Ukryta data, która zmieni wszystko
Harmonogram wdrażania KSeF wydaje się prosty: od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmuje duże firmy z obrotem powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia pozostałych podatników VAT. Tyle teoria. Praktyka jest znacznie bardziej skomplikowana.
Kluczowym terminem, o którym wielu przedsiębiorców zapomina, jest właśnie 1 lutego 2026 r. To wtedy za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur rozpocznie się odbiór faktur od największych podmiotów na rynku: dostawców mediów, operatorów telekomunikacyjnych, stacji paliw czy firm leasingowych.
Co to oznacza w praktyce? Nawet jeśli prowadzisz małą firmę i formalnie nie będziesz zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od tej daty, Twój system księgowy musi być w pełni gotowy do obsługi KSeF. Tankujesz służbowym autem na Orlenie? Kupujesz towar w dużej hurtowni? Zamawiasz materiały od producenta z grupy kapitałowej przekraczającej próg 200 mln zł obrotu? W każdym z tych przypadków musisz mieć dostęp do KSeF, bo właśnie tam trafią Twoje faktury kosztowe.
Ekspertka ostrzega: czas na testy się kończy
Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24, nie pozostawia złudzeń co do skali wyzwania.
To nie tylko posiadanie oprogramowania, deklarującego zgodność z KSeF, ale przede wszystkim sprawdzenie, czy procesy biznesowe i księgowe są gotowe na realne scenariusze: od wystawienia faktury po jej archiwizację, odbiór. Kluczowe jest zweryfikowanie obiegu dokumentów w wewnętrznych działach księgowych oraz w ramach współpracy z biurem rachunkowym.
Przygotowanie do KSeF wymaga przemyślanego planu i przetestowania rozwiązania. Brak przygotowania w terminie może skutkować opóźnieniami w księgowaniu faktur i w płatnościach – a to już realne ryzyko finansowe.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania
Wybierając lub aktualizując system do obsługi KSeF, warto zweryfikować kilka kluczowych obszarów.
Dostosowanie narzędzi do KSeF – czy oprogramowanie obsługuje pełny proces wystawiania i odbioru faktur? Czy integracja działa stabilnie i zgodnie z aktualną strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej (Fa3)?
Plan awaryjny na wypadek braku dostępu do KSeF – Ministerstwo Finansów przewiduje mechanizmy tymczasowego przesyłania faktur offline, tzw. tryb "offline24", który pozwala wystawić fakturę bez dostępu do internetu i dosłać ją do systemu w ustawowym terminie. Warto te procedury znać, zanim będą potrzebne.
Czy stosowane narzędzie umożliwia wystawianie faktur w trybie offline po stronie podatnika? To kluczowe, aby zapewnić ciągłość sprzedaży i obsługi klienta nawet w przypadku awarii KSeF.
Dodatkowe obawy: bezpieczeństwo i procedury
Warto pamiętać, że eksperci zwracają uwagę na poważne luki bezpieczeństwa w KSeF 2.0 – certyfikaty nie są ograniczone do konkretnego podmiotu, co oznacza potencjalny dostęp do danych wrażliwych przez osoby nieuprawnione. W systemie będą operować podmioty krytyczne dla bezpieczeństwa państwa: elektrownie, wodociągi, szpitale, firmy zbrojeniowe.
Procedura uzyskania dostępu do KSeF również nie należy do najprostszych. Dla spółek sytuacja jest szczególnie skomplikowana – wymaga złożenia formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazania osoby uprawnionej do zarządzania uprawnieniami, generowania certyfikatu w Modułu Certyfikatów i Uprawnień, a następnie nadawania uprawnień pracownikom i biurom rachunkowym.
Jest jedna dobra wiadomość
Do 31 grudnia 2026 roku nie są przewidziane kary za niekorzystanie z KSeF. Wiceminister finansów Marcin Łoboda potwierdził to wprost: przedsiębiorcy nie będą karani za nieprzystąpienie do systemu lub za błędy związane z jego obsługą. Można się pomylić, można nie zdążyć – i nic za to nie grozi. Przynajmniej do końca roku.
Ministerstwo organizuje też wsparcie dla przedsiębiorców – 24 i 25 stycznia 2026 roku urzędy skarbowe w całej Polsce przeprowadzą dni otwarte poświęcone KSeF.
Podsumowanie
Zuzanna Kwiatkowska z fillup k24 podsumowuje sytuację jasno:
Czas na przygotowanie do KSeF jest krótszy, niż się wydaje. Firmy nie powinny czekać na obowiązek formalny dla wszystkich, lecz już teraz testować swoje systemy i scenariusze operacyjne, aby 1 lutego 2026 r. być w pełnej gotowości do obsługi faktur od największych podmiotów na rynku. Niedostosowanie systemów może skutkować poważnymi opóźnieniami w księgowości i zakłóceniami w regulowaniu płatności, co w praktyce oznacza realne ryzyko finansowe.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
