może dojść do pomyłki, gdy z konta firmowego opłacimy zakupy prywatne. Czy trzeba się martwić, gdy zdarzy się taka pomyłka i opłacimy przelewy prywatne z firmowego konta?
Praktycznie każdy, kto ma działalność gospodarczą, stanął przed pytaniem, czy warto zakładać konto firmowe, czy też lepiej korzystać z tego prywatnego. I chociaż założenie osobnego rachunku nie jest obowiązkowe, bowiem polskie prawo tego nie wymaga, to wiele osób się na to decyduje.
Pozwala to łatwiej zarządzać funduszami i oddzielać pieniądze związane z działalnością od tych przeznaczonych na codziennie życie. Dodatkowo nie musimy wtedy zgłaszać do Urzędu Skarbowego naszego prywatnego rachunku, dzięki czemu, w razie kontroli, nie są analizowane wszystkie ruchy, jakich dokonywaliśmy w banku.
Przelewy prywatne z firmowego konta. Prowadząc jednoosobową firmę nie trzeba się o to martwić
Jednak posiadanie dwóch kont może sprawić, że łatwo jest o pomyłkę i np. opłacenie kartą czy przelewem wydatku prywatnego z konta firmowego. Zwłaszcza płacąc zbliżeniowo łatwo o pomyłkę, tym bardziej, gdy oba konta są z jednego banku.
Co do zasady, nie trzeba się tym martwić. Bowiem w jednoosobowej działalności gospodarczej wszystkie pieniądze, jakie mamy, są naszymi pieniędzmi prywatnymi i do naszej dyspozycji. Dlatego tak jak nie ma żadnego problemu z tym, by przelać sobie z rachunku firmowego na prywatny dowolną kwotę, tak samo nie ma problemu, by kartą wystawioną na naszą firmę opłacić prywatne zakupy. Wszystkie te pieniądze bowiem należą do nas.
Oczywiście takie zakupy, za które płacimy firmową kartą, nie stają się naszymi kosztami prowadzenia działalności gospodarczej. Nie narażamy się jednak na żadne sankcje ze strony urzędników skarbowych, ponieważ środki na koncie firmowym są co do zasady już wcześniej opodatkowane i są naszym dochodem osiągniętym w ramach prowadzenia firmy.
Jedyny problem, jaki może się pojawić, to sytuacja, gdy będziemy chcieli zaksięgować opłaty bankowe w koszty prowadzenia działalności. Co do zasady mamy pełne prawo, by wszystkie prowizje, opłaty bankowe czy koszty prowadzenia rachunku odliczać w ramach prowadzonej firmy. Jednak by móc to zrobić, muszą one być w pełni związane z działalnością gospodarczą. Jeżeli natomiast oprócz przelewów firmowych, dokonujemy też płatności prywatnych, to ciężko jest udowodnić, że dana opłata za prowadzenie rachunku dotyczy jedynie działalności.
Odwrotna sytuacja jest dużo mniej korzystna. Należy uważać, by firmowych wydatków nie opłacać z prywatnego konta
Sytuacja bardziej skomplikowana i taka, której lepiej unikać, jest płacenie za zakupy związane z działalnością prywatną kartą lub przelewem z prywatnego rachunku. Tym bardziej w sytuacji, gdy mamy rachunek firmowy. Wszystko dlatego, że dokonując takich płatności, powinniśmy zgłosić ten rachunek bankowy do CEIDG, jako rachunek związany z prowadzoną przez nas działalnością.
Jeżeli więc mamy już założony firmowe konto, to lepiej unikać takich sytuacji, zwłaszcza gdyby miały się one często powtarzać. Oczywiście, przy jednej małej pomyłce nie należy od razu wpadać w panikę, ale przy dużych zakupach firmowych, które zostaną opłacone z konta innego niż to, które jest zgłoszone do CEIDG, należy się spodziewać, że przy ewentualnej kontroli zostaniemy zapytani o źródło pieniędzy oraz zmuszeni do tego, by zgłosić prywatny rachunek jako konto związane z prowadzeniem biznesu.
W spółkach nie ma już takiej dowolności. Tutaj jest wyraźna różnica między pieniędzmi spółki a prywatnymi
Warto pamiętać, że wspomniane wyżej sytuacje dotyczą jedynie jednoosobowych działalności gospodarczych. Jeżeli bowiem ktoś jest udziałowcem czy też zasiada w zarządzie jakiejś spółki, to nawet gdyby był jedynym jej właścicielem, to nie powinien korzystać z firmowej karty, by dokonywać prywatnych zakupów.
Wszystko dlatego, że w odróżnieniu od jednoosobowej działalności, takie pieniądze nie są przedsiębiorcy, a należą do spółki. Niedozwolona jest więc sytuacja, gdy spółka ze swoich pieniędzy opłaca jakieś wydatki prywatne zarządu. A jeżeli tak się zdarzy, to trzeba to wtedy albo odpowiednio opodatkować i oskładkować, albo wyjaśnić w inny sposób, na przykład poprzez zwrot takiej kwoty na rachunek firmy.
