Kiedy dzwonimy do prywatnych firm, komunikat o nagrywaniu rozmowy nie dziwi nas w ogóle. W ciągu całego roku przeprowadzamy setki takich rozmów, a o nagrywaniu jesteśmy oczywiści wcześniej poinformowani. Co jednak zrobić w przypadku, gdy to urząd nagrywa nas, kiedy chcemy uzyskać ważne informacji od urzędnika po drugiej stronie słuchawki? Właśnie o tego typu sytuacjach w dosadny sposób wypowiedzieli się przedstawiciele UODO.
W całej sprawie ważna jest przede wszystkim istnienie domniemanej, dobrowolnej zgody na nagrywanie naszej rozmowy z urzędnikiem
Całą sprawę rozpoczął jeden z sygnalistów, który zgłosił się do UODO z problemem nagrywania rozmów w urzędach. Stwierdził on, że dużą część administratorów decyduje się na nagrywanie rozmów przychodzących z petentami. Zgoda w takim wypadku miałaby mieć miejsce po kontynuowaniu rozmowy po usłyszeniu komunikatu o nagrywaniu. Dlatego właśnie sygnalista zgłosił się do UODO z zapytaniem o rozstrzygniecie tej sprawy.
Jako przykład sytuacji, w której zgoda ta może wydawać się niedorzeczna, sygnalista podał możliwość rozłączenia się i zażądania usunięcia danych, czyli nagrania. UODO wydał opinię, w której stwierdził, że praktyka nagrywania rozmów, jaką stosują urzędy, jest co do zasady bezpodstawna. W takim wypadku konieczne jest określenie celów pozyskiwania i przetwarzania danych osób dzwoniących do urzędu.
Czy przetwarzanie danych w takim wypadku jest niezbędne? UODO ma spore wątpliwości
Administrator danych osobowych (w tym wypadku urząd), powinien określić, czy przetwarzanie danych jest konieczne. UODO twierdzi, że w tym wypadku tak powinno być. Jednak obecnie nie ma przepisów, które by uprawniałyby organy gminy do rejestrowania rozmów telefonicznych. Sprawowanie władzy publicznej również nie pozwala na takie, a nie inne działanie. Co zatem ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych?
Musi ona spełnić konkretne warunki. W takiej sytuacji urząd wskazuje na rażącą nierównowagę, jaka występuje w relacji interesant-urzędnik. Z tego powodu w miażdżącej liczbie przypadków osoby, której dane dotyczą, nie będą miały alternatywy wobec zgody na przetwarzanie danych osobowych przez urząd.
Nagrywani są nie tylko petenci, ale także pracownicy urzędów
UODO musiał odnieść się także do kwestii nagrywania pracowników urzędów przy okazji rejestrowania rozmów interesantów. Według UODO nagrywanie pracowników nie jest zasadne w takim wypadku, a co za tym idzie, nie może wchodzić w skład procesu, mającego na celu ochronę interesów pracowników.
