Śmierć w rodzinie to zawsze przykra okoliczność. Często wiąże się też z wieloma formalnościami i kwestiami do załatwienia. Prawodawca na takie okoliczności przygotował specjalny urlop, który przysługiwać może pracownikowi. Jednak czy urlop okolicznościowy przysługuje przy śmierci prababci, kuzyna albo babci małżonka?
Wolne na pogrzeb lub ślub przysługuje w sytuacjach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy
O tym, kiedy pracownik może skorzystać z urlopu okolicznościowego, decyduje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 roku. Tam w paragrafie 15 mamy jasno wyjaśnione, że pracodawca powinien zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
- 2 dni – w razie ślubu pracownika, urodzenia się dziecka, zgonu i pogrzebu dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
- 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika, zgony i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Za czas zwolnienia pracownik zachowuje też prawo do wynagrodzenia oraz urlop okolicznościowy nie wlicza się do stanu urlopu wypoczynkowego. Jest niezależny od tego drugiego, ponieważ służy załatwianiu formalności związanych ze szczególną sytuacją życiową oraz możliwości np. udania się na pogrzeb bliskiej osoby.
Oznacza to też, że chociaż sam urlop okolicznościowy nie musi przypadać na dzień pogrzebu i pracownik może wnioskować o jego uzyskanie w innym terminie, to jednak powinien on wtedy wykazać, że dzień wolny jest mu niezbędny do załatwienia spraw związanych z tą wyjątkową sytuacją życiową.
Pracownik powinien więc udowodnić, że przysługuje mu dzień urlopu, ale pracodawca nie ma prawa kserowania czy skanowania aktu zgonu członka rodziny zatrudnionego. Wystarczyć powinno mu oświadczenie potwierdzone maksymalnie wglądem do dokumentu, który zaprezentuje pracownik. Jednak robienie kopii aktu i wpinanie go do teczki osobowej jest zabronione, chociażby na podstawie przepisów o RODO.
Urlop okolicznościowy z powodu śmierci prababci lub kuzyna
Problemem, który może dotyczyć niektórych pracowników, jest fakt, że lista członków rodziny, w przypadku śmierci których przysługuje urlop okolicznościowy, jest ustawowo ustalona. W sytuacji, gdy w paragrafie 15 wymienione są konkretne więzy rodzinne, należy uznać, że w pozostałych przypadkach nie ma podstawy do uzyskania urlopu okolicznościowego.
Oznacza to, że jeżeli doszło do śmierci prababci, kuzyna czy babci małżonka to pracodawca nie musi udzielić urlopu okolicznościowego. Żadnej z tych osób nie ma wymienionych w paragrafie 15 rozporządzenia. Oznacza to, że nie ma podstawy prawnej do otrzymania z tego powodu dnia wolnego np. by mieć możliwość udać się na pogrzeb. Tylko gdyby ktoś z wymienionej grupy był na naszym utrzymaniu, to zaistniałby nakaz, by pracodawca udzielił jednego dnia urlopu.
Problemem w takiej sytuacji mogłoby być udowodnienie, że dana osoba była na utrzymaniu pracownika. W przepisach nie jest wykazane jakie dowody powinny być wystarczające dla pracodawcy, by nie mógł on mieć wątpliwości, że zatrudnionemu należy się urlop okolicznościowy.
W sytuacji, gdy nie przysługuje prawo do urlopu, pracownik musi liczyć na zrozumienie ze strony pracodawcy
Przepisy dotyczące urlopów okolicznościowych są dość restrykcyjne. Dla wielu osób prababcia lub kuzyn, to osoby, z którymi byli mocno zżyci. Tak samo, jak babcia małżonka, która po latach małżeństwa staje się dla wielu ich własną babcią. W takiej sytuacji, dla wielu osób, ciężkim do wyobrażenia byłaby ich nieobecność na ostatnim pożegnaniu z bliskim.
Takim pracownikom pozostaje wtedy skorzystać ze zwykłego urlopu lub urlopu bezpłatnego. Jednak w każdej z takich sytuacji, na nieobecność w pracy zgodzić się musi pracodawca. Dla zdecydowanej większości nie będzie to zapewne problem i wykażą się zrozumieniem. Jednak w niektórych przypadkach pracownik może być w ciężkiej sytuacji.
Nie ma też przeciwwskazań, by pracodawca, który wykaże się zrozumieniem w danej sytuacji, udzielił pracownikowi dnia wolnego. Jest to dozwolone, nawet gdy z przepisów prawa nie wynika, że należy się urlop okolicznościowy. Pracodawca nie musi też potem odejmować tego dnia od stanu urlopowego tylko potraktować jako usprawiedliwioną nieobecność w pracy.
