Świadectwo pracy zawiera podstawowe informacje o zatrudnieniu, na podstawie których możliwe jest ustalenie uprawnień wynikających ze stosunku pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Z tego względu znajdują się w nim takie elementy jak okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy i zajmowane stanowisko. Oprócz tego świadectwo pracy powinno wskazywać między innymi na podstawę prawną i tryb rozwiązania stosunku pracy, liczbę dni wykorzystanego urlopu oraz wynagrodzenia chorobowego.

Wszystkie te informacje mają wpływ na dalszy przebieg pracy zawodowej i uprawnienia emerytalne. Właśnie dlatego po zakończeniu stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy zgodnie ze stanem faktycznym i według aktualnego wzoru. Przepisy określają też termin na dopełnienie tego obowiązku. Wydanie świadectwa pracy powinno mieć miejsce w ostatnim dniu zatrudnienia. Jeśli natomiast nie jest to możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni powinien wysłać je pocztą lub dostarczyć w inny sposób.

Jeśli pracownik zauważy, że w świadectwie znajdują się błędy, może ubiegać się o sprostowanie świadectwa pracy. Od zeszłego roku na złożenie wniosku pracownik ma aż 14 dni. Wcześniej przepisy przewidywały jedynie 7-dniowy termin.

Na tym etapie pracodawca ma dwie możliwości – przychylić się do wniosku pracownika lub odmówić sprostowania. Jeśli żądanie pracownika spotka się z odmową, nie zamyka mu to jeszcze drogi do uzyskania dokumentu zgodnego ze stanem faktycznym. Wówczas w ciągu 14 dni od otrzymania odpowiedzi odmownej może wystąpić z tym żądaniem do sądu pracy.

W przypadku gdy wniosek pracownika będzie uzasadniony, sąd zmusi pracodawcę do wydania sprostowanego świadectwa. Jeśli ten wciąż nie dopełni swojego obowiązku, możliwe jest wydanie sądowego orzeczenia. Będzie ono honorowane przez ZUS czy PUP na takiej samej zasadzie jak świadectwo pracy.

Kodeks pracy nie określa natomiast, co powinien zrobić pracodawca w sytuacji, gdy to on zauważy błąd w świadectwie pracy. Wydaje się, że wówczas pracodawca powinien dokonać korekty i wydać nowe świadectwo zgodne ze stanem faktycznym. W końcu w takim dokumencie powinny znaleźć się jedynie informacje zgodne ze stanem faktycznym

Zdarza się jednak, że pracownik wykrywa błędy w świadectwie pracy dopiero po upływie 14-dniowego terminu, a czasem po latach. W takim wypadku wciąż ma jednak prawo wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. Wprawdzie ten może zasłaniać się upływem terminu, warto jednak zauważyć, że dokonanie korekty leży również w interesie samego pracodawcy. Z tego względu pracodawca może też skorygować świadectwo pracy z własnej inicjatywy. Jeśli natomiast odmawia przychylenia się do wniosku pracownika, pozostaje jeszcze droga sądowa.

W przypadku niewydania świadectwa pracy albo niezrobienia tego w terminie pracodawca narażony jest na odpowiedzialność odszkodowawczą. Zgodnie z przepisami może zapłacić grzywnę wysokości od 1000 do nawet 30000 złotych.

Co więcej, zgodnie z artykułem 99. Kodeksu pracy pracownik będzie mógł domagać się naprawienia szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Taką szkodą może być niemożność zatrudnienia pracownika przez innego pracodawcę, a tym samym – brak uzyskania wynagrodzenia za ten czas. Odszkodowanie przysługujące pracownikowi będzie więc wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie jednak nie dłuższy niż 6 tygodni.

Przepisy prawa pracy nie regulują, w jaki sposób powinien postąpić pracodawca, w sytuacji kiedy sam zauważy nieścisłości w wydanym świadectwie pracy. W związku z zasadą, że świadectwo zawiera tylko informacje o faktach i nie można umieszczać w nim innych informacji niż określone przepisami prawa pracy, to w sytuacji kiedy pracodawca zauważa swój błąd, powinien przygotować nowe świadectwo z korektą błędu.